ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕПАРТАМЕНТЕ ЛОГИСТИКИ ЗАО «ОМЕГА»
1. Общие положения.
1.1 Область применения.
1.1.1. Настоящий документ является основным норматив ным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Департамента логистики ЗАО "ОМЕ ГА", регламентирующим организацию его деятельности, поря док делового взаимодействия с другими структурными под разделениями и должностными лицами группы компаний "ОМЕГА" (в дальнейшем – Компания).
1.1.2. Департамент логистики является структурным подразделением ЗАО "ОМЕГА", выполняющим в Компании функции по своевременному и качественному логистическому обеспечению сбытовых программ Компании (обеспечение поставок, прием, хранение, комиссионирование, комплектация и доставка скомплектованного товара).
1.1.3. В своей деятельности Департамент логистики руководствуется:
– законодательством Российской Федерации;
– Трудовым Кодексом РФ;
– Уставом ЗАО "ОМЕГА";
– настоящим Положением.
1.2. Нормативные ссылки.
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Стратегический план развития ЗАО "ОМЕГА" на период 2010–2015 годы.
2. Положение о планировании деятельности отделов ЗАО "ОМЕГА".
3. Положение об управленческой отчетности в ЗАО "ОМЕГА".
1.3. Термины, определения и сокращения.
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ГК – группа компаний, работающих под брендом ГК "ОМЕГА"; ФО – финансовый отдел; ДП – департамент продаж; ОП – отдел персонала;
ОАСУ – отдел автоматизированных систем управления;
АХО – административно-хозяйственный отдел;
КПД – ключевые показатели деятельности;
ТО – транспортный отдел;
СКК – служба контроля качества;
ОВЛ – отдел внешней логистики;
ОЗ – отдел закупок;
ГТУ – группа товарного учета;
ГОЛП – группа оптимизации логистических процессов;
ЦС – центральный склад ГК "Омега";
СФ – склады филиалов;
ОЛФ – отделы логистики филиалов;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
ДЛ – департамент логистики.
2. Создание и ликвидация.
2.1. Департамент логистики создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ЗАО "ОМЕГА".
2.2. Организационная структура ДЛ согласовывается с директором по логистике, начальником финансового отдела, руководителем отдела персонала и утверждается приказом Генерального директора ЗАО "ОМЕГА".
2.3. Штатное расписание ДЛ согласовывается с директором по логистике, начальником финансового отдела, руководителем отдела персонала и утверждается приказом Генерального директора ЗАО "ОМЕГА".
3. Организационная структура.
3.1. Организационная структура ДЛ построена по функциональному принципу.
3.2. В состав ДЛ входят следующие подразделения:
– центральный склад;
– транспортный отдел;
– отдел внешней логистики;
– отдел закупок;
– служба контроля качества;
– группа оптимизации логистических процессов;
– техническая служба;
– группа товарного учета;
– группа организации товародвижения по ГК.
3.3. Руководит ДЛ директор по логистике, деятельность которого регламентируется Положением о директоре по логистике.
3.4. В непосредственном подчинении у директора по логистике находятся:
– начальник ЦС;
– начальник ТО;
– начальник ОВЛ;
– начальник ОЗ;
– руководитель службы контроля качества; руководитель группы оптимизации логистических процессов;
– руководитель технической службы;
– руководитель службы товарного учета; руководитель группы организации товародвижения.
3.5. В функциональном подчинении директора по логистике находятся:
– начальники отделов логистики филиалов (ОЛФ);
– руководители групп контроля качества филиалов;
– руководители групп товарного учета.
3.6. Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ДЛ определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Генеральным директором ЗАО "ОМЕГА".
4. Цель и задачи.
4.1. Главная цель ДЛ – своевременное и качественное обеспечение сбытовых программ Компании (обеспечение поставок, прием, хранение, комиссионирование, комплектация и доставка товара) с высоким качеством и минимальными издержками.
4.2. Задачами ДЛ являются:
4.2.1. Обеспечение оптимального товарного запаса на складах ГК, своевременное формирование и размещение заказов поставщикам.
4.2.2. Развитие внутрискладской и межскладской логистики ГК, включая зарубежные склады, с целью повышения эффективности и результативности операций по складской грузопереработке. Обеспечение поставок, включая таможенные процедуры, сертификацию товара.
