Работа всякого учреждения, конторы, банка, управления и пр. всегда отражается и выражается в многочисленной и разнообразной переписке. Учреждение само получает много разнообразных писем, бумаг, циркуляров, инструкций, составляет на них ответы, пишет запросы и обращения и т. д. Таким образом, учреждение «вырабатывает» бумаги подобно тому, как фабрика вырабатывает продукты. Само собой разумеется, что всякая бумага в той или иной мере отражает определенные действия организации или является самим таким действием. Так, приказ заведующего учреждением выдать такому-то отделу такую-то сумму на определенные расходы равносилен определенному поступку, благодаря которому становится возможной известная дальнейшая работа. Расписка заведующего отделом в получении этой суммы является отражением свершившегося факта. Можно сказать, таким образом, что некоторые бумаги бывают активного характера, другие – пассивного.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и все прочее бумажное делопроизводство (в широком смысле слова) занимает в нем существенное место. Управление завода и отдельные его участники обсуждают всевозможные вопросы, касающиеся предприятия, и выполняют разнообразные действия по фактическому руководству на фабрике.

Однако основные линии их работы, их постановления и их планы обязательно фиксируются на бумаге. Само выполнение также нуждается в дальнейшей канцелярской бумажной разработке и переписке. Комиссариат земледелия, например, выполняющий сложную экономическую работу практического характера, нуждается также в непрерывном фиксировании на бумаге производимой и предполагаемой работы в сложном канцелярском аппарате. То же самое можно сказать о государственном банке, о Центральном Комитете партии, об исполкоме и т. д.

К делопроизводству мы предъявляем такие требования. Оно должно быть основано на единой и ясной системе, проведенной с полным единообразием по всему учреждению, во всех его отделах и подотделах. Это значит, что устанавливается одинаковая система составления бумаг, их регистрации, хранения, контроля над исполнением и пр. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать как все операции учреждения, так и все моменты его сношений с внешним миром. Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, делопроизводство должно давать возможность быстрого контроля.

Заграничная практика выработала вполне точные правила, предъявляемые ко всякой бумаге, обращающейся в учреждении. Конечно, прежде всего требуется, чтобы бумага была составлена сжато и ясно и точно отражала то предполагаемое или совершенное действие, которое имеется в виду. Но, кроме этого, к ней предъявляется еще целый ряд других требований. Обычно она должна иметь определенный условный знак. Этот условный знак чаще всего выражается номером или буквами или соединением того и другого вместе, а также датой. Самым рациональным обозначением является следующее: на бумаге, кроме даты, ставится условная буква, обозначающая либо отдел учреждения, либо лицо, от которого бумага исходит. Так, например, З-115 обозначает, что бумага исходит из отдела закупок и зарегистрирована там за № 115. В заграничной практике обычно либо около номера бумаги, либо в конце ее условными буквами обозначается, кто диктовал бумагу и кто ее переписывал. Поэтому обозначение, скажем, Н-Ш обозначает, что бумага продиктована Николаевским, застенографирована и переписана Шмидт (за границей машинистка чаще всего является и стенографисткой). При ссылках и ответах на такую бумагу всегда требуется указать номер, букву и дату, помещенные обычно в верхнем левом или правом углу.

По общему заграничному правилу бумага подписывается лишь лицом, несущим главную ответственность за нее. Секретарь, делопроизводитель, помощник или другое лицо, которое фактически составляло бумагу, не подписывается, а лишь ставит в нижнем углу свои инициалы. Точно так же разумная заграничная практика совершенно вывела обычай ставить на бумаге какие-либо печати учреждения. Лишь в некоторых наиболее важных случаях над подписью штемпелюется строчка с названием фирмы или учреждения. Само собой разумеется, что всякая бумага имеет наверху страницы печатный заголовок с указанием фирмы или учреждения, а также ее отдела или подотдела.

Как видно из этого описания, наши бумаги ни в какой мере не удовлетворяют заграничным образцам. У нас прежде всего считается необходимым на всякой пустячной бумажонке иметь три или четыре подписи ответственных работников. На каком-нибудь ответе канцелярии, гласящем, что такая-то бумага в учреждение не поступила, вы обязательно увидите подпись заведующего учреждением, заведующего отделом, управляющего делами, секретаря и пр. и, само собой разумеется, еще печать. Между тем, несмотря на наличие такого количества подписей, никогда нельзя выяснить самые элементарные вещи: кто же фактически продиктовал эту бумагу и кто ее действительно написал. Поэтому никогда не бывает известно, кто несет ответственность за ошибки или неправильности, сделанные в бумаге.

