Чтобы эффективно управлять коммуникациями, ПМ должен так или иначе в них участвовать, а еще лучше – участвовать подготовленным. Подготовиться к контактам, инициируемым извне, затруднительно: неизвестно, кто вдруг сочтет нужным позвонить и поинтересоваться, как дела в проекте. Наилучший выход из этой ситуации – действие на опережение. ПМ сам выступает инициатором большинства коммуникаций в проекте, а в случае, когда это невозможно, оставляет за собой время на подготовку. Здесь используется метод отслеживания коммуникаций.
1. Составляется расписание контактов. ПМ составляет список аффилянтов (начиная со стейкхолдеров и заканчивая самым незначительным субподрядчиком), которые могут проявить интерес к проекту или к текущему спринту. С каждым из этих аффилянтов ПМ планирует по меньшей мере один контакт в течение этапа. В расписание закладывается время на подготовку вопросов (если это контакт с разработчиком или субподрядчиком) или информации о текущем положении дел (если контакт со стейкхолдером). В плановое время ПМ сам инициирует контакт. Этот пункт выглядит простым только до тех пор, пока в проекте все хорошо. Как только возникнут проблемы, докладывать о них всему списку аффилянтов сразу расхочется. Тем не менее это нужно делать, поскольку в противном случае проблемы придется объяснять без подготовки и в совершенно неподходящий момент.
2. Как можно большее число контактов замыкается на себя. ПМ обеспечивает (см. «Управление репутацией») установку у всех аффилянтов: в случае возникновения необходимости посоветоваться – советоваться должны прежде всего с ПМ или по крайней мере с его участием (например, в качестве арбитра). Благодаря этому ПМ получает возможность участвовать во всех значимых для проекта коммуникациях – а следовательно, ими управлять.
Результат. Участие ПМ во всех значимых коммуникациях.