Окончательный выбор подрядчика всегда производится с помощью тендера. Не существует и не может существовать ситуации, когда выбор был бы «очевиден» всем аффилянтам проекта; в любом случае по его поводу возникнут вопросы. Тендер – самый простой и экономичный способ провести закупку так, чтобы минимизировать потенциальные конфликты.
1. ПМ добавляет дополнительные критерии к ранее отобранным (наличие выделенного менеджера сделки или персонально ответственного за выполнение работ, наличие опыта работы с командой проекта и т. д.).
2. ПМ составляет тендерную документацию: шаблон заявки и регламент оценки. В шаблон заявки включаются проектные требования к продукту/услуге, список критериев для оценки (по которым подрядчики должны представить свои предложения), порядок подачи заявки и контакты. Шаблон заявки рассылается в качестве приглашения к участию в тендере всем определенным ранее кандидатам.
3. В регламенте оценки ПМ задает весовые коэффициенты для каждого из критериев. Если у ПМ существует предпочтение в части предполагаемого победителя, оно реализуются соответствующим подбором коэффициентов («наличие опыта работы с командой проекта» – 100, «цена» – 1).
4. ПМ уведомляет всех аффилянтов о тендере, рассылает приглашения, контролирует их получение, напоминает кандидатам о своевременной подаче заявок, собирает заявки, предоставляет их тендерной комиссии и фиксирует результаты тендера в протоколе.
Результат. Оптимальный (с учетом нескольких критериев, включая политические расклады) выбор подрядчика.
Управление закупками с учетом импактов позволяет минимизировать более важные риски (конфликта между стейкхолдерами) за счет менее важных (качества и сроков сторонних поставок). Для минимизации не столь важных рисков используется метод из пункта 3.3.5.