Существуют четкие правила ведения деловой переписки на английском языке:

1.Дата

Дата прописывается полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день / месяц / год. Запятые не используются.

2.Имя и адрес получателя

Имя и адрес получателя следует располагать на разных строках. Имя получателя указывается в точности так, как данное лицо подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Henry Black, точно так и следует писать его имя. Подпись Mr H Black будет неправильной.

3.Обращение к получателю письма

Если имя адресата вам неизвестно, то письмо следует начинать следующим образом: Dear Sirs, Dear Sir, Madam, Gentlemen.

Если имя адресата известно, используются такие cсокращения: Dear Mr, Mrs, Miss or Ms. В отношении женщин лучше использовать сокращение Ms. Если письмо адресуется знакомому человеку, то используется лишь имя адресата – Dear Jane.

4.Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя стандартную вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок следующие:

1.Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir / Sirs / Sir or Madam);

2.Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

После концовки нужно оставить пропуск в 4—5 строк – место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно – целиком прописными буквами или использовать большую букву только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) указывается в следующей строке, под именем.

5.Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, – это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

6.Post Scriptum

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (PS). Как правило, в PS пишется что-либо важное, например: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т. д. PS может состоять только из одного предложения.

В деловых письмах не используется сленг и разговорные сокращения.

Важно помнить, кому адресовано письмо. От этого завесит и степень его формальности.

Отвечать на письмо следует в том же стиле, что вы получили. Если вам пришло письмо с обращением «Dear Tom, вам следует ответить аналогично – «Dear Sam.

Открытая пунктуация в деловом письме

Стиль современных деловых писем – это открытая пунктуация, для которой характерно отсутствие лишних знаков препинания. В деловом письме используются только те знаки препинания, которые являются совершенно необходимыми. Все остальные запятые и точки опускаются, особенно в датах, адресах и т. д. Для запятых, здесь вполне применимо правило: «Чем меньше, тем лучше». Открытая пунктуация позволяет сделать текст письма более четким и легким.

Примеры