Рассмотрим организацию проведения полной инвентаризации с остановкой рабочих процессов на крупном складе.

Прежде всего, определимся в терминологии и сокращениях:

ИК – инвентаризационная комиссия. Лица, уполномоченные руководителем компании на подписание инвентаризационной ведомости по итогам инвентаризации.

ИВ– инвентаризационная ведомость. Итоговый документ, описывающий все товарные запасы и иные ТМЦ, в количественном выражении, выявленные по итогам физических пересчетов и подписанный членами инвентаризационной комиссии.

СЛ – счетный лист. Документ, используемый счетными группами во время пересчета товаров на заданных местах хранения.

СГ – счетная группа. Группа сотрудников фирмы или привлеченной аутсорсинговой компании для производства физического пересчета товаров и ТМЦ на заданных местах хранения.

Формулируем цель инвентаризации. К примеру:

– полная инвентаризация товаров, хранящихся с целью продажи;

– полная инвентаризация товаров, включая некондиционный товар, рекламную продукцию, тару и расходные материалы.

Задаемся глубиной просчетов:

Вариант 1. Один независимый физический пересчет с пересчетами по результатам сверки с БД на момент начала пересчета.

Вариант 2. Два независимых физических пересчета, с последующими физическими пересчетами по результатам расхождений первых двух независимых пересчетов до момента схождения двух подряд пересчетов.

Приступаем к расчету требуемого ресурса.

Прежде всего, разбиваем все места хранения на ярусы и виды хранения. Далее, рассчитываем среднюю производительность счета в зависимости от классификации мест хранения. Полезно при этом составить матрицу, примерный вариант которой приведен в табл. 5.4.

Таблица 5.4

Расчет ресурса для проведения пересчетов при проведении инвентаризации 

С помощью этой матрицы вы можете рассчитать потребность в ресурсе на проведение заданного количества пересчетов. Следует учитывать, что 1 и 2-й пересчеты потребуют 100-процентного использования ресурса, 3-й пересчет обычно – до 30 % ресурса, дальнейшие пересчеты по расхождениям – примерно 25–30 % от ресурса, рассчитанного по данной матрице. Учитывайте при этом структуру счетных групп – для работы на верхних ярусах вам может понадобиться дополнительно оператор погрузчика, который не участвует в просчетах, но обеспечивает их технически. Кроме того, вам понадобится рассчитать необходимое количество операторов для заведения информации в БД. Рассчитайте среднее время на заведение в БД информации построчно из счетных листов. Зная количество строк (ячеек хранения), вы можете рассчитать количество человеко-часов времени труда операторов. Естественно, с учетом технических перерывов. И не забывайте – особенно напряженным труд операторов бывает на третьем и последующих пересчетах, так как в это время им требуется не только вводить данные, но и оперативно готовить ведомости для последующих пересчетов по расхождениям.

Далее, следует расчет технического обеспечения. Особенно это важно в складах с многоярусным стеллажным хранением товара. В этом случае вам могут понадобиться специальные приспособления для работы счетных групп на верхних ярусах. Обычно для этих целей применяются специальные корзины, которые крепятся на вилы погрузчиков. При этом особое внимание следует уделять технике безопасности. Конечно, идеальный вариант – пересчитывать товар на полу. Но производительность пересчетов при этом снизится в 2–3 раза…

Вы можете варьировать двумя рамочными параметрами при планировании ресурса – допустимой численностью персонала, привлеченного к подсчетам и длительностью проведения инвентаризации. Как правило, на проведение полной инвентаризации на крупных складах планируют не менее 6–7 рабочих дней.

В зависимости от поставленной цели, требуемый ресурс может отличаться существенным образом. Поскольку полная инвентаризация требует полной остановки рабочих процессов, важно адекватно поставить цель и глубину инвентаризации. Иначе вы рискуете не закончить ее вовремя (до планового начала рабочих процессов). В этом случае вся работа пойдет насмарку.

Резюме. Планирование ресурса на проведение инвентаризации – один из важнейших шагов. Пренебрегая им, вы можете не только не достичь цели инвентаризации, но и еще больше запутать ситуацию и сорвать рабочий процесс последующих продаж.

Формируется программное обеспечение (ПО) инвентаризации.

Программное обеспечение инвентаризации должно обеспечивать:

– оперативный ввод информации по пересчетам;

– оперативную аналитику разночтений в пересчетах и подготовку счетных листов на последующие пересчеты;

– сравнительный анализ результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации;

– возможность подготовки итоговой инвентаризационной ведомости с разбивкой на заданную классификацию товаров или по отдельным физическим складам.

На время проведения инвентаризации данное ПО функционирует изолированно от основной БД. Доступ к результатам анализа результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации ограничивается.

Итак, с расчетами закончили.

