МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ГРАФИКА ПОСТАВОК
1. Применяемые термины:
Стандартный товар (СТ) – товар, производимый поставщиками по стандартной процедуре заказа.
Оригинальный товар (ОТ) – товар, производство которого организуется отделом производства (ОПр) по технологии, описанной в процедуре п.1.3.3.
Оригинальный товар категории «Новинка» (ОТН) – товар, относящийся к категории «новинка», производство которого организуется ОПр по технологии, описанной в процедуре п.1.3.3.
2. Границы действия процедуры.
2.1. Условия начала.
Процедура вступает в силу с момента наступления следующих событий:
– начальник отдела закупок получает от Генерального ди ректора план по продажам в установленные сроки и форме.
2.2. Условия окончания.
Действие процедуры прекращается по достижении результатов:
– товар поступил на участок приемки склада;
– документы, необходимые для оприходования товара по количеству и качеству, переданы оператору ОЗ.
3. Порядок выполнения.
3.1. Принятие решения о необходимости закупок (управление потребностями).
3.1.1.Начальник 03 получает:
– план по продажам (отгрузкам) на предстоящий год. Срок предоставления – до 25 марта ежегодно. Ответственный за предоставление – Генеральный директор.
Форма предоставления планов по продажам – см. приложение 1.
– ежеквартальные уточнения плана по продажам. Срок предоставления – до первого числа четвертого месяца, предшествующего планируемому кварталу.
Особое условие:
Корректировка утвержденного ежеквартального плана по продажам не допускается.
Примечание: За исключением случаев увеличения плана по позициям с признаком НЛ (неликвиды) или по товарам, запас по которым (на всех складах) превышает 4 месяца.
3.1.2. Начальник ОЗ организует выполнение следующих действий:
– мониторинг ассортимента (количество наименований по группам товара не должно быть меньше установленного планом);
– анализ продаж товаров по группам (наименованиям) за истекший месяц, квартал, год;
– мониторинг товарного запаса (количество товара на складах Компании не должно быть меньше установленного неснижаемого запаса по каждому наименованию);
– анализ складов отложенного спроса (дефицита);
– анализ складов страхового запаса (компенсация отклонений от цикла выполнения заказа и поставок);
– анализ долгосрочного и текущих планов отгрузки (трансформация долгосрочных и краткосрочных планов отгрузки в план по поставкам, с учетом категорий товара по группам А, В, С и имеющихся аналитических данных по отгрузкам за истекший период, сведения об изменениях маркетинговых свойств товара и т. п.).
3.1.3. Результатом действий начальника ОЗ является:
– проект плана по поставкам оригинального товара (ОТ) – передается начальнику ОПр в электронной форме. В проекте указаны плановые даты готовности товара к отгрузке на ос новной склад и его количество.
Регламент выполнения данной операции – в течение 3-х рабочих дней с даты получения плана по продажам.
3.1.4. Начальник отдела производства (ОПр) организует вы полнение следующих действий:
– производит уточнение потребности в расходных матери алах, времени производственного цикла, готовности произ водства выполнить планируемые заказы в сроки, указанные в проекте плана по поставкам оригинального товара (ОТ).
3.1.5. Результатом действий начальника ОПр является:
– согласование проекта плана по поставкам ОТ и передача его в электронном виде начальнику ОЗ;
– подготовка проекта плана по поставкам сырья и материалов для ОТ, с указанием наименований, количества и требуемых сроков поставки;
– уточнение цен на сырье и материалы, указанные в проекте плана по поставкам сырья и материалов;
– внесение информации в файл "Характеристики исходного сырья и материалов" (см. приложение 3).
– Регламент выполнения данной операции – в течение 3-х рабочих дней с даты получения проекта плана по поставкам ОТ.
Примечание: Организация планирования и производства оригинального товара категории «Новинка» производится по процедуре – см. п.1.3.3.
3.1.6. Начальник ОЗ организует выполнение следующих действий:
– согласовывает возможности поставщиков сырья и мате риалов выполнить заказы на поставку в плановые сроки.
3.1.7. Результатом действий начальника ОЗ является:
– подготовка проекта плана по поставкам сырья и материалов с указанием стоимости и сроков поставок на условиях EXW;
– проект плана поставок по стандартным товарам (СТ) с указанием стоимости производства на давальческом сырье, сроков платежей и сроков поставки на условиях FCA;
– проект плана поставок по ОТ с указанием сроков поставки на условиях FCA. стоимости закупки товара и плановых сроков платежей;
– внесение информации в файл "Характеристики товара" (см. приложение 2).