4.2.3. Обеспечение приема товара на склад, своевременного набора и отгрузки заказов всех типов клиентов и потребителей в соответствии с действующими регламентирующими документами. Организация хранения товара и товарного учета на требуемом уровне.
4.2.1. 4.2.4. Обеспечение доставки товаров клиентам Компании согласно утвержденным регламентам и графикам. Разработка эффективной транспортной логистики, обеспечивающей выполнение сбытовых программ Компании.
5. Функции.
5.1. Функции отдела закупок:
5.1.1. Готовит рекомендации по формированию портфеля поставщиков, определяет его параметры, контролирует тенденции, участвует в переговорах с поставщиками ГК.
5.1.2. Формирует согласно утвержденному плану по продажам, предоставляет на согласования и исполняет утвержденный план по поставкам.
5.1.3. Анализирует товарный запас на складах ГК, включая зарубежные склады, на предмет планирования поставок от поставщиков.
5.1.4. Своевременно формирует заказы, контролирует их исполнение.
5.1.5. Обеспечивает необходимым количеством сертификатов товары от отечественных поставщиков.
5.1.6. Заводит в базу данных информацию о поступившем товаре, товаре на зарубежных складах, формирует единый номенклатурный справочник по ГК. Корректно вносит информацию о затратах на границе своей зоны ответственности (цена поставщика, таможенные, транспортные и прочие платежи до ворот склада).
5.1.7. Заводит в базу данных исходных данных о товаре, включая весогабаритные характеристики, цикле производства, формирования заказа, поставки и пр.
5.1.8. Согласует с поставщиком требования к качеству товара, формату упаковки и т. п.
5.1.9. Формирует брифы на новинки и согласует их с коммерческими подразделениями.
5.1.10. Управляет процессом сборки наборов "под заказ" и стикерования.
5.1.11. Контролирует процесс поставки комплектующих и исходного сырья на заводы-подрядчики и готовность выполнения заказов на готовую продукцию.
5.1.12. Ведет мониторинг "товар в пути". Обеспечивает необходимой информацией коммерческие подразделения ГК;
5.1.13. Обеспечивает продажи товаров с зарубежных скла дов зарубежным клиентам.
5.1.14. Формирует бюджет закупок в соответствии с утвержденным регламентом.
5.2. Функции отдела внешней логистики:
5.2.1. Организует складскую, межскладскую и транспортную логистику за пределами РФ, а также логистику поставок сырья и комплектующих изделий на заводы-подрядчики.
5.2.2. Обеспечивает таможенное оформление импортных и экспортных поставок товара, комплектующих и сырья.
5.2.3. Организует своевременную сертификацию импортного товара, ведет БД по сертификатам, организует архив и хранение оригиналов сертификатов, гигиенических заключений и прочих документов.
5.2.4. Готовит русские тексты для стикерования.
5.2.5. Организует претензионную работу с поставщиками в части качества товара.
5.2.6. Организует претензионную работу с поставщиками в части недовложений и излишков в поставках и повреждениях при транспортировке.
5.2.7. Ведет баланс импортных сделок, мониторинг выполнения графика поставок.
5.2.8. Ведет баланс затрат на зарубежных складах и анализ эффективности их использования.
5.2.9. Формирует и выполняет график поставок, совместно с ОЗ.
5.2.10. Проводит реинжиниринг логистических цепочек по зарубежным поставкам.
5.2.11. Формирует бюджет поставок своевременно оформляет заявки на платежи в пределах выполнения своих обязанностей.
5.3. Функции группы организации товародвижения:
5.3.1 Анализирует товарные остатки на складах юридических лиц ГК с точки зрения их ликвидности; при необходимости организует товародвижение между юридическими лицами группы компаний с целью оптимизации параметров наличного товарного запаса в рамках ГК.
5.3.2 Готовит плановые и оперативные отчеты о товародвижении по ГК, использовании товарного запаса на складах ГК.
5.3.3 Готовит предложения по оптимизации схем товародвижения внутри ГК с точки зрения оптимизации параметров наличного товарного запаса.
5.4. Центральный склад выполняют следующие функции:
5.4.1. Прием товара по количеству и качеству в соответствии с регламентирующими документами в плановом объеме. Прием и оформление возвратов от всех категорий клиентов.
5.4.2. Формирование единиц хранения, отбор образцов на анализ, размещение товара на стеллажах и обеспечение условий хранения в соответствии с требованиями нормативных документов и внутренних регламентирующих документов Компании.
