ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПОРТРЕТ: ПРОДУКТИВНЫЙ ЕДИНОРОГ
Говорят, директор школы Ричарда Брэнсона предсказывал, что тот либо попадет в тюрьму, либо станет миллионером. Он оказался прав. Ученик, которому предстояло стать миллиардером сэром Ричардом Брэнсоном, с юности начал производить продукты, предоставлять услуги и заниматься бизнесом. Его первым успешным начинанием стала студенческая газета, выпущенная в 1968 году. Благодаря этому проекту Брэнсон создал каталог грампластинок, которые можно было заказывать по почте… Потом он открыл обычный магазин грампластинок… Затем он основал собственную студию звукозаписи… И наконец, погрузился в исследования космоса. Примерно так все и было. Суть в том, что Брэнсон никогда не переставал быть продуктивным, даже когда мог себе это позволить. Он создал более четырехсот компаний. Как он сам говорит: «Пошли все куда подальше. Просто бери и делай!»
В фильме «Зачарованная» (что еще смотреть отцу дочерей?) восхитительная Эми Адамс играет роль Жизель, диснеевской принцессы, оказавшейся в современном Нью-Йорке. Она не понимает, что происходит. Ей страшно. Она трехмерна, она больше не персонаж мультфильма. Ее жизнь действительно перевернулась. У нее были все причины свернуться калачиком и расплакаться. Но Жизель предпочла действовать. Взмахнув поясом и призвав нью-йоркских лесных обитателей, она, напевая песню, убирает грязную квартиру, в которой нашла убежище. «А-а-ах, — вздыхает она, закончив работу. — Как было забавно!»
Быть продуктивным не всегда прекрасно и забавно, но это значит наилучшим образом использовать свое время и выделяться из толпы. Слишком легко отбросить проекты в сторону и позволить себе отвлечься на что-то интересное.
С развитием социальных сетей, мгновенных сообщений и мира «по запросу» продолжительность концентрации внимания стремительно падает. Мы тратим впустую больше рабочего времени, чем когда-либо. Когда же продуктивный человек приходит в офис или берется выполнять задание, он весь сияет. В этой главе я поделюсь наблюдениями за успешными людьми, с которыми проводил собеседования, а также советами по повышению производительности, которые помогли лично мне. Читайте дальше, чтобы узнать о продуктивном пути к достижению нового уровня эффективности.
Благодаря технологиям мы можем работать в любое время, в любом месте и с кем угодно. Так почему же мы все не обрели суперпроизводительность? Если коротко, вокруг нас слишком много отвлекающих факторов. Вы знаете, как Генри Дэвид Торо смог написать роман «Уолден, или Жизнь в лесу»? Он действительно жил в лесу. Он не отвлекался на стирку белья или телефонные звонки. Шутка! Но в ней есть доля правды. Поскольку у нас есть доступ ко всему, что угодно, к кому угодно и где угодно, нам труднее сосредоточиться на текущей задаче. Возможно, именно поэтому удаленная работа подходит не всем. Те, кто действительно может успешно работать из дома, способны концентрироваться на деле и не отвлекаться. Это не значит, что в офисе мало отвлекающих факторов (возможно, их там еще больше). А возможно, вы более продуктивны дома, потому что ваша кошка не стоит в дверях кабинета и не болтает без умолку о том, что произошло в прошлой серии «Дома дракона».
Не существует универсального рецепта повышения производительности, но есть несколько ключевых рекомендаций. Продуктивность зависит от нескольких факторов:
• понимания, в каких условиях вам лучше работается;
• умения быть организованным;
• анализа результатов и показателей.
Интересный факт: Гарри Трумэн любил повторять фразу: «Вы можете добиться чего угодно в жизни при условии, что вам будет неважно, кому достанутся лавры». Я думаю, в свое время он пользовался большим авторитетом, но можете ли вы представить, что то, что мы знаем, — лишь верхушка айсберга?
