Как мы видели выше, задача организатора – распределять работу между участниками, давать ей общее руководство и контролировать ее.

Учет и контроль могут быть правильно проведены только в том случае, если в организации ясно проведено разделение работы и ответственности между отдельными частями организации и работниками ее. Должно быть ясно установлено, кто что делает и за что отвечает, с кого надо взыскивать за ту или иную ошибку. Не следует допускать, чтобы один выполнял обязанности другого, если, конечно, об этом нет специального распоряжения. Каждый должен выполнять только свою определенную работу и нести ответственность лишь за нее.

Для правильной работы необходимо, чтобы каждый работник учреждения, каждый служащий, каждый рабочий на фабрике имел специальную личную карточку, на которой были бы нанесены основные сведения о работнике и выполняемых им функциях.

Таким образом, на карточке должны быть написаны имя и фамилия, отдел и подотдел, название должности, заработная плата и, может быть, еще два-три пункта наиболее нужных сведений.

Главную часть карточки займет описание выполняемой работы. Ее можно разбить, например, на три группы: повседневная работа, периодическая, специальная. Повседневной работой мы назовем ту, которая является главной функцией работника. Эта категория должна быть описана особенно подробно и точно, так как она обычно отнимает большую часть времени рабочего. Периодической работой мы назовем те функции, которые приходится выполнять работнику не ежедневно, но в регулярные промежутки времени (например, раз в неделю, раз в месяц, каждые десять дней и т. д.). Сюда, например, можно отнести составление месячных балансов, еженедельные статистические учеты работы и т. п. Специальной работой мы будем именовать такую, которая выполняется через неопределенные промежутки времени и не может быть вполне точно предвидена (например, закупка материалов, канцелярских принадлежностей и т. п., если это производится не в качестве специальной работы, а между делом, а также, например, составление новых бланков и т. п.). В случае надобности на карточке может быть выделена какая-нибудь дополнительная категория работы.

Полезно отметить, какой процент рабочего времени уходит на тот или иной вид работы. Таким образом, около слов «повседневная работа» можно поставить, например, 75 %, около «периодической работы» – 15 % и около «специальной работы» – 10 %.

Для упрощения дела для каждой отдельной функции и вида работы устанавливается специальный мнемонический значок в виде крестика, знака равенства, кружочка, квадратика и т. п. Эти обозначения помещаются на карточке рядом с перечислением функций в особой графе и облегчают ознакомление с содержанием карточки.

Аналогичные карточки полезно иметь и для всех отделов и подотделов организации. Полезно бывает краткие выписки из карточек отделов и личных вывешивать тут же в помещении для всеобщего сведения.

На основе правильного и точного разделения работы мы можем поставить и действительный учет производимой работы, который лежит в основе всякого контроля. Учесть произведенную работу – значит изобразить ее в фактах и цифрах. Наиболее точные формы учета и контроля могут быть осуществлены при помощи статистики и бухгалтерии. Статистика дает цифровое отображение всей деятельности организации. Бухгалтерия ведет учет материальных ценностей и отмечает экономическую работу организации.

Если нам сообщают, что в течение мая фабрика обуви, имеющая 100 рабочих, выпустила 5 тыс. пар обуви и проработала 19 тыс. рабочих часов, то эта информация уже дает нам основное представление о ходе работы на фабрике, о продуктивности труда и т. д. Чтобы иметь более точную картину, нужно произвести учет работы отдельных мастерских и отдельных рабочих в них, учет работы машин, учет использованного топлива и материалов…

Цифровой статистический учет возможен, когда работа может быть разделена на элементы, поддающиеся цифровому выражению. Обычно в каждой организации можно выделить подобные элементы. Вот, например, несколько общих вопросов, ответ на которые дает материал как для учета, так и для контроля организации.

Сколько лиц работает в организации?

Сколько времени затрачено на исполнение работы?

Сколько сделано (сколько тонн металла выплавлено, на сколько рублей товара продано, сколько больных обслужено, сколько посетителей принято, сколько бумаг зарегистрировано и т. д.)?

Во сколько обходится выработка продукта (в денежном эквиваленте, в часах и пр.)?

Однако ответы на подобные основные вопросы еще не дают достаточного материала для оценки производимого учета, а именно только через оценку учтенный материал и приобретает характер материала контрольного. Для облегчения оценки нужно дать материал для сравнения, именно сравнить, например, сумму выработки текущего и прошлого года или стоимость производимого продукта на этой или соседней фабрике. Значение диаграмм и картограмм, о которых говорится дальше, определяется главным образом тем, что они дают материал для сравнения.

Конечно, как учет, так и особенно сравнение его данных может производиться правильно лишь в том случае, если элементы и формы учета унифицированы.

Это значит, во-первых, что под одним и тем же словом мы разумеем одни и те же цифровые величины.

Например, наши импортные и экспортные сношения с Англией могут быть выражены иной раз по весу в фунтах, но при этом должно быть учтено, что русский фунт не тождествен с английским фунтом.

Затем для удобства сравнения надо установить известную тождественность учета учтенных рубрик; так, например, для подсчета урожая нужно твердо установить, по каким категориям должны быть даны сведения (например, провести разделение корнеплодов от зерновых продуктов, пшеницы от ржи и т. д.).