Проекты планов предоставляется в электронном виде на согласование начальнику ОП, начальнику ОВЛ и финансовому директору для обоснования бюджета закупок и разработки календаря платежей.
Регламент выполнения данной операции – в течение 3-х рабочих дней с даты получения от начальника ОПр проектов планов по производству ОТ и поставки сырья и материалов.
Расчет объема поставки производится по Методике п.1.3.1.
3.1.8. Действия выполняет начальник ОП:
– на основании полученных планов формирует план транс портного обеспечения поставок;
– согласует с перевозчиками стоимость перевозок;
– формирует проект бюджета на доставку товаров в ЦС с указанием стоимости перевозки и плановых сроков платежей.
3.1.9. Результатом действий начальника ОП является:
– подготовка проекта плана транспортного обеспечения поставок;
– подготовка проекта бюджета на доставку товаров в ЦС. Проект плана транспортного обеспечения поставок предо ставляется на согласование начальнику ОЗ в электронном виде.
Проект бюджета на доставку товаров в ЦС предоставляется на согласование финансовому директору в электронном виде.
Регламент выполнения данной операции – в течение 2-х рабочих дней с даты получения проектов планов поставок.
3.1.10. Начальник ОВЛ организует выполнение следующих действий:
– уточняет ставки таможенных платежей на виды товаров, указанные в проектах планов поставок;
– формирует проект бюджета обеспечения поставок.
3.1.11. Результатом действий начальника ОВЛ является:
– проект бюджета обеспечения поставок.
Проект бюджета обеспечения поставок предоставляется на согласование финансовому директору в электронном виде.
Регламент выполнения данной операции – в течение 2-х рабочих дней с даты получения проектов планов поставок.
3.1.12. Финансовый директор организует выполнение следующих действий:
– согласовывает бюджеты закупок, на доставку товаров в ЦС, обеспечения поставок;
– согласовывает планы поставок СТ, ОТ, сырья и материалов, план транспортного обеспечения поставок;
– разрабатывает календарь платежей по обеспечению поставок (как часть бюджета движения денежных средств по компании).
Регламент выполнения данной операции – в течение 3-х рабочих дней с даты получения проектов планов поставок и бюджетов отначальников ОЗ,ОП, ОВЛ.
Примечание: в данный регламент включено время на согласование изменений в бюджеты с начальниками отделов ДЛ, внесенные по инициативе финансового директора.
3.1.13. Результатом действий финансового директора является:
– предоставление на утверждение генеральному директору согласованных с начальниками отделов бюджетов закупок, бюджета обеспечения поставок и бюджета на доставку товаров в ЦС.
Срок предоставления бюджетов на утверждение – не позднее ______________.
3.1.14. Начальник 03 предоставляет согласованные проектов планов на поставку СТ, ОТ сырья и материалов на утверждение генеральному директору в срок до ____________. Проекты планов предоставляются в бумажной копии с дубликатом в электронной форме.
Окончательное рассмотрение планов на поставку, внесение и согласование изменений производится в течение 2-х рабочих дней.
Утвержденные планы поставок передаются начальникам ОП, ОПр и техническому директору в электронном виде в течение одного рабочего дня с даты утверждения.
3.1.15. Начальник ОП предоставляет согласованный план транспортного обеспечения поставок на утверждение Генеральному директору в срок до. Проекты планов предоставляются в бумажной копии с дубликатом в электронной форме.
3.2. Принятие решения о заказе товара (управление заказами).
3.2.1. Действие выполняет начальник ОЗ на основании:
– утвержденных планов поставок;
– информации о фактическом наличии товара на КС и ЦС на момент заказа;
– анализа продаж товаров за истекший квартал (месяц) или установленный период.
Расчет необходимого объема заказа изложен в методике по п.1.3.1.