КТО ПРОДУКТИВЕН? МАРТА СТЮАРТ
Задолго до того, как ее имя стало нарицательным, юная Марта Стюарт работала моделью и няней, пробивая себе дорогу в жизнь. Она совмещала карьеру модели с учебой в колледже, а после, получив должность биржевого маклера, подрабатывала провизором. Когда редактор издательства Crown Publishing воочию убедился в ее кулинарных способностях, она тут же получила контракт на книгу «Просто, быстро, вкусно». С этого момента начинается история становления ее медиаимперии. Стюарт постоянно трудилась: писала все больше кулинарных книг, вела собственные телешоу, появлялась на шоу Опры Уинфри и Эллен Дедженерес и, в конце концов, запустила подкаст вместе с самим Снуп Догом! Даже угодив на пять месяцев в тюрьму, Стюарт работала — стала связующим звеном между заключенными и властями. Добавьте к этому многочисленные коллаборации с брендами, выступления на конференциях, рекламные ролики и воспитание дочери — никто не сможет отрицать, что Марта Стюарт невероятно продуктивна.
Вы должны знать, как настроиться на продуктивный лад. Для этого нужно позволить мозгу делать то, что он делает лучше всего, не отвлекаться и найти подходящую обстановку. Неважно, есть у вас возможность работать из дома или нет. Важно, чтобы вы знали, что подходит вам больше. Сидя в офисе, следите за своей производительностью в течение рабочего дня. Выясните, когда у вас случаются пик и спад активности. Планируйте свой день соответственно.
Будьте в курсе всего
Нейробиолог и писатель Тара Сварт пишет, что рассуждение, решение проблем, планирование и исполнение — это функции мозга, поддерживающие нашу продуктивность. Она говорит, что эти функции могут застопориться или полностью отключиться, если вы сталкиваетесь с повторяющейся скучной задачей, постоянно прерываетесь или составляете слишком длинный список дел.
Один из моих любимых лайфхаков для повышения продуктивности тоже связан с устранением перечней задач, убивающих работоспособность. На самом деле ему больше ста лет. Джентльмен по имени Айви Ли разработал метод максимизации производительности для команды управленцев Чарльза Шваба, помогая им сосредоточиться на меньшем, чтобы делать больше. Это элементарно, и это работает.
Метод Айви Ли
Шаг 1. Запишите шесть самых важных дел, которые вы хотели бы сделать в этот день.
Шаг 2. Выберите порядок выполнения — для кого-то проще начать с небольших задач. Для кого-то — разобраться с важными вопросами.
Шаг 3. Начните выполнять дела по списку.
Шаг 4. Отметьте задачи, которые вы выполнили. Всем нравится чувствовать выброс дофамина, вычеркивая пункты из списка дел, верно?
Шаг 5. Повторяйте процесс ежедневно.
У большинства членов моей команды есть собственная система списков дел и стратегий повышения производительности, которые подходят им больше всего. Приложения, напоминания по электронной почте, ручка и бумага — не имеет значения, как вы это делаете. Важно то, что вы действительно это делаете.
Результаты и показатели
Мне, как и всем, нравятся показатели, и они, безусловно, важны, но измерение производительности как объемов производства устарело. Это раньше работало на фабриках и фермах. Новые технологии позволяют нам делать больше за то же количество часов в день. Но это не особо применимо для корпоративного мира. (Хотя многие в нем считают, что применимо.)Однажды я проводил собеседование с женщиной, которая описала случай неудачного использования KPI (ключевого показателя эффективности). Компания, в которой она работала, плохо управлялась, поэтому владелец нанял двух так называемых экспертов по менеджменту, чтобы они пришли и внесли необходимые изменения. Чтобы вы лучше понимали ситуацию, замечу, что один из этих «специалистов» уже вышел на пенсию и не знал, как работают социальные сети. Женщина, с которой я беседовал, с должным уважением отзывалась о своей последней должности, но отметила, что производственная система Toyota не работала для ее отдела маркетинга и сбыта так же эффективно, как для производственного цеха. Тем не менее перед ней была поставлена задача превратить каждую часть своей работы в показатель.
У нее были все необходимые электронные таблицы, цифры и данные, но в конечном счете, по ее мнению, результаты имели большее значение, чем показатели. Она могла делать X улучшений веб-сайта в неделю, привлекать Y потенциальных клиентов и снижать расходы на рекламу на Z процентов, но то, как проходил процесс сбыта, отследить было невозможно. Ей было сказано продолжать обновлять электронные таблицы и не тратить «непродуктивное» время на поиск лучших способов общения с потенциальными клиентами или изучение того, что работает, а что нет, с помощью A/B-тестирования цифровой рекламы. Отслеживание показателей не оставляет поля для творчества, открытий или инноваций. Однако, фокусируясь на результатах, можно достичь истинной, значимой продуктивности.
