А нужен ли вообще офис?

Этот вопрос сейчас задают себе руководители различных компаний. И он вполне логичен. Мы живем в мире, где есть интернет и видеоконференции, а люди привыкли к удаленной работе и полюбили ее за гибкость, свободу и автономность. Неудивительно, что у собственников возникает соблазн сэкономить на аренде квадратных метров и продолжить держать всех на удаленке.

Кажется, что ответ на вопрос очевиден. Но в моей практике нет ни одного клиента, полностью оставившего своих сотрудников на удаленке. А все потому, что руководители российских компаний, с которыми я работала, четко понимают: когда люди физически находятся в офисе, процессы идут по-другому. Быстрее и эффективнее решаются сложные задачи, генерируются идеи и внедряются инновационные продукты.

Чтобы не быть голословной, я решила посмотреть на цифры. Для этого обратилась к опыту мировых компаний и нашла статью Стэнфордского института исследований экономической политики. Ученые сравнили продуктивность работы в офисе с полностью удаленной работой и выявили, что во втором варианте эффективность сотрудников падает в среднем на 10–20 %. Хотя сами сотрудники оценили ее дома выше, чем в офисе на 7 %[6].

В самом начале пандемии продуктивность и вовлеченность на удаленке действительно находились на очень высоком уровне. Многим нравилась сама идея работать из дома. Помню, как делала несколько дел одновременно: писала мейлы, отвечала на звонки, участвовала параллельно в нескольких встречах. Но постепенно многозадачность приводила к усталости, внимание рассеивалось, концентрация падала. А вместе с ними вовлеченность и продуктивность. Так происходило у многих. На это влияли замкнутое пространство, необорудованные рабочие места, помехи и отвлекающие факторы: члены семьи и домашние дела. Согласитесь, сложно сосредоточиться на работе, когда трое детей одновременно требуют от тебя внимания, в дверь звонит курьер, а в кастрюле выкипает каша.

По словам моих клиентов, через несколько месяцев работы дома все настолько стали отрываться от коллектива, терять корпоративную культуру и чувство сопричастности, что даже те, кто давно в компании, начали «проседать» в решении рабочих задач. Удаленка плохо сказывалась на процессах обучения, генерации идей, социализации. Для новых сотрудников работа вне офиса вообще оказалась большим испытанием. Обратиться с вопросами и найти понимание с людьми, с которыми никогда не встречался, гораздо труднее, чем с теми, кого знаешь лично.

Получается, офис все-таки нужен?

Я нашла еще одно исследование, которое проводило Resume Builder[7]. В нем опросили тысячу руководителей и выяснили, что приблизительно 90 % компаний планировали вернуть сотрудников с удаленки в офисы еще до конца 2024 года. Примерно треть из них даже были готовы уволить тех, кто откажется выходить на работу в офис.

Офис – важный инструмент, стержень, который объединяет людей, повышает их эффективность и вовлеченность.

Хотя для некоторых менеджеров офис – это еще и отличное средство, чтобы восстановить контроль над сотрудниками. Но какими бы ни были мотивы, важно, что работодатели во всем мире все-таки стремятся вернуть своих сотрудников с удаленки.

Еще в апреле 2021 года, когда все активно работали из дома, Джефф Безос заявил, что осенью сотрудники Amazon должны полностью вернуться в офис. Мне кажется, он ожидал воодушевления и резкого роста производительности. Но просчитался. Мысль о возвращении в пространство, где все чихают, кашляют и распространяют опасный вирус, вызвала у людей лишь беспокойство и тревожность. Они настолько сопротивлялись, что даже готовы были менять место работы. Из-за такого настроя страдала и продуктивность. Чтобы исправить ситуацию, Безосу пришлось вернуться к гибридному формату, позволив сотрудникам работать из дома два дня в неделю. Но и при таких условиях лояльность и продуктивность не росли.

В октябре 2021 года руководители Amazon сдались и объявили, что работникам не нужно ездить в офис. Но в феврале 2023 года уже Энди Джесси, новый генеральный директор Amazon, опять вернулся к идее гибридного формата работы. По его плану все должны были приходить в штаб-квартиру Amazon не менее трех дней в неделю, тем самым укрепляя сотрудничество и инновации – основные движущие силы компании.

Роберт Аллен Айгер, генеральный директор Disney, обязал сотрудников приходить в офис четыре дня в неделю. Он сообщил, что возвращение людей на их рабочие места пойдет на пользу компании, творческим процессам и корпоративной культуре в целом. Потому что в творческом бизнесе жизненно необходимо общаться, наблюдать и творить совместно с единомышленниками. А это возможно, только когда команда находится в одном помещении.

Даже Zoom, одни из главных бенефициаров массового перехода на удаленку и виртуальные конференции, потребовали, чтобы хотя бы живущие недалеко от офиса люди приходили туда как минимум два раза в неделю.

Итак, мы с вами выяснили, что большинство крупнейших работодателей мира хотят, чтобы сотрудники физически присутствовали на своих рабочих местах. Но хотят ли этого сами сотрудники?