Конечно, могут быть бумаги, которые вообще не требуют никакой подписи, поэтому при правильном делопроизводстве всегда нужно установить типы бумаг с указанием, какие из них где подписываются, а какие не подписываются вовсе, какие копируются, а какие нет, какие регистрируются и хранятся, а какие нет.

В целях создания стандартного вида бумаги заграница выработала педантические требования к машинистке. Там точно определено, в каком месте страницы должен находиться адрес лица, к кому бумага обращена, какой ширины должны быть поля, в каких местах нужно делать абзацы, где должна помещаться подпись и т. д. Все эти детальные требования делают заграничные бумаги до такой степени похожими по внешности одна на другую, что в каждой из них можно немедленно найти все, что нужно. Кроме того, от переписчицы требуется, чтобы она оставляла несколько копий (обычно не меньше пяти) всякой бумаги, которую она переписывает. Одну из копий она сохраняет себе для справок (или для учета своей работы), остальные копии распределяются по разным папкам.

В нашей русской практике необходимо установить, с одной стороны, стандартные размеры для бумаг и бланков, с другой – точную форму деловых бумаг, например, чтобы название учреждения помещалось в верхнем левом углу, дата – в верхнем правом, пометки переписчицы и диктовавшего лица – в левом нижнем углу и т. д. Важно также установить правило, чтобы в начале письма отмечалось, относительно чего оно написано (например, «О смете», «О добавочном ассигновании на школу», «Об увеличении штата» и пр.). Если бумага касается различных вопросов, то такие пометки можно делать на полях, т. е. с левой стороны.

Большое внимание нужно уделить тому, какой путь проходит каждая бумага по учреждению. Основные его этапы определяются так:

Разборка почты.

Регистрация.

Направление бумаги в отдел.

Исполнение бумаги.

Помещение бумаги в папку.

Само собой, понятно, что каждая из этих основных групп в свою очередь делится на ряд составных элементов (как мы видели выше, разборка почты, например, может распадаться на семь операций). Путь, который проходит бумага по учреждению, должен быть вполне ясен и всем хорошо известен. Для контроля нужно графически нарисовать этот путь и просчитать, нет ли лишних инстанций, без которых можно обойтись, не слишком ли извилиста дорога (иногда пересадка служащего от стола к столу, из комнаты в комнату может существенно ускорить крестный путь бумаги по учреждению).

Вскрытие поступившей почты является первым моментом рабочего дня учреждения, поэтому технически удобнее, чтобы он начинался на полчаса или на час раньше, чем общая работа. Точно так же важно, чтобы вскрытие и сортировка почты происходили под руководством и под наблюдением вполне ответственного лица, например секретаря или помощника секретаря учреждения. В этом случае легко может быть выделена наиболее важная корреспонденция, бумаги направлены по верному назначению. Благодаря этому также руководитель учреждения может быть уже с утра в курсе того, какого рода важнейшие бумаги получены.

В некоторых случаях можно пойти еще дальше. Ответственное лицо, руководящее разбором почты, может отметить условным знаком (1, 2, 3 восклицательных знака, например,!!!!!!) особо важные бумаги или особенную срочность их. Он может подчеркнуть цветным карандашом в тексте несколько существенных слов, цифр или фраз. Он может также, кроме названия отдела, написать лицо, которое наиболее в курсе дела или которое более всего подходит для выполнения бумаги.