3.2.2. Начальник ОЗ организует выполнение следующих действий:
– производит запросы поставщикам по ценам, возможностям и срокам поставки товара в необходимом количестве (согласование проформы заказа);
– согласует изменение цен по сравнению с базовыми – с __________;
– согласует изменения ассортимента и сроков поставки товара (по сравнению с полученным проектом проформы) – с ___________;
– форматирует заказы по ВГХ в соответствии с нормой отгрузки;
– определяет наличие товара на КС и соответствие его количества норме отгрузке;
– направляет поставщику согласованную проформу для принятии ее в производство;
– вносит в мониторинг выполнения планов поставок фактические параметры заказа.
3.2.3. Результатом действий начальника ОЗ является:
– график поставок на плановый месяц.
График готовится в электронном виде не позднее ______числа месяца, предшествующего плановому периоду.
Форма графика поставок приведена в приложении 6.
График поставок отправляется начальником ОЗ:
– финансовому директору – для уточнения платежного календаря и обоснования корректировок бюджета закупок на предстоящий месяц;
Примечание: корректировка бюджета закупок в сторону увеличения допускается только после утверждения Генеральным директором.
– начальнику ОП – для подготовки графика транспортного обеспечения поставок на текущий месяц;
– техническому директору – для подготовки к таможенному оформлению поступающих грузов.
Регламент выполнения операции – до числа месяца, предшествующего планируемому.
3.3. Управление логистикой поставок.
3.3.1. Действия выполняет специалист ОЗ на основании:
– графика поставок СТ;
– графика поставок ОТ;
– графика поставок сырья и материалов;
– графика транспортного обеспечения поставок.
3.3.2. Специалист ОЗ производит следующие действия:
– заранее, в срок не менее чем за _____дня до планируемой даты по соответствующему графику, уточняет у поставщика степень готовности товара к отгрузке;
– в случае отклонений от графиков поставок, направляет оповещения об изменениях начальников ОЗ и ОП в электронном виде или по телефону. Получает указания по дальнейшим действиям;
– еженедельно направляет начальнику склада график прибытия грузов на предстоящую неделю с указанием вида товара, количества позиций и объема поставки. В случае текущих отклонений от данного графика незамедлительно информирует об этом начальника склада;
– запрашивает у начальника склада информацию о прибытии груза на участок приемки склада и плановое время на его разгрузку, приемку по количеству, качеству и оприходование по базе данных;
– заполняет мониторинг исполнения плана и графика поставок – ежедневно.
Форма мониторинга исполнения графика поставок – см. приложение 7.
4. Отчетность.
4.1.Начальник ОЗ предоставляет Генеральному директору следующую отчетность:
– отчет о выполнении плана поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.
Содержание отчета – анализ отклонений плана продаж (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ отклонений по планам поставок (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ состояния ТЗ по сегментам и суммарно; прогноз и предложения на предстоящий период;
– отчет о выполнении графика поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.
Содержание отчета – анализ отклонений план-факт по поставщикам. Предложения по корректировке страхового ТЗ на предстоящий период.
4.2. Начальник ОП предоставляет генеральному директору отчет о выполнении графика транспортного обеспечения с указанием причин отклонений от плановых показателей.
Срок предоставления – до ____числа месяца, следующе го за отчетным.
4.3. Технический директор предоставляет Генеральному директору мониторинг нарушений требований к таможенной обработке грузов с указанием причин и предложениями по их устранению.
Срок предоставления – до числа месяца, следующего за отчетным.
5. Контроль и ответственность за организацию испол нения плана и графика поставок.
5.1. Контроль за выполнением требований данной процедуры возлагается на ____________.
5.2. Контроль исполнения плана и графика поставок производится по форме, приведенной в приложении 6.
5.3. Внесение данных в мониторинги производится исполнителем-получателем информации. Временные критерии исполнения требований процедуры в мониторинг вносятся по факту получения информации в электронном виде.
5.4. Ответственность за отклонения от регламента, установленного в разделе 3, предусматривается в виде индивидуальных мотивационных показателей для менеджеров и специалистов, применяемых по итогам отчетного периода.
6. Приложения, формы.
Приложение 1. Форма плана по продажам (отгрузкам).
Приложение 2. Форма файла "Характеристики товара".
Приложение 3. Форма файла "Характеристики сырья и материалов".
Приложение 4. Форма плана поставок сырья и материалов.
Приложение 5. Форма плана поставок товаров.
Приложение 6. Форма графика поставок.
Приложение 7. Форма мониторинга исполнения плана и графика поставок.
Приложение 8. Схема бизнес-процесса управления поставками.