Я снова обратилась к исследованиям. Оказалось, что шесть из десяти человек, имеющих возможность работать удаленно, вероятнее всего, начнут искать новую работу, если у них не будет возможности выбрать гибридный формат[8]. 50 % опрошенных в 2024 году американцев готовы пойти на сокращение заработной платы, 20 % – увеличить рабочее время, а 15 % – отказаться от отпускных дней, чтобы сохранить возможность гибридной работы[9]. В России же 46 % опрошенных кандидатов[10] в принципе откликаются только на те вакансии, где есть выбор: приезжать в офис или нет.

Люди привыкли работать из дома. В этом есть как плюсы, так и минусы. Из плюсов – экономия времени на сборах и дороге, работа в привычной обстановке, возможность больше бывать с близкими. Из минусов – недостаток движения, стирание границ между личным и рабочим временем, домашние заботы, отсутствие спонтанных встреч и возможности сосредоточиться, особенно если дома мало места или постоянно кто-то отвлекает.

Вместе с тем люди, живущие одни, страдают на удаленке от недостатка общения. Одиночество вообще перерастает в глобальную проблему. Каждый пятый человек по всему миру в 2023 году чувствовал себя одиноким на протяжении длительного времени в течение предыдущего дня[11]. Поэтому офис нужен, чтобы объединить людей и настроить на взаимодействие.

Несмотря на все минусы, полностью выйти с удаленки люди не готовы. Они предпочитают вакансии с гибридным графиком. До пандемии такой формат занимал последнее место среди ключевых критериев выбора работы. Сейчас же впереди только заработная плата, перспективы карьерного роста и дружный коллектив.

Получается, работодатели хотят видеть сотрудников в офисе. Последние же предпочитают выбирать, откуда им работать и когда в офис приходить. В связи с этим важный вопрос, который предлагаю решать работодателям, состоит не в том, возвращать ли людей, а в том, как это делать.

Руководители решают эту задачу по-разному. Один из популярных способов – жесткие административные меры и регламенты. Но они часто приводят к непредсказуемым результатам. Судите сами.

Вы уже знаете, что Amazon ввел требование обязательно регулярно посещать офис. В результате сотрудники составили петицию, которую подписали 30 000 человек. После этого в августе Джесси объявил, что те, кто отказывается возвращаться, столкнутся с негативными последствиями. «Если вы не согласитесь взять на себя обязательства, я пойму. Но тогда, вероятно, в Amazon у вас ничего не получится», – отметил глава компании. В результате 91 % из 2585 сотрудников, опрошенных интернет-порталом Blind[12], выразили недовольство новой политикой. А почти три из четырех человек, или 73 %, заявили о готовности искать другую работу.

Google, чтобы обеспечить присутствие сотрудников, внедрил систему отслеживания посещаемости офиса. Это стало предметом иронии и источником мемов с главой отдела кадров Фионой Чикконе: «Если не можете присутствовать в офисе сегодня – ваши родители должны написать записку начальнику».

Некоторые способы вернуть людей с удаленки и вовсе привели к конфликту с властями. Илон Маск заявил, что считает работу из дома «морально неправильной чепухой» и предложил уволиться всем сотрудникам, которые не готовы посещать офис регулярно. А после оборудовал кроватями комнаты, напоминающие гостиничные номера. Таким образом хотел поддержать идею интенсивной работы в офисе в течение продолжительного рабочего дня. Маск и сам время от времени остается ночевать в своем кабинете. Гостиничный номер в офисе, конечно, лучше спального мешка на полу, но сотрудникам такое решение не понравилось. Жить на работе они не хотели. В результате их жалоб власти Сан-Франциско начали расследование по поводу использования здания компании в качестве отеля, а не по назначению.

Из-за недальновидных решений, которым порой не хватает здравого смысла, логики и последовательности, компании проигрывают конкурентную борьбу за таланты. Ценные сотрудники уходят даже из самых престижных фирм, если там нет достаточной гибкости и комфортных условий. Когда борьба за кадры – стратегический приоритет, а выбор возможностей открыт по всему миру, любые жесткие регламенты и правила могут быстро привести к потере ключевых фигур в компании. Чтобы сохранить ценных людей и вернуть работников в офис, нужны более мягкие способы.

И для начала хорошо бы узнать у самих сотрудников, что их на самом деле мотивирует, а что нет. Так я и сделала.

В опросах и интервью моих клиентов сотрудники чаще всего жалуются на шум в офисе. Этот фактор наиболее часто встречается как самая большая помеха и в других исследованиях[13]. Помимо шума, людей беспокоят плохое или слабое естественное освещение, от которого устают глаза, духота и отсутствие достаточного притока свежего воздуха, не регулируемый температурный режим – одним жарко, другим холодно. Также напрягают высокая плотность рассадки, малое число переговорных, маленькие кухни, рабочие места на проходе или спиной к двери, очереди в туалет[14].

Такие условия, конечно же, не мотивируют возвращаться. А что же мотивирует?