Одна из дальнейших задач – хранение бумаг в таком порядке, чтобы всякий раз легко можно было бы найти нужную бумагу. Одним из путей для отыскания бумаги является ее номер. Бумага, получаемая учреждением, кроме номера того места, откуда она вышла, отмечается еще входящим номером и числом того дня, когда она поступила. Бумага, исходящая из учреждения, имеет лишь один так называемый исходящий номер. Чтобы вести учет входящих и исходящих бумаг, архаическая бюрократическая практика установила систему входящих и исходящих книг, крепко у нас укоренившуюся. Можно прямо сказать, что если вы желаете установить порядок в бумагах, то прежде всего следует сжечь входящую и исходящую книги. Именно благодаря этим книгам никогда и нигде нельзя бывает отыскать ни одной бумаги или проверить, когда и куда она поступила. В самом деле, что такое «книга входящих»? Это – книга, куда одна за другой без всякой системы и порядка записываются все бумаги, поступившие в данный момент или в данный день в учреждение или в его отдел. Таким образом механически заполняется много десятков страниц. Если вы хотите получить справку, поступила ли в какое-нибудь московское учреждение бумага, посланная, предположим, самарским губисполкомом по почте, то, не зная точно дня прибытия этой бумаги в Москву, вы должны будете прочесть все записи входящей книги за две-три недели. А так как входящая книга одна и все время в работе, то такое изучение книги (очень поучительное для характеристики нелепости системы) отнимает чрезвычайно большое количество времени. Но даже отыскав запись и получив справку, что бумага передана в такой-то подотдел, вы не можете быть уверены, что найдете следы этой бумаги. В подотделе часто не бывает ни малейших следов, по какому же пути бумага отправилась.

Заграничная практика уже много десятков лет назад выработала совершенно иную, весьма простую и остроумную систему регистрации бумаг – карточную. Карточная система у нас, к сожалению, применяется пока почти что исключительно в библиотечном деле и продолжает быть новшеством для большинства наших учреждений. В чем особое удобство карточной системы? В том, что каждая запись нанесена на отдельную карточку и, таким образом, всегда может быть помещена в строго определенном порядке по отношению к другим подобным записям. Карточки могут быть разложены, например, в алфавитном порядке, в хронологическом или в любой другой системе, наиболее соответствующей работе. Когда на карточке записываются входящие бумаги (слово «карточка» обозначает в данном случае не обязательно кусок картона, а вообще отдельный листок бумаги), то лучше всего размещать их по алфавиту учреждения или лица, от которого бумаги исходят. Если карточка пишется в двух или трех экземплярах (что легко делается при помощи переводной бумаги), то одни карточки размещаются по алфавиту, другие – по какому-либо другому принципу, например, в хронологическом порядке, или по характеру бумаги, или по отделу, куда бумага дальше поступила.

На каждой карточке должно быть занесено, от кого бумага исходит и за каким номером она посылалась, каким входящим номером и числом она помечена, какого вопроса она касается, в какой отдел и кому именно бумага передана. При двух экземплярах карточки одна из них может явиться как бы сопроводительным листком при отправке бумаги в отдел и с распиской о получении возвращается обратно. При такой системе найти любую входящую и исходящую бумагу – дело одной минуты. Товарищу из самарского исполкома достаточно было сказать, откуда исходит бумага, и по алфавитным карточкам можно было немедленно найти, какие бумаги из самарского исполкома пришли за последние месяцы.

Если карточки разложить по содержанию бумаги, то мы получим предметный карточный указатель, благодаря которому отыскание нужной бумаги еще более упрощается. Заведующий каким-либо подотделом вспоминает, что месяца два назад было предложение от какого-то исполкома относительно организации сельскохозяйственной школы. Как найти это предложение при существующей у нас системе? Нужно бродить из отдела в отдел, спрашивать Ивана Петровича и Марью Ивановну, не помнят ли они, не была ли когда и от кого такая-то бумага. Но если Иван Петрович и Марья Ивановна и вспомнят что-либо подобное, то отыскание бумаги будет делом все же чрезвычайно нелегким. Придется снова ходить и спрашивать, полагаясь на память работающих. При предметной карточной системе достаточно посмотреть на слова «школа» или «сельскохозяйственная школа», и вы через две минуты узнаете, что относительно сельскохозяйственных школ за такой-то промежуток времени были заявления таких-то исполкомов и такие-то бумаги.

Систему карточного указателя к бумагам можно варьировать самым различным образом. Отделы и подотделы, получающие бумаги из главной регистратуры, должны иметь свои собственные карточные указатели к ним, поэтому если главная регистратура может сразу писать три-четыре карточки, то одну или две следует передавать вместе с бумагами в отдел или подотдел. На карточке подотдела будет отмечаться, кому бумага передается для выполнения, какой ответ, когда, за каким номером на нее посылается и все другие данные, касающиеся бумаги в процессе ее работы.