Переходим к организационным вопросам, которые необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

1. Подготовьте инструкции членам счетных групп. Помимо общих правил счета и внесения информации в счетные листы, рекомендуется вносить организационные и дисциплинарные требования. Особенно это относится к сотрудникам офиса, ко торых привлекают к участию в инвентаризации. А именно:

– уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);

– должна быть одежда, не стесняющая движений, не отвлекающая других участников инвентаризации, обувь на удобной колодке;

– не разрешается включать и слушать музыку, в том числе, в наушниках;

– запрещается разговаривать по мобильному телефону во время пересчета.

Примерная инструкция для счетных групп приведена в приложении 9.

2. Издается приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливается цель инвентаризации, ее сроки, состав инвентаризационной комиссии, руководитель инвентаризации, состав и руководители счетных групп. В приказе отмечается также, что всем сотрудникам, участвующим в инвентаризации, на время пересчетов устанавливается ненормированный рабочий день с соответствующей оплатой за переработки. Руководителю инвентаризации передается вся полнота полномочий и ответственности за результаты инвентаризации. В полномочия входят как право премировать отличившихся по итогам инвентаризации, так и право наложить взыскания, вплоть до увольнения сотрудников, допустивших грубые нарушения требований к проведению пересчетов, или дисциплинарные нарушения.

Не забывайте, процесс пересчетов – физически тяжелый и монотонный труд. Для многих непривычный. Сотрудники офиса, как правило, воспринимают его как наказание. И если не поддерживать дисциплину во время инвентаризации, то процесс может пойти не так, как вы его запланировали.

3. Распределите обязанности среди участников счетных групп и менеджеров склада. К примеру, получение и сдача счетных листов, калькуляторов, маркеров и т. п. – только руководители счетных групп под роспись. Получение техники – руководители зон склада. Ответственный за готовность техники к очередному рабочему дню – старший инженер склада. Обеспечение питьевой водой, разовыми стаканчиками – зам. начальника склада. Объявление технических и обеденных перерывов и окончание рабочего дня – старший дня. И так далее. Постарайтесь учесть все мелочи. Инвентаризация на крупном складе – сложный организационный процесс!

4. В состав каждой счетной группы, помимо сотрудника склада (материально ответственное лицо), обязательно должен входить так называемый независимый счетчик. Пересчет они должны вести каждый по отдельности! И только если результаты счета у них сойдутся, данные вносятся в счетный лист. Ответственность за адекватность счета несут оба счетчика. В качестве независимого счетчика обычно привлекают либо сотрудника офиса, либо представителя аутсорсинговой компании, привлеченной для проведения инвентаризации.

5. Установите особый статус операторов по вводу данных. Они должны иметь право не принять счетные листы в случае их небрежного заполнения или неправильно сделанных исправлений. В то же время операторы обязаны расписываться на отработанных листах и аккуратно их архивировать.

6. Распределите склад на инвентаризационные зоны. Подготовьте карту склада в разрезе зон инвентаризации. Данную карту сделайте в нескольких экземплярах и разместите их на информационных стендах склада. Для контроля над ходом инвентаризации подготовьте матрицу, в которой будет отражение трех статусов хода пересчета:

– счетные листы выданы;

– пересчет произведен, листы сданы в группу обработки данных;

– информация о пересчетах заведена в БД.

Такая матрица может быть и опцией ПО для проведения инвентаризации. В таком случае ее заполнение будет производиться автоматически в режиме он-лайн.

Приступаем к процессу инвентаризации.

Прежде всего в начале рабочего дня проведите собрание всех участников инвентаризации. На собрании обычно озвучивается следующее:

– цель проведения инвентаризации в рамках всего холдинга или группы компаний;

– задачи на текущий день;

– знакомство с руководителями инвентаризации на данный день пересчета;

– техника безопасности;

– общие организационные вопросы проведения инвентаризации;

– основные ошибки по опыту предыдущих инвентаризаций;

– распорядок работы;

– распределение участников по счетным группам с указанием старшего по группе.

Далее начнется отработка причин расхождений между результатами пересчета и данными, которые были в БД до начала инвентаризации.

В компаниях с системной организацией бизнеса и правильной постановкой товарного учета основные причины расхождений известны заранее. Поэтому, при подготовке к инвентаризации, заготавливаются файлы:

– отчет по претензиям клиентов по количеству товара;

– отчет по претензиям филиалов по количеству и номенклатуре товара, поступившего с распределительного склада компании;

– отчет по отклонениям в учете, выявленным в ходе текущих инвентаризаций;

– отчет по потерям товара по причине персонала;

– отчет по выбракованным товарам, без проводки по финансовому учету на дату инвентаризации.

Наличие этих отчетов позволяет оперативно выявить большую часть причин расхождений.

Обычно на отработку причин расхождений на крупных складах с большим количеством операций отводится не менее 3-х месяцев. И только после этого вы будете готовы представить итоговый отчет руководству компании.

Очень важный момент – открытие продажникам доступа к БД, обновленной по результатам инвентаризации. Этот момент обязательно обозначается в приказе на инвентаризацию и персонально контролируется директором по логистике.