По данным опроса «Исследование потребностей и приоритетов сотрудников и работодателей в отношении офисных пространств», проведенного в октябре-ноябре 2024 года в Москве и Санкт-Петербурге консультантами компании «Технологии Доверия» и O1 Properties, основная мотивация посещения офисов для большинства сотрудников заключается:

• в возможности общения с коллегами;

• в более эффективной рабочей атмосфере, помогающей сосредоточиться, а также быстро решать возникающие вопросы.

Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»

Права на изображение: Александр Михайлик, BootCamp Сбер

Именно поэтому 8 % опрошенных ценят инфраструктуру офиса: комфортное рабочее пространство, техническое оборудование и приятный интерьер. Также есть отдельный запрос на удобные зоны отдыха и питания.

Например, в HeadHunter на каждом этаже расположены разнообразные функциональные зоны. В них можно не только сосредоточенно поработать, но и попить свежезаваренный чай, покрутить педали велотренажера, уединиться в библиотеке. Или встретить клиентов во вдохновляющем пространстве, где они узнают много нового о компании, в которую пришли на встречу. Прилетевшие в командировку из других регионов могут остановиться в уютных апартаментах или воспользоваться капсулой сна.

Еще 54 % опрошенных сотрудников хотят, чтобы на рабочем месте была возможность раздельного сбора основных бытовых отходов – стекла, пластика и металла, батареек. 41 % поддерживают использование в офисе многоразовой посуды. 39 % отметили важность оснащения помещений энергоэффективными системами освещения и экономии воды. 27 % выступают за проведение донорских дней, а каждый пятый респондент готов участвовать в сборе средств на благотворительность[15].

В HeadHunter меньше, чем за четыре года реализовали более 30 экологических или социальных инициатив. Большинство из них предлагали сами сотрудники. Они собирают макулатуру, сдают батарейки на переработку и сокращают потребление пластика до минимума. Места раздельного сбора мусора стали отражением корпоративных ценностей и культуры. В офисе заменили кулеры с бутилированной водой и поставили пурифайеры – проточные кулеры с очищенной водой. На офисных кухнях постепенно поменяли пластиковую посуду на стеклянную и керамическую. Компания одна из первых организовала сбор «Добрых крышечек». Работники проводят благотворительные ярмарки, собирают вещи, которыми по каким-то причинам не пользуются, и передают их нуждающимся. Нужно ли говорить, что посещаемость офиса благодаря таким инициативам растет, а отношения между коллегами укрепляются?

Другие способы привлечения включают организацию обучения и менторинга. Например, В «Авито» есть этаж-конструктор, который превращается перед крупными мероприятиями в большой конференц-зал благодаря мобильным перегородкам. Он настолько популярен, что бронируют его аж на 2 месяца вперед. Ежедневно в этом конференц-зале проходят мероприятия, в том числе от внешних экспертов, на совершенно разные темы. Не только рабочие. Даже если нет необходимости, сотрудники приезжают в офис и в выходные дни, чтобы попасть на мероприятие и послушать конкретного эксперта.

Каждая подобная инициатива – магнит, привлекающий людей. Общие ценности помогают построить более близкие отношения с коллегами, сформировать лояльность и приверженность к компании. Все вместе это повышает вовлеченность сотрудников, создает положительный эмоциональный фон и комфорт.

Подводя итог, можно сказать, что, несмотря на популярность удаленного формата, сотрудники осознанно выбирают офис – но не для монотонной работы за компьютером, а для живой коммуникации и обмена идеями. Приезжая в офис, люди хотят обсуждать проекты лицом к лицу, участвовать в мозговых штурмах и неформально общаться с коллегами. Такие взаимодействия укрепляют командный дух и ускоряют принятие решений, способствуют сопричастности, лучшему пониманию задач и реальной оценке своего вклада в общее дело.

Права на изображение: Алексей Санин

Офис – больше не просто рабочее место. Это экосистема, которая должна отвечать ключевым потребностям сотрудников:

• профессиональным – удобная рабочая обстановка, доступ к оборудованию, инструментам и технологиям, полезным в работе, доступ к информации, возможность коллаборации, быстрого обсуждения и решения задач;

• социальным – непринужденное общение, формирование понимания и доверия;

• эмоциональным – атмосфера энтузиазма, вдохновения и комфорта, регулярная обратная связь.

Именно поэтому прогрессивные компании трансформируют офисы, превращая их в гибкие и многофункциональные пространства:

• добавляют зоны для совместной работы и творческих сессий;

• создают «точки притяжения» – кафе, lounge-зоны, места для отдыха;

• постоянно адаптируют планировку под меняющиеся процессы, рассматривая офис как живой организм.

Такие инвестиции оправданы: удобный офис мотивирует сотрудников к присутствию, повышает их вовлеченность и, как следствие, эффективность бизнеса. В этом и есть главный смысл рабочей среды – быть не просто оболочкой, а инструментом для роста.

Чтобы среда действительно работала на результат, важно понимать, из чего и как собрать ее осознанно, с учетом задач и комфорта людей. Начнем с фундамента – зонирования. Это та база, на которой держится все.