В этом разделе говорим о документах, которые понадобятся в творческой работе: о договоре, актах и счетах, досудебных претензиях и исковых заявлениях, лицензиях и авторском праве. Сначала психология – потом практика.
Примите неизбежное. У многих творцов аллергия на бумажки, и они ошибочно считают, что это из-за тонкой душевной организации. Нет, бумажки никто не любит: ни фрилансеры, ни предприниматели, ни даже юристы и бухгалтеры, хотя это вроде их работа. Но во взрослом мире этим надо заниматься. Примите неизбежное, выдохните и всё равно занимайтесь документами.
Не откладывайте работу с документами на последний момент: часто из-за спешки творцы подписывают договоры не глядя, а потом выясняется, что эти договоры их не защищают. Как только появился вопрос по документам – решите его сами или поручите кому-то компетентному.
Это ваш путь к большим контрактам. Работать без договора можно только с теми, кому вы готовы работу подарить. Получать деньги на карту могут только маленькие частные мастера с такими же небольшими частными заказчиками. Как только вам нужно взять, условно, больше 30 тысяч рублей, любой вменяемый заказчик поинтересуется договором и захочет получить какие-то подтверждения обязательств.
Исключение – если вы работаете в агентстве, которое занимается документами вместо вас. За эту услугу агентство делает наценку 100 % на гонорар, то есть клиент буквально платит за работу вдвое больше, чем вы получаете.
Предприниматель и самозанятый – будьте ими. В России очень легко стать индивидуальным предпринимателем и еще легче – самозанятым. Объем бюрократии по сравнению со многими другими странами просто смехотворный. Налоги платить легко. Куча банков и бухгалтерских компаний сами вас зарегистрируют и оформят все бумажки – только платите. Нет ни одной причины, почему вам не стоит зарегистрировать ИП прямо сегодня.
Если не хотите, можно сначала стать самозанятым. Но вы выгребете лимиты выручки очень быстро и всё равно придется переходить на ИП. На момент написания рукописи лимит выручки самозанятых – 2,4 млн рублей в год, но держим кулачки, чтобы в будущем он стал выше.
Работа с документами – тоже часть ценности. Вы выглядите компетентнее и надежнее в глазах заказчика, если у вас есть типовой договор и он хорошо составлен. Вы вдвойне надежны, если подписываете всё быстро при четком документообороте. Не нужно думать, что бумаги – какая-то параллельная реальность, которая вас не касается.
Это проще представить наоборот: если вы претендуете на гонорар в несколько сотен тысяч рублей, но у вас неряшливый договор или вы вообще избегаете его подписания, никто не будет к вам серьезно относиться. Работа без бумаг – удел кустарщиков.
Эту работу можно частично отдать – и это хорошая идея. Вот что можно порекомендовать:
«первичку» может обрабатывать бухгалтер или сервис – это выставление счетов, подписание актов выполненных работ и актов сверки;
договоры могут читать и составлять юристы, причем это даже лучше, чем если вы будете заниматься этим самостоятельно (об этом в главе про договоры);
чтобы подавать отчетность в налоговую службу, банк, скорее всего, выделит вам бесплатного бухгалтера, правда, не все они работают хорошо. Лучше подключить платную аутсорс-бухгалтерию с ответственностью за работу, прописанную в договоре.
Работа специалистов чего-то стоит, но эта стоимость перекладывается на вашего клиента. Чем крупнее клиент, тем менее он чувствителен к таким изменениям цены. Ну и стоит ваша бухгалтерия, условно, 30 тысяч в месяц, а зарабатываете вы 3 миллиона, например. Стоит того?
Правильная работа с документами – пропуск в высшую лигу. Представьте, что ваш профессиональный рост делится на такие этапы:
Любитель. Работает для друзей, без документов, на доверии. Проекты стоят до 10 тысяч рублей.
Начинающий. Подписывает типовой договор из интернета, получает деньги на карту физлица, не отчитывается и не платит налоги. Такому максимум будут готовы заплатить 100 тысяч рублей, и то под вопросом. Скорее 30 тысяч.
Профессионал. Стал ИП, оформляет договор, получает деньги на расчетный счет, подписывает акты – в общем, полный пакет. Проект в среднем стоит до 1 млн рублей, годовая выручка до 60 млн (там дальше уже НДС надо платить). Это данные на 2025 год, перепроверяйте.
Высшая лига. Имеет долю в ООО, его компания участвует в тендерах, есть собственный юридический департамент. Стоимость услуг начинается с 1 млн рублей и улетает в космос.
Иногда смотришь на логотип от известной дизайн-студии и не понимаешь, почему он стоит 15 миллионов рублей. «За что тут платить? Я такое сделаю за 15 тысяч». Да, сам логотип ты сделаешь. Но ты не сможешь выиграть тендер и пройти проверку службы безопасности. Не сможешь согласовать договор с юристами клиента. Содержание может быть тем же самым, но документальное сопровождение может сделать работу в сто раз ценнее, без иронии и преувеличения. А то и в тысячу.
Не избегайте документов. Наоборот, ныряйте в работу с ними. Любите документы, кайфуйте от документов, сделайте из них интересное для себя дело, хотя бы в первый раз – потом отдадите на аутсорс. Представьте, что документы – ваш путь к большим деньгам, высокооплачиваемым проектам и таким клиентам, о которых вы раньше могли только мечтать.
