Разработанная в послевоенной Японии и популяризированная компанией Toyota система 5S поможет эффективно организовать и рационализировать рабочее пространство. Главные ее принципы:

• Сортировка. Если попытка найти нужный стикер или файл каждый раз превращается в нескончаемую полосу препятствий, значит, пора приступить к уборке. Это касается и самого ноутбука: если фона рабочего стола не видно за россыпью иконок, следует уделить немного времени их сортировке. В идеале их должно быть не более дюжины, включая ярлыки к папкам, содержащим проекты в работе. Вдохновитесь примером Мари Кондо и задавайте себе один и тот же вопрос: «Мне это нужно?»

• Соблюдение порядка. Разложите все по полочкам, чтобы найти нужную вещь или нужный файл было легко и быстро. Используйте ящики рабочего стола наиболее рационально, держа в верхних все самое нужное и отправляя на хранение все то, чем вы практически не пользуетесь. Правильно именуйте папки и файлы, чтобы не пришлось часами блуждать по лабиринту, состоящему из бесчисленных «Папка 1» и «Папка 2». То же самое применимо и к запоминающим устройствам: старайтесь не захламлять USB-флешки ненужными файлами и храните их в специальном органайзере, чтобы их можно было легко найти.

• Содержание в чистоте. Поддерживайте рабочее пространство в чистоте, время от времени выполняя влажную уборку и отправляя в мусор все просроченные записочки. Файлы, которые вам больше не понадобятся, также следует удалять или отправлять в архив, чтобы они не путались под мышью.

• Стандартизация. Разработайте комплекс норм и правил, благодаря которым вам будет проще выполнять первые три правила этого списка. Это особенно важно для тех, кто работает в команде: если стандартизировать сортировку, соблюдение порядка и содержание рабочего пространства в чистоте, все члены команды будут на одной волне.

• Самосовершенствование. Последнее правило подразумевает вырабатывание самодисциплины, благодаря которой выполнение остальных задач со временем превратится из скучного и хлопотного дела в привычку.

Регулярные самоаудиты также воспитывают самодисциплину. Делать то, чего никто от вас не требует только потому, что это полезно для вас и вашего бизнеса, намного приятнее!

Если предложенная выше японская система кажется вам слишком уж трудоемкой, ограничьтесь регулярной «перезагрузкой» своего рабочего пространства. Убрав со стола все, включая ноутбук, ручки, яркие стикеры и ежедневник, протрите поверхность влажной салфеткой. Не забудьте протереть и сам ноутбук, ему от этого станет только лучше!

Следующий этап – оценка нужности каждого предмета на рабочем столе. Взгляните на вещи, которые вы убрали, и спросите себя, как часто вы ими пользуетесь. Все, что не требуется каждый день, можно убрать в ящики стола, так, чтобы эти вещи всегда были под рукой, но не перед глазами. Если вещь вообще не используется для работы, ее следует определить на хранение или вовсе выбросить. Ступив на путь истинный, не скатывайтесь обратно в захламление: старайтесь уделять десять-пятнадцать минут еженедельно наведению порядка на столе. Повторение – мать учения!

«Люди, которые не могут найти время для отдыха, рано или поздно будут обязаны найти время для болезни»

Если у вас есть привычка записывать идеи и дела на клочках бумаги, обзаведитесь меловой или маркерной доской. Выполнив задачу или использовав записанную идею, ее можно запросто стереть, да и выглядит доска намного опрятнее вороха торчащих отовсюду бумажек. Нелишним также будет навести порядок в почтовом ящике. Обзаведитесь папками «Срочно», «Ожидает ответа» и «Может подождать» и регулярно сортируйте полученные за день электронные письма, чтобы не потеряться в море срочной и не очень корреспонденции.