5.4.3. Перемещение товара между стеллажами с целью оптимизации его размещения на хранение.
5.4.4. Прием и обработка заказов от менеджеров ДП, подготовка заданий на набор.
5.4.5. Набор заказов всех типов клиентов с линий паллетного, коробочного и розничного хранения в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме.
5.4.6. Осуществление количественного и качественного контроля сформированных заказов в соответствии с действующим регламентом и в плановом объеме. Упаковка розничных заказов. Комплектация заказов с линий комиссионирования по клиентам.
5.4.7. Обеспечение товара сопроводительной документацией и комплектом документов качества.
5.4.8. Подготовка заказов к транспортировке: сортировка, упаковка, пластификация и размещение в зонах комплектации и экспедиции.
5.4.9. Отгрузка товара в соответствии с утвержденными регламентами и графиком отгрузок. Выдача готовых заказов клиентам типа "самовывоз".
5.4.10. Своевременное и точное отражение данных о движении товара в учетных системах в соответствии с регламентирующими документами. Контроль соответствия движения товара первичным документам.
5.4.11. Участие в оперативных и плановых инвентаризациях товара на складах. Приведение в соответствие данных электронного учета товара в БД Склад.
5.4.12. Организация разбора претензий всех типов клиентов с целью разработки комплекса профилактических мероприятий и осуществление контроля за их исполнением.
5.4.13. Разработка и осуществление мероприятий по уменьшению количества ошибок в работе склада, улучшению качества обслуживания клиентов и увеличению объема оказываемых услуг.
5.4.10. 5.4.14. Проведение работ по маркировке и стикеровке то вара и рекламных материалов.
5.4.15. Перспективное и оперативное планирование, организация, управление и контроль мероприятий по оптимизации существующих технологий. Внедрение передовых технологий в складской логистике.
5.4.16. Подготовка плановых и оперативных отчетов о результатах работы складов. Организация учета труда.
5.4.17. Планирование расходов и участие в формировании бюджетов ОСЮ. Определение плановой потребности в средствах на расходные материалы для обеспечения складских технологий.
5.4.18. Совместно с ОП организация обучения и повышения квалификации персонала складов.
5.4.19. Реализация требований по противопожарной безопасности и охране труда в помещениях ЛК.
5.5. Служба контроля качества выполняет следующие функции:
5.5.1. Контроль количества и качества товара при приемке партий и возврате товара от клиентов;
5.5.2. Контроль количества и качества товара при отгрузке клиентам Компании.
5.5.3. Организация работы с некондиционным товаром, подготовка документов по его движению в соответствии с утвержденной процедурой.
5.5.4. Контроль показателей качества работы подразделений ДЛ, выявление отклонений от стандартов фирмы, оценка качества работы по истечению контрольного периода.
5.5.5. Проведение контрольных проверок технологии и качества работы склада и ТО.
5.5.6. Разработка корпоративных стандартов качества и методическое обеспечение процесса управления качеством поГК.
5.5.7. Инициация мероприятий по улучшению качественных показателей деятельности подразделений всех подразделений и филиалов Компании.
5.5.8. Участие в процедуре списания, утилизации и уценки бракованного товара, подготовке необходимых документов для бухгалтерии совместно с ГТУ.
5.5.9. Отработка претензий клиентов с учетом регламента.
5.5.10. Ведение мониторингов качества.
5.5.11. Участие в обучении персонала.
5.6. Транспортный отдел выполняет следующие функции:
5.6.1. Обеспечение доставки заказов клиентам в соответствие с регламентом и временными параметрами, указанными в заявках.
5.6.2. Организация бесперебойного транспортного обслуживания подразделений Компании при наименьших затратах.
5.6.3. Обеспечение индивидуального и сводного учета выполненных работ по основным технико-экономическим показателям.
5.6.4. Подготовка и заключение в установленном порядке договоров со сторонними организациями на привлечение транспорта для организации доставки товаров.
5.6.5. Организация ежедневной проверки готовности водителей и транспорта к выполнению перевозок в соответствии с установленными требованиями законодательства РФ и правил безопасности движения.
5.6.6. Обеспечение сохранности товаров при доставке клиентам.
5.6.7. Обеспечение своевременного и полного предоставления правильно оформленных отгрузочных документов на товар в установленном порядке.
