Один из ключевых документов в системе управления репутационными рисками. Они необходимы каждой компании, подразделениям, топ-менеджерам, акционерам, сотрудникам и клиентам для того, чтобы эффективно и оперативно реагировать на негативные события и кризисные ситуации.

Цель создания карточек рисков заключается в том, чтобы заранее подготовить сценарии действий, исключив необходимость срочного поиска решений в стрессовых обстоятельствах. Вместо импровизации сотрудники могут обратиться к уже проработанным инструкциям и рекомендациям.

При подготовке карточек рисков все возможные ситуации важно разделить по двум ключевым направлениям:

1. По уровню критичности и срочности.

• Наивысшая категория («красный» уровень) – ситуации, требующие немедленной реакции и максимального привлечения ресурсов.

• Высокая категория («оранжевый» уровень) – серьезные инциденты с высоким риском репутационных потерь, требующие быстрой реакции.

• Средняя категория («желтый» уровень) – события, имеющие умеренный риск и возможность отсроченной реакции.

• Низкая категория («зеленый» уровень) – минимальные риски, требующие базового мониторинга и стандартной коммуникации.

2. По происхождению рисков.

• Внешние риски (со стороны рынка, конкурентов, клиентов, регулирующих органов).

• Внутренние риски (проблемы внутри компании, ошибки персонала, сбои оборудования и программного обеспечения).

В каждой карточке риска следует прописать:

• Описание события: подробное и понятное изложение потенциального инцидента с учетом опыта других компаний, отраслевой практики или ранее возникших ситуаций. Полезно мониторить и учитывать опыт конкурентов и аналогичных организаций.

• Приоритет: оценка уровня важности и срочности реагирования на конкретный риск (четыре варианта приоритета – от критического до низкого).

• Кто говорит: определение спикера или группы спикеров от лица компании. Желательно указывать не конкретные имена, а позиции (генеральный директор, руководитель пресс-службы, директор по безопасности и др.), так как кадровый состав может меняться.

• Что говорит: заранее подготовленные ключевые сообщения и формулировки официальных заявлений. Эти шаблоны помогут пресс-службе и руководству быстро и четко отреагировать, исключив ошибки в коммуникации.

• Каналы коммуникации: выбор оптимальных и наиболее эффективных каналов для распространения информации (официальный сайт компании, социальные сети, пресс-релизы, электронные рассылки и т. д.). Важно определить, когда достаточно одного канала, а когда необходим комплексный подход с использованием всех доступных средств.

• Что делаем и публикуем: заранее подготовленный перечень материалов для публикации в СМИ, блогах и социальных медиа. Это могут быть пресс-релизы, заявления руководства, инфографика, фото- и видеоматериалы и т. д.

Регулярное обновление карточек рисков – обязательное условие их эффективного использования. Документ должен быть доступен ответственным сотрудникам и служить четким и понятным руководством к действию в случае любых внештатных ситуаций.