Комментарии Единорогов
Чрезвычайно продуктивными назвали себя 5,72% опрошенных. Неудивительно, что именно эти люди отвечали наиболее убедительно и активно давали советы по повышению продуктивности.
Продуктивное воспитание
Одна из тенденций, которую мы обнаружили, заключается в том, что (вполне логично) рождение ребенка резко повышает продуктивность родителей.
Аманда Б. говорит: «Самый большой сдвиг в оценке продуктивности произошел, когда у нас появились дети. Я поняла, что периодически отвлекаюсь и трачу рабочее время на ерунду. Эти часы можно было посвятить важным задачам и проектам. Можно было расставлять приоритеты в соответствии с пиками и спадами эффективности и выделить больше времени для общения с детьми и семьей».
«Хотя я всегда считала себя хорошим работником, став матерью, я стала еще более продуктивной, — говорит Кэти С. — Чтобы спланировать время и доводить дела до конца, я ищу наиболее эффективный способ выполнения задач. Из-за большого количества временных обязательств работа должна завершаться в строго отведенный срок».
Доводите дело до конца — это заслуживает уважения
Джейми Г. говорит: «Я научился управлять временем и энергией. У меня есть определенное количество минут в день, которое я отвожу на работу. Я не люблю тратить время на всякие пустяки. Мне нравится вкладывать драгоценные часы в достижение результатов. Почувствовав себя “занятым”, я останавливаюсь и оцениваю ситуацию. Я предпочитаю быть продуктивным».
Стефани Р. говорит, что продуктивность — это гарант сохранения ее рабочего места: «На протяжении многих лет мне часто говорили, что меня невозможно заменить одним человеком. Я могу за четыре часа сделать то, на что у большинства уходит шесть — восемь. Я очень ответственна, стремлюсь к успеху и люблю видеть результаты».
Дженнифер Д. считает, что продуктивность помогла ей заслужить уважение и доверие босса. «На нынешней должности я провела первые восемнадцать месяцев, работая удаленно из другого города. Я была оторвана от остальной части коллектива и руководителя. Для меня было важно продемонстрировать, что такой стиль работы может быть успешным, — говорит она. — Я также создавала новый отдел в нашей организации, формировала команду практически с нуля и разрабатывала план на следующие два года. Я начала ставить цели на два месяца вперед и делиться ими со своим боссом; раз в два месяца я отправляла ему по электронной почте предыдущий отчет с обновленной информацией о каждом проекте (в идеале там было всего одно слово: “завершено”) и целями на следующие два месяца. Я также сообщала о дополнительных проектах, которых не было в моем списке целей, но которые я также выполнила. Это, во-первых, гарантировало, что начальник знал обо всем, что я делала и каких результатов добивалась, несмотря на удаленную работу, а во-вторых, я чувствовала ответственность за продвижение вперед и могла получить его замечания, если моя стратегия отклонялась от нужного курса. Прошло четыре года. Теперь я работаю в офисе, но по-прежнему шесть раз в год готовлю этот отчет. Мой начальник несколько раз отмечал, насколько это полезно для него».
Марлен А. говорит, что продуктивность вызывает доверие руководства. «Я стараюсь максимально эффективно распоряжаться своим временем, — объясняет она. — На сегодня у меня есть система, которая подразумевает ответ на каждое электронное письмо и телефонный звонок, а также категоризацию и расстановку приоритетов в электронной переписке, чтобы я знала, за что браться в первую очередь. Теперь я часто занимаюсь другими проектами, но по-прежнему уделяю пристальное внимание общению с людьми. Мои руководители знают: если они дадут мне проект и обозначат дедлайн, они могут рассчитывать, что я все выполню хорошо и в срок».
ПОЧЕМУ КАДРОВИКИ ЛЮБЯТ ПРОДУКТИВНЫХ
Продуктивность можно отслеживать. Каждый менеджер знает: то, что можно измерить, добавляет очков любой команде.
Как развивать продуктивность сотрудников:
• Ослабьте хватку. Это может показаться нелогичным, но исследования показывают, что сотрудники более продуктивны, когда работают по-своему и имеют более гибкий график.
• Не поощряйте продуктивность следующим проектом. Если человек выполняет задачу и превосходит ожидания, отблагодарите его дополнительным выходным или публично отметьте его заслуги. Не давайте ему в награду дополнительную работу.
• Демонстрируйте ответственное планирование времени.