5.6.8. Определение потребности и составление расчетов на необходимые предприятию транспортные средства, а также на необходимые запасные части и материалы для ремонта. Представление заявок в соответствующие организации в установленном порядке и осуществление контроля за их реализацией.
5.6.9. Разработка годовых, квартальных и месячных планов ремонта автомобильного транспорта, а также контроль за их выполнением.
5.6.10. Надзор за техническим состоянием транспорта.
5.6.11. Рассмотрение коммерческих и претензионных вопросов, связанных с функциями транспортного отдела.
5.7. Группа товарного учета выполняет следующие функции:
5.7.1. Организация контроля сохранности ТМЦ на ЦС и методическое руководство организацией сохранности ТМЦ на складах филиалов.
5.7.2. Инициация плановых и неплановых инвентаризаций на ЦС и СФ.
5.7.1. 5.7.3. Участие в процедуре списания, утилизации и уценки бракованного товара, подготовка необходимых документов для бухгалтерии.
5.8. Группа оптимизации логистических процессов выполняет следующие функции:
5.8.1. Руководство работами по проектированию логистических и информационных систем и внедрению их на логистических подразделениях ГК.
5.8.2. Участие в планировании работы склада, в разработке нормативов и регламентов работы склада и текущий контроль за их выполнением.
5.8.3. Участие в расчете затрат на логистику, внедрении мер по сокращению производственного цикла и оптимизации затрат в логистической цепочке.
5.8.4. Участие в работах по автоматизации систем управления по Компании в целом.
5.8.5. Расчет архитектуры и топологии складов; разработка предложений по оптимизации складского оборудования, расчет его оптимального количества.
5.8.6. Подготовка баз данных для организации складского учета, проведения инвентаризаций.
5.8.7. Ведение работ по автоматизированному учету труда на складах.
5.8.8. Разработка автоматизированных отчетов для анализов и управления запасами и производственными процессами на складе.
5.8.1. Составление логистических прогнозов и планов по нагрузке на склады.
5.9. Техническая служба выполняет следующие функции:
5.9.1. Выполнение планово-предупредительного ремонта всего парка погрузочно-разгрузочной техники, радиотерминалов и перифирийных устройств на складах ГК и СФ.
5.9.2. Своевременное обслуживание и ремонт производственного оборудования на складах ГК.
5.9.3. Своевременная замена (модернизация) оборудования.
5.9.4. Осуществление монтажных и пуско-наладочных работ.
5.9.5. Своевременная закупка запасных частей и расходных материалов.
5.9.6. Контроль за соблюдением ТБ на складах ГК.
5.9.7. Контроль за сохранностью складского оборудования, погрузо-разгузочной техники и радиотерминалов.
5.9.5. 6. Взаимодействия.
6.1. Взаимодействие со структурными подразделениями ГК «ОМЕГА»:
6.1.1. Взаимодействие с руководителями филиалов по вопросам:
– согласования кандидатур руководителей отделов логистики;
– эффективности деятельности логистических подразделений филиалов;
– получения необходимой информации о деятельности логистических подразделений филиалов;
– обучения персонала логистических подразделений филиалов.
6.1.2. Взаимодействие с ДП по вопросам:
– получения заявки по заказам клиентов;
– получения планов по продажам в установленные сроки и форме;
– получения обратной связи от клиентов по качеству предоставленных услуг;
– предоставление информации по результатам разбора претензий от клиентов.
6.1.3. Взаимодействие с отделом АСУ по вопросам:
– получения комплекса услуг по обеспечению бесперебойной работы, ремонта, технического обслуживания и своевременной замены компьютерной техники, средств связи и круглосуточной поддержки работоспособности программного обеспечения;
– инсталляции и администрирование программных пакетов, изменения и разработки нового программного обеспечения;
– получения обратной связи по качеству потребляемых услуг.
6.1.4. Взаимодействие с департаментом маркетинга по воп росам:
– получения информации по изменению сбытовых программ Компании;
– получения требований к конечному продукту, предлагаемому на парфюмерно-косметическом рынке в секторе работы Компании;
– получения претензий от клиентов;
– предоставления данных по мониторингу результатов обработки претензий;
– получения информации по ассортименту товара, хранящегося на складах;
– предоставления информации по контролю за сроками годности препаратов.
6.1.5. Взаимодействие с АХО по вопросам:
– получения комплекса услуг по административно-хозяйственному обеспечению работы ДЛ:
– приобретения мебели, расходных материалов и.т. п;
– уборки, поддержания чистоты и порядка в офисных помещениях.