Очень важно бывает контролировать, чтобы полученные бумаги не только отправлялись по назначению в тот или иной отдел, но и чтобы они выполнялись, чтобы на них своевременно посылался ответ.

В этом случае могут быть применены две системы. При посылке бумаг из центральной регистратуры в отдел прилагается лист, на котором переписаны все посылаемые бумаги. Копии листа остаются в регистратуре. Заведующий отделом, передавая полученные бумаги своим сотрудникам для исполнения, делает на листе отметки, кому дана бумага, написан ли ответ. Таким образом, для него этот регистрационный лист является контрольным листом для учета работы. На листе, который остался в главной регистратуре, в свою очередь отмечается, исполнена ли бумага и когда послан на нее ответ.

Этой системе свойственны, однако, известные неудобства. Если бумага не выполняется в тот же самый день (что у нас происходит, как правило), то и в регистратуре, и у заведующего отделом будет накопляться помногу регистрационных листов и за ними будет трудно следить. Поэтому будет удобнее (особенно при большом деле) применять карточную систему. Главная регистратура, составляя карточки на входящие бумаги, отмечает на них, в какой отдел карточка передана или какому лицу. Затем карточки распределяются на две-три категории в зависимости от срочности бумаг, а в каждой категории стоят по отделам. Так могут быть созданы категории срочных бумаг, на которые должен быть дан ответ в тот же день, категория, для которой дается два дня сроку, три дня и пр. (само собой, понятно, что вторая копия карточек должна размещаться по алфавиту для общих справок).

На каждой карточке отмечается, кому бумага послана и категория срочности исполнения. Со своей стороны заведующий отделом или лицо, получившее бумагу, отмечает на бумаге, кому из сотрудников он передает ее. Эту же отметку он делает на своем экземпляре карточки.

Заведующий регистратурой или специальное лицо посылает напоминание, если какая-либо бумага вовремя не исполнена. Если это напоминание не приведет к цели, то регистратура посылает справку о невыданной бумаге лицу, стоящему во главе учреждения. Такова может быть одна из несложных систем для контроля за делопроизводством.

Для правильного учета и облегчения работы полезно иметь в учреждении карточные указатели различного рода. Американская и частью английская практика требует, например, чтобы всякий служащий имел на своем столе карточный указатель для всех бумаг, с которыми лично ему приходится иметь дело. На таких карточках служащий заносит для себя данные о бумаге, которая к нему попадает, отмечает, что ему пришлось сделать в связи с этой бумагой и кому она передана дальше.

Если в ведении какого-нибудь служащего находятся определенные бумаги, то он обязан иметь для них специальные карточные указатели в алфавитном порядке с краткими данными о каждой хранимой бумаге.

Специальное значение имеет карточный указатель (или «мементо») для текущей работы каждого данного месяца. Он состоит из 31 карточки (для каждого дня месяца) и 12 добавочных карточек, помеченных месяцами. Всякая работа, которую предстоит сделать в определенный день в течение ближайшего месяца, кратко заносится на листочек, который помещается непосредственно за карточкой с числом, к которому работа относится, или за карточкой соответствующего месяца. В этом указателе числа месяца, следующие за датой сегодняшнего дня, относятся к текущему месяцу, а числа до этой даты – к следующему месяцу.

При помощи такого указателя работающий может каждый день видеть, что ему предстоит выполнить. Всё, что ему следует помнить о своей будущей работе, он может хранить не в своей голове, а в этом «мементо», которое является его механической памятью. В тех случаях, когда точное распределение работы должно быть сделано на год вперед, приходится иметь указатель со специальными карточками на каждый день года. Сюда относятся, например, сроки платежей, сроки доставки или выполнения заказов и т. п.

Для учреждения, которому приходится иметь много дел с различными лицами или фирмами, полезно иметь алфавитный указатель этих клиентов или посетителей. На алфавитную карточку заносятся имя, адрес, краткие сведения о человеке или фирме, а также различные замечания о делах, разговорах с ними, иногда характеристика и пр.

Может быть установлен также и предметный карточный указатель, который регистрирует различные предположения и соображения для будущей работы в предметном порядке.

Использование карточной системы за границей идет так далеко, что даже традиционные бухгалтерские книги заменяются наборами карточек. Благодаря этому все бухгалтерские записи могут быть размещены в совершенно точном порядке и системе, что совершенно невозможно при пользовании книгами.