Общие сведения

Администратор работает за стойкой регистрации в офисе или на предприятии. Следовательно, это первый представитель фирмы, которого видят клиенты, определяющий их первое впечатление от организации. Он занимается приемом посетителей, разносит и оформляет документы, а также отвечает на телефонные звонки. У администраторов могут быть дополнительные обязанности, в частности договариваться о встречах, заказывать канцелярские принадлежности, выставлять счета, вести бухгалтерию, проверять почту, обучать новых административных сотрудников и сопровождать клиентов по территории учреждения. Некоторые ресепшионисты могут также заниматься вопросами планирования или организации профессиональных услуг, таких как ремонт зданий или дизайн веб-сайта.

Необходимое образование

Для работы в приемной обычно требуется диплом о среднем образовании. Однако некоторые учреждения могут нанимать старшеклассников помогать по офису и выполнять некоторые обязанности. Большая часть обучения, в частности офисным протоколам и использованию программного обеспечения компании, проводится на рабочем месте.

Нередко от администраторов ожидают умения набирать тексты на компьютере со скоростью, соответствующей базовому уровню, и свободного владения основными компьютерными программами.

Полезные навыки, таланты или способности

Внимание к деталям, гостеприимство, исключительная память, многозадачность, навыки исследования, умение взламывать компьютеры, излагать свои мысли на письме и печатать, умение обаять, поддерживать мир, разбираться в людях, рассмешить, хорошо считать.

Ценные черты характера

Верность, дипломатичность, наблюдательность, находчивость, обаяние, обходительность, ответственность, послушность, проактивность, профессионализм, способность действовать эффективно, стремление защищать, умение работать в команде, участливость, честность.

Источники трений

Надменные коллеги с большим стажем или лучшим образованием, чем у администратора.

Персонаж не туда положил важные документы.

Требование выполнять унизительные обязанности или те, которые отсутствуют в должностной инструкции (делать уборку, бегать по личным поручениям офисных работников, врать жене босса и т. д.).

Необходимость общаться с разозленными клиентами или заказчиками.

Вражда в трудовом коллективе.

Отключение электроэнергии, из-за которого вся работа встает.

Улаживание дел со страховой компанией, которая отказывается платить.

Болтливый или заигрывающий клиент.

Персонаж подхватывает болезнь от пациента или коллеги.

Сексуальные домогательства или дискриминация.

Низкая заработная плата и скудный соцпакет.

Дополнительные обязанности, возникающие из-за того, что уволились коллеги.

Высокомерный, влезающий во все мелочи или неоправданно придирчивый босс.

Вечно всем недовольные клиенты.

Пациенты, постоянно пропускающие назначенное время приема.

Сложная ситуация, с которой персонаж никогда раньше не сталкивался.

Текучка кадров – администратору часто приходится обучать новичков, что снижает эффективность его собственной работы.

Необходимость учить только что нанятых помощников по офису, которые слушают вполуха и не соблюдают правила.

Экстренная ситуация в семье, которая возникла в рабочее время.

Персонаж случайно нарушает конфиденциальность клиента.

Персонаж замечает, что в компании творится что-то подозрительное, и не знает, как поступить.

Нет времени на перерыв.

Страх чего-то, с чем приходится сталкиваться на работе, – например, администратор врачебного кабинета боится крови или иголок.

Люди, с которыми потребуется контактировать

Пациенты, клиенты или заказчики, другие администраторы или офис-менеджеры, сотрудники-профессионалы (бухгалтеры, врачи, медсестры, консультанты, юристы, преподаватели, стоматологи и т. д.), студенты, проходящие программу получения опыта трудовой деятельности, кандидаты на вакансии, сотрудники служб доставки.

Возможное влияние рода занятий на потребности персонажа

Самоактуализация. Обязанности администратора иногда могут казаться однообразными и скучными, что может навести на мысль: и вот это моя жизнь?

Уважение и признание. Нередко администратора делают без вины виноватым. И напротив, если ему удается решить серьезную проблему, его достижение зачастую не получает должного признания.

Любовь и принадлежность. Отношения с начальством и коллегами могут быть проблематичными, особенно если администратор считает своим долгом разруливать кризисы в офисе. Это может привести к нездоровому соперничеству или чувству изоляции.

Переосмысление сложившегося в литературе стереотипа

Образы администраторов давно стали шаблонными: хорошенькая кокетка, комичная растяпа, болезненно педантичная или скучающая и разочарованная особа. Постарайтесь вывести своего персонажа за эти рамки. Сделайте его яркой и притягательной личностью или, наоборот, угрюмой серой мышью. А может, героиню настолько заводит ее роль средоточия всех активностей в компании, что она живет своей работой, не жалея сил, чтобы сделать каждый рабочий день приятнее и легче для всех.

Вероятные причины выбора этой профессии персонажем

Из-за отсутствия надежного средства транспорта нужна была работа недалеко от дома.

Нравится общаться с разными людьми.

Желание получить хорошую подработку на лето.

Отличные организаторские способности.

Желание иметь стабильную и предсказуемую работу.

Персонажу симпатична организация, в которой он работает (некоммерческая организация, школа, в которой учатся его дети, фирма лучшего друга и т. д.).

Стремление изучить отрасль с самых низов.

Недостаток образования.