Наконец, нужно установить также и общую единицу измерения. Мы, например, не сможем получить никакого представления о нашем импорте из разных стран, если Внешторг сообщит нам, что из Италии вывезено на 2 млн лир, из Соединенных Штатов – 1000 тюков хлопка, а из Англии – 3 тыс. т металлических изделий. Приходится отметить, что подобную элементарную ошибку против правил учета мы делаем сплошь и рядом.

Задания относительно учета даются из высшей ячейки организации вниз по линии руководства-подчинения; учетный материал поступает в ответ на эти задания снизу вверх, начиная с самых низших ячеек организации.

Даже сообщение элементарной информации дает уже материал для учета и контроля, поэтому если какой-нибудь организации предлагают давать о себе информацию такой-то инстанции, то она тем самым в известной степени уже подчиняется этой инстанции.

Заполнение учетных карточек и сообщение основных сведений о работе от низшей организационной ячейки к высшей является видом отчетности. В своем дальнейшем осложнении такая отчетность должна заключать в себе не одни только цифры, но и более подробное описание произведенной работы с указанием причин неудачи или успехов и с объяснением, какие задачи для работы поставлены в будущем.

Чтобы для организатора был с первого взгляда ясен ход работы, отдельные карточки и отчетности должны немедленно сводиться в таблицы или зарисовываться в виде диаграмм и картограмм, которые сразу дают представление об основных особенностях работы.

При помощи картограмм, т. е. разных обозначений на географической карте, организатор должен иметь представление, в каких пунктах имеются организационные ячейки и какого они характера. Здесь же могут быть нанесены и проектируемые организационные работы. Так, на карте электрификации СССР, составленной ГОЭЛРО, указаны главнейшие существующие электрические станции, а также строящиеся или проектируемые. Кроме того, условным обозначением отмечены характер станции, ее размеры, употребляемое ею топливо, район действия и т. д.

Более удобны формы учета работы при помощи диаграмм, особенно при помощи так называемых «кривых»…

Диаграммы бывают чрезвычайно разнообразного характера. По отношению к фабрике они могут изо дня в день отмечать: сколько рабочих считается на фабрике и сколько из них в определенный день присутствует на фабрике, сколько рабочих часов они работали, какая сумма продуктов ими выработана, какая часть продуктов продана, как велики запасы топлива и сырья на фабрике, увеличиваются они или уменьшаются, каковы расходы производства, падает или увеличивается цифра доходности предприятия и т. д.

Американец, руководитель организации, всегда имеет перед своими глазами именно такие суммарные наглядные данные, которые помогают ему сразу определить слабые и сильные стороны производимой работы.

Директор американской фабрики каждое утро имеет у себя на столе карточку, которая дает ему цифровое и графическое отражение работы фабрики за вчерашний день. А на сводной, более подробной диаграмме на стене он имеет суммарные сводки работы, подсчитанные по неделям и месяцам. Получив на основании их представление об основных особенностях минувшего дня или минувшего месяца, он может непосредственно обратиться к выяснению причин успеха или неудачи. Для этого ему иной раз придется произвести личное изучение дела на месте и войти в некоторые, может быть, даже очень мелкие детали работы.

Конечно, иной раз цифры и факты отчетности, попадающие в сводные таблицы, далеко не соответствуют действительности или неправильно или искаженно ее отражают, поэтому контроль работы заключается также и в том, чтобы проверять правильность отчетных данных, сравнивая их на месте с действительным положением дела.

Учет работы, как мы видим, является основным элементом отчетности. Он фиксирует на бумаге и выражает в цифрах и чертежах всю производимую работу. Таким образом, отчетность (и учет, как один из ее элементов) базируется на определенных документах… Контроль бухгалтерии возможно произвести лишь на основе денежных документов ее. Учет успешности работы мастерской – при наличии учетных карточек и сводок.

Сводка основных документов дает нам диаграмму, итоговые суммы, баланс и пр.

Наконец, объяснительная записка к этим цифровым сводкам делает все нужные комментарии и разъяснения, отмечая, например, причины успехов или неудач. Записка, кроме того, намечает план очередных работ.

Таковы три главных элемента всякой отчетности: доклад (отчет), сводка основных данных и документы.

Ко всем этим материалам мы предъявляем такие требования. Отчет должен давать обзор деятельности за точно определенный период, охватывать все стороны дела, разъяснять все уклонения от нормы, давать сравнение работы с прошлым периодом, намечать план будущей работы.

Сводка (включающая в себя, например, денежный баланс предприятия, суммарные итоги работы и пр.) должна заключать главнейшие цифровые данные, характеризующие все стороны работы, и отмечать, в каких документах можно найти необходимые подробности.

Правильная отчетность должна разветвляться по всей организации так, чтобы каждое лицо давало в той или иной форме отчет о работе, за которую он ответствен (хотя бы путем простой регистрации часа своего прибытия или ухода с завода).

Она должна действовать все время, автоматически, причем составление и представление подробностей отчетности должно совершаться к определенным моментам. Так, баланс составляется на 1 января, общие сводки работы ведутся по полугодиям, четвертям года и месяцам. При этом, конечно, чем сложнее отчетность, тем реже она совершается. Учет наличности рабочих делается ежедневно, подсчет их заработка – раз в неделю (за границей), а чаще раз или два в месяц. Подсчет кассы совершается ежедневно. Предварительные балансы делаются ежемесячно (но не по всем статьям), общие – лишь раз в год…