В этой части – об основных документах, которыми придется заниматься. Это для тех, кого пугают слова типа «Акт» или «УСН». Разберем, что они значат и почему бояться там нечего.
Пакет документов для оформления у нового клиента. Сделайте в каком-нибудь облаке папку, положите в нее скан свидетельства о присвоении ИНН, вордовский файл с реквизитами и свидетельство о регистрации ИП, самозанятости или компании. Если вы ИП на УСН, добавьте к списку письмо из налоговой о том, что вы имеете право применять эту форму налогообложения, – его часто просят при заключении договора. Иногда подходит скриншот с сайта nalog.ru.
Для справки:
ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика. Код, по которому вы числитесь в налоговой службе. Он есть у всех.
ИП – индивидуальный предприниматель. Статус, который позволяет физическому лицу заниматься предпринимательской деятельностью.
УСН – упрощенная система налогообложения. Льгота, которая позволяет вести минимальный учет и работать с налоговой по упрощенной схеме, а также не платить часть налогов.
Скан паспорта и СНИЛС в облаке не храните – небезопасно. Если потребуется – отправите напрямую (но, строго говоря, это тоже рискованно).
Со временем вас будут просить подкладывать в папочку выписки из реестра предпринимателей (ЕГРИП) и другие дополнительные справки. Например, у Ильяхова там лежат дипломы о высшем образовании. Также не лишено смысла собирать в отдельном месте благодарственные письма и рекомендации – пару раз за карьеру у вас их запросят.
Всю эту папку вы будете отправлять клиенту перед оформлением договора. Чем крупнее клиент, тем более замороченной будет процедура и тем больше документов потребуется. А у вас как минимум половина уже будет собрана.
Электронная подпись и сервис документооборота. Нужно сходить в налоговую и получить там квалифицированную электронную подпись. Это устройство похоже на USB-флешку: на нем хранится алгоритм, который позволяет официально подписывать документы от вашего имени. Вы получите ее за 15 минут. Или можно пойти не в налоговую, а в специальный удостоверяющий центр – в интернете об этом много написано.
Помимо подписи, подключитесь к сервису электронного документооборота. С ним вы сможете обмениваться юридически значимыми документами с заказчиками: подписывать и отправлять договоры, акты, счета и дополнительные соглашения. Это как если бы вы подписывали документы лично, но не вставая из-за компьютера. Всё, чем вы обмениваетесь в ЭДО, имеет такую же силу, как на бумаге, но процесс там занимает секунды, а не часы и дни. При этом дублировать на бумаге ничего не нужно. Так что подключите эту систему как можно раньше.
Сервисов ЭДО в России много: чтобы выбрать, спросите у своего первого контрагента, каким он пользуется. Подключение займет минут 5, плюс еще 15 на компьютер будут устанавливаться нужные программы.
На момент передачи рукописи основные сервисы ЭДО отлично работают на Windows и Mac OS. Если у вас компьютер на базе Linux, нужно уточнять.
Шаблон коммерческого предложения. Часто заказчики просят оформить предложение в виде документа, который они пойдут согласовывать внутри компании. Проще держать нужный шаблон под рукой – тогда вы сможете быстро всё в нем заполнить.
Коммерческое предложение – это тоже по сути шаблон для последующих документов: договора, техзадания и актов. Когда его согласуют, просто скопипастите из него все пункты в договор, а потом в счет и акт. Один раз всё продумали – остальные документы составляются легко.
Типовой договор. Если вы будете работать с крупными компаниями, у них будут свои типовые документы – их нужно внимательно читать: искать потенциально опасные условия. У частных лиц и малого бизнеса своих шаблонов не будет, они используют ваши.
Здорово, если у вас будет собственный типовой договор, который вы хорошо понимаете и все тонкости которого можете разъяснить клиенту. Можно составить сразу несколько вариантов на разные случаи: для предоплаты или постоплаты, комплексного проекта или только какой-то его части и каких угодно еще условий. Обычно в процессе работы у вас накапливаются эти версии документов, поэтому просто заведите привычку собирать шаблоны в отдельной папке.
Шаблон счета или сервис для его генерации. Чтобы вам платили юрлица, нужно выставлять им счет – это такой документ, где написано, за что и сколько вам нужно платить, на какие реквизиты перевести деньги и на каком основании. Его можно собрать вручную в «Ворде» или «Экселе», но чаще всего творцы берут его из сервиса облачной бухгалтерии. И вы тоже так делайте, не морочьте себе голову.
Шаблон акта. Когда вы окажете услуги, нужна будет бумажка – акт. Она подтвердит, что вы сделали работу. Подписанный акт – страховка на случай неоплаты. Если он не подписан, то деньги за работу клиент может потребовать назад. Это дело серьезное – подробнее в главе про обязательства.
Акт можно составлять вручную, но лучше использовать какие-нибудь сервисы. Некоторые программы онлайн-бухгалтерии позволяют сразу сформировать его вместе со счетом.
Все эти документы рано или поздно придется сделать, поэтому сильно не переживайте, если у вас их нет прямо сейчас. Просто морально готовьтесь. Всё получится.