• Проявляйте уважение ко времени каждого, проводя совещания строго по делу и в сжатые сроки.
Единороги не только продуктивны; они знают лучшие способы стать продуктивными.
Ставьте ежедневные достижимые цели
Бретт Р. советует составлять идеально подходящий для вас список дел. «Я научился распределять дела по категориям и приоритетам, — говорит он. — И хотя я использую приложения, я обнаружил, что записи на бумаге помогают мне предварительно анализировать каждую задачу и запоминать ее. Я также вывешиваю свои списки над столом, чтобы видеть, что и когда мне нужно выполнить. Я сосредоточиваюсь на одной задаче за раз и, только завершив ее, перехожу к следующей. Я обнаружил, что многозадачность для меня менее эффективна — внимание рассеивается, и в конечном счете я не прикладываю всех возможных умственных усилий».
Анжела С. также советует составлять списки. «Я любила списки с тех пор, как себя помню! Неважно, что я составляю: список дел, список плюсов и минусов или список покупок — если я хочу быть продуктивной, у меня должны быть цели и сроки выполнения или (надеюсь) перевыполнения этих задач. Легко увлечься работой и забыть о других проектах, которые тоже приносят пользу моей компании, моему начальнику или моей церкви. Мой девиз — пусть главное остается главным».
По мнению Терри Л., неважно, как вы ставите цели и сохраняете концентрацию, сама по себе организованность — это ключ к успеху. «Организованность — один из важнейших инструментов повышения продуктивности. Зная, что записано в моем календаре на определенный день, я никогда не окажусь застигнутым врасплох или неподготовленным», — говорит он. У него также есть хорошая техника, помогающая оставаться сосредоточенным во время деловых встреч: «Я никогда не беру с собой ноутбук, чтобы не отвлекаться. У меня под рукой только ручка и блокнот. Я также стараюсь не переусердствовать, тщательно распределяя встречи в течение дня. Я далеко не совершенен, но обнаружил, что эта стратегия помогает не сбиваться с пути и добиваться привычных для меня высоких результатов».
Познайте себя
Мейсон П. считает, что знание своего стиля работы имеет решающее значение для достижения максимальной продуктивности. «Я думаю, что один из лучших советов по повышению производительности — отследить ритмы своей работы и регулярно оценивать, как на это влияют времена года, — говорит он. — Регулируя количество времени, которое вы собираетесь потратить на ту или иную инициативу, исходя из ограничений текущего сезона, можно поддерживать производительность на высоком уровне и даже повышать ее. Кроме того, регулярная оценка эффективности важна для качества производства, поскольку быть “занятым” не значит быть “продуктивным”».
Перепробуйте столько стратегий, сколько вам нужно!
Вот что рассказывает Викторин М.: «Несколько лет назад у меня была совершенно ужасная продуктивность. Всякий раз я ставила перед собой цель, но не могла ее достичь — всегда находила предлог для промедления. Я думала, что высокие результаты — это не про меня. Нужно было что-то менять. Я занялась самопознанием и в конечном счете смогла по-настоящему “заболеть” продуктивностью. Я глубоко погрузилась в изучение того, как успешные люди достигали своих высот. Я составила список из более чем пятидесяти советов и приемов по повышению продуктивности, просмотрела его, отметила то, что не сработало, и оставила то, что действительно помогало. Это изменило мою жизнь. Теперь я с гордостью называю себя продуктивным человеком, умеющим решать проблемы и находить решения для себя и окружающих. Я достигла целей, которые считала невозможными».
Викторин М. поделилась некоторыми практическими способами, с помощью которых она поддерживает продуктивность:
1. Записывайте три самые важные задачи на каждый день.
2. Исключите отвлекающие факторы.
3. Забудьте о многозадачности.
4. Перестань быть перфекционистом.
5. Просыпайтесь пораньше.
6. Занимайтесь спортом.
7. Поставьте значимые цели, к которым нужно стремиться.
8. Перестаньте делать все сами.
9. Сократите количество посещаемых совещаний.
• Быть продуктивным и занятым — разные вещи. Запомните это.
• У каждого есть свои секреты продуктивности. Перепробуйте все возможные способы ее повышения и найдите то, что подходит именно вам.
• Следите за своей продуктивностью. Это касается подведения итогов года, рабочих бесед, а также вашего анализа того, что для вас является наиболее эффективным.
• Пение повышает производительность труда. Только убедитесь, что ваши коллеги (или домовой) не против.