Как мы уже говорили в предыдущих главах, планирование бюджета позволит как вам, так и бизнесу понять, какие требуются ресурсы. Но это только часть связанной с бюджетом работы. Вторая часть задачи состоит в том, чтобы соблюдать этот бюджет. Для этого необходимо постоянно фиксировать все расходы и траты и не допускать сюрпризов.

Хорошие новости: если вы используете облачные сервисы – в них легко настроить ежедневные предупреждения о превышении заданных лимитов. Расходы здесь могут расти как снежный ком, особенно если разработчики создают новые сервисы (и, возможно, с бо́льшим количеством ресурсов, чем нужно), а затем забывают их удалить.

Полезно не реже чем раз в месяц анализировать расходы на облако, проходиться по всем используемым ресурсам и проверять, все ли из них нужны. Пользуйтесь функционалом тегов, чтобы отслеживать услуги, относящиеся к тому или иному проекту или отделу. Очень легко создать новый сервер и затем забыть, для чего он был изначально нужен, а со временем такие серверы становятся неприкосновенными. Люди боятся, что что-то сломается, если их отключить, поэтому проще их не трогать (и продолжать платить за них). Таким образом стоимость облачных сервисов становится заоблачной.

Еще одна причина, по которой могут расти счета, – это увеличение количества используемых ресурсов. Надежный и грамотно спроектированный проект, ориентированный на облачные сервисы, будет автоматически увеличивать и уменьшать потребление ресурсов в зависимости от нагрузки. По мере развития продукта отдел продаж будет привлекать новых крупных клиентов, поэтому использование сервисов будет расти, а вместе с ним и расходы. Это правильно и нормально. Тем не менее вы должны понимать точную причину увеличения расходов на облачные сервисы, чтобы, когда финансовый директор придет с вопросами, можно было вместе с ним порадоваться тому, что дело в популярности вашего продукта.

В любом случае регулярная проверка и актуализация бюджета позволит избежать сюрпризов, и если вам потребуется внести коррективы в первоначальную смету – не проблема, эти расчеты были всего лишь оценкой и со временем они уточняются.

Если вы не применяете облачные сервисы, то у вас будет больше единовременных расходов – на покупку серверов, добавление памяти или дисков. Принцип здесь тот же, что и для облака: анализируйте загрузку ресурсов, чтобы убедиться, что они используются максимально эффективно. Объем хранилища может увеличиваться бесконечно. Если вы видите, что он постоянно растет – рассмотрите вариант переноса долгосрочного хранилища в облако и платите за тот объем, который будете использовать, без всяких забот об оборудовании.

Стоимость лицензий и расходы на поддержку спрогнозировать и заложить в бюджет легче, но эти расходы тоже могут увеличиваться и увеличиваются из года в год. Стоимость лицензий коммерческих СУБД, как правило, будет расти, поэтому по мере роста организации проверяйте наличие альтернатив (более дешевых или бесплатных).

Если вы начинаете использовать новый программный продукт, стоит заключить договор на его поддержку, но, когда придет время продления договора, оцените, окупились ли затраты и действительно ли вам нужно это ПО. Имейте в виду, что многие компании-разработчики начинают брать деньги не за поддержку, а за использование ПО, то есть продавать подписку на продукт. Как технический директор, вы несете ответственность за расходы своего отдела, и вы должны искать оптимальное соотношение цены и качества в рамках согласованного бюджета.