6.1.7. Взаимодействие с финансовым отделом по вопросам:
– комплекса услуг по финансовому обеспечению деятельности ДЛ;
– предоставления информации для расчета мотивации персонала ДЛ;
– предоставления необходимой документации для оформления счетов на поставку оборудования, запасных частей для оборудования и расходных материалов для оборудования.
6.1.8. Взаимодействие с отделом персонала по вопросам:
– комплекса услуг, связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников;
– получения направлений и тематики обучения и повышения квалификации как сотрудниками службы персонала, так и с привлечением внешних организаций;
– предоставления заявок на подбор специалистов;
– предоставления списков сотрудников ДЛ для прохождения обучения и повышения квалификации;
– предоставления списков сотрудников для включения в кадровый резерв.
6.1.9. Взаимодействие с отделом безопасности по вопросам:
– получения разрешений для доступа на склады, разрешения на вынос товарно-материальных ценностей с территории складов;
– предоставления информации по внутреннему режиму работы Компании;
– обеспечения сохранности ТМЦ.
6.1.10. Взаимодействие с юридическим отделом по вопросам:
– получения юридических консультаций, поддержки и согласования нормативной документации;
– предоставления документов, нуждающихся в юридической экспертизе;
– предоставления договоров с контрагентами на поставку оборудования для согласования.
7. Планирование деятельности подразделения.
7.1. Планирование деятельности департамента логистики осуществляется на основании Положения о стратегическом планировании ГК "ОМЕГА", Положения о планировании деятельности отделов, Плана мероприятий по достижению стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, приказов и распоряжений Генерального директора ГК "ОМЕГА".
7.2. Стратегические цели департамента логистики на год устанавливаются директором по логистике и утверждаются Генеральным директором ГК "ОМЕГА".
8. Отчетность по работе подразделения.
8.1 Отчетность ведется в соответствии с Положением об отчетах в ГК "ОМЕГА".
8.2 По итогам исполнения стратегического плана за год директор по логистике представляет Генеральному директору ГК "ОМЕГА" годовой отчет о деятельности департамента логистики и достижении стратегических целей.
9. Ключевые показатели деятельности.
9.1. В качестве ключевых показателей деятельности департамента логистики, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1. Производительность труда на складах (количество позиций на одного человека за единицу рабочего времени).
9.1.2. Время обработки партий при приемке товара от поставщиков.
9.1.3. Качество обслуживания клиентов (доля заказов без рекламаций от клиентов по причине ДЛ).
9.1.4. Состояние учета товара (доля отклонений по итогам инвентаризации от общей суммы товарного запаса).
9.1.5. Грузопоток на одного сотрудника склада в месяц (м3).
9.1.10. Оборачиваемость товара на 1 м2 складской площади по ЦС и СФ.
9.1.11. Дефицит ассортимента (в % от общего количества активных артикулов).
9.1.12. Норматив стоимости товарного запаса по причине 03 и ОВЛ.
9.1.13. Оборачиваемость наличного товарного запаса на складах ГК.
9.1.14. Доля доставки заказов клиентам в общей себестоимости услуг.
9.1.15 Доля интегрированной логистической составляющей в общей себестоимости услуг Компании.
9.2. Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ДЛ в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10. Права.
ДЛ наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия осуществляет директор по логистике Компании:
10.1. Вносит на рассмотрение Генеральному директору Компании предложения по совершенствованию деятельности ДЛ и его структурных подразделений.
10.2. Участвует в подготовке перспективных планов развития ДЛ, составлении бюджета.
10.3. Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности ДЛ, а также оценкой эффективности работы ДЛ.
10.4. Получает от руководства Компании информацию, необходимую для полноценной работы ДЛ.
10.5. Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6. Направляет в структурные подразделения Компании методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к его компетенции.
10.7. Дает заключения в рамках своей компетенции по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.8. Запрашивает и получает из структурных подразделений ГК "ОМЕГА" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач ЛК.
10.9. Вносит на рассмотрение Генеральному директору предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.10. Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11. Ответственность.
11.1. Директор по логистике несет ответственность перед Генеральным директором ГК "ОМЕГА" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части своевременного и качественного обеспечения сбытовых программ Компании (приема, хранения, комиссионирования, комплектации и передачи скомплектованного товара) в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
Директор по логистике _____________/ _____________/
"_" ________ 20_ г.