Попробуйте подобрать слово, которым можно назвать каждый из трех приведенных ниже объектов без утраты смысла[526]:

Орган Пленник Часть колокола[527]

Многие стараются сосредоточиться на предложенных словах и увидеть решение – и большинству не удается. Но если думать о чем-то отвлеченном, решение внезапно приходит (ответ в примечаниях). Почему так происходит?

Отчасти это связано с тем, насколько мы готовы позволить себе погрузиться в мечтательную задумчивость даже при нехватке времени. Большинству в этом состоянии кажется, что время остановилось или мы вообще выходим за его пределы. Творчество требует умения сочетать созерцательность и активную деятельность: важно одновременно и позволить времени остановиться, и следить за его движением. Когда люди размышляют о собственной жизни, они снова и снова задаются вопросом, удалось ли им оставить какой-то след, прежде всего в форме творческих достижений, которыми можно гордиться. В телесериале «Доктор Хаус» один из главных героев, Уилсон, умирает от рака: ему остается жить всего пять месяцев. Зная это, герой просит доктора Хауса, лучшего друга: «Мне нужно услышать, что моя жизнь не была напрасной»[528]. И мы понимаем, что ощущение осмысленности и ценности прожитой жизни связывается для него со способностью находить и внедрять творческие подходы к лечению и сохранять благодаря этому жизнь десяткам пациентов.

Способность успешно работать с самыми разными задачами и проблемами – не только решать логические задачи, но и находить выход из межличностных конфликтов, анализировать медицинские данные и предлагать лечение, играть в шахматы, разбирать сложные музыкальные партии – проявляется в схожей форме независимо от ситуации. Мы концентрируем внимание на основных аспектах задачи в соответствии с доступной информацией и собственной интерпретацией происходящего, потом рассматриваем и анализируем варианты и возможные сценарии решения – для этого задействуются префронтальная кора и передняя часть поясной извилины. Но это лишь подготовительная стадия, когда мы опираемся на имеющиеся знания о возникшей проблеме. Если задача оказывается сложной, знаний не хватает. На втором этапе важно расслабиться, отрешиться от проблемы и позволить нейронным цепям поработать самостоятельно. Нейроны правого полушария имеют удлиненные отростки и большее количество дендритных шипиков, в силу чего способны собрать больше информации с обширной площади коры, чем нейроны левого полушария. И хотя они не имеют такой точной настройки, у них больше взаимосвязей[529]. Когда мозг ищет решение, чаще всего задействуются клетки именно этих зон. Примерно за секунду до осознания вами новой важной мысли или варианта решения происходит всплеск гамма-волн[530], которые объединяют работу отдельных нейронных сетей, то есть фактически позволяют собрать воедино разрозненные мысли, которые до этого могли казаться совершенно не связанными с искомым решением. Чтобы реализовать все эти процессы, крайне важна фаза отдыха и расслабления. Вот почему светлые и неожиданные мысли часто приходят, когда мы встаем под приятный теплый душ[531]. А учителя и коучи советуют подопечным научиться расслабляться – именно по этой причине.

Если вы заняты креативной деятельностью, стремление научиться более эффективно организовывать свое время наверняка связано с желанием максимизировать творческий потенциал. Всем доводилось полностью растворяться в любимом деле, не обращая внимания на время, сроки и прочие обстоятельства и обязательства. Абрахам Маслоу в 1950-х назвал это пиковым переживанием, а несколько позже другой знаменитый психолог, Михай Чиксентмихайи, предложил свое ставшее знаменитым определение – состояние потока. В этот момент человек будто оказывается в совершенно ином статусе, которому присущи повышенная острота восприятия и ощущение общего благополучия и удовлетворения. Это состояние совершенно особое и с точки зрения нейрохимических и нейроанатомических процессов. Во многих случаях наблюдается активизация одних и тех же зон мозга, а именно префронтальной коры (зоны 44, 45 и 47) и базальных ганглиев. При этом два важных отдела мозга деактивируются: это часть префронтальной коры, отвечающая за самокритику, а также амигдала, центр страха[532]. Вот почему творческие люди часто признают, что ничего не опасаются, хотя прекрасно знают о совершенно новом риске в работе – а дело все в том, что две зоны мозга, которые в обычной ситуации не позволили бы им совершать подобные шаги, в этот момент гораздо менее активны.

Люди переживают состояние потока, занимаясь самыми разными вещами, от исследования крошечных клеток с помощью микроскопа до изучения объектов космического масштаба[533]. Джозеф Галл, занимающийся клеточной биологией, описывает пиковое переживание, в котором он оказывается, глядя в микроскоп; астрономы замечают схожее состояние, когда смотрят на звезды через телескоп. Это ощущение знакомо музыкантам, художникам, программистам, плиточникам, писателям, ученым, спикерам, хирургам и спортсменам-олимпийцам. Люди могут испытывать его, когда играют в шахматы, пишут стихи, покоряют горные вершины и танцуют на дискотеке. И почти всегда именно в этом состоянии мы показываем самые высокие результаты в том, чем заняты; гораздо выше, чем обычно.

В пиковом переживании внимание сосредоточивается на довольно узком поле, и вы полностью на нем фокусируетесь. Острота восприятия повышается и становится основой всех ваших действий. Вы уже не отделяете себя от того, чем в этот момент заняты, и ощущаете единение со всем миром. Ваши действия и чувства становятся едиными, и мысли концентрируются только на том, чем вы заняты в этот момент. Состояние потока особенное и с точки зрения психологии: вы больше не боитесь неудач или ошибок; точно знаете, что делать, причем даже не понимаете, что сами это делаете, – эго никак не участвует в процессе. Розан Кэш считает, что некоторые лучшие песни написала именно в таком состоянии: «Я даже не чувствовала, что сама их пишу: мне казалось, что песня уже существует где-то там, отдельно от меня, а я должна ее просто уловить и записать»[534]. Парфенон Хаксли, вокалист группы The Orchestra (реинкарнация британской группы ELO), вспоминает о концерте в Мехико: «Я открыл рот, чтобы запеть, – и был потрясен тем, сколько разнообразных звуков из меня полилось. Просто не верилось, что это был мой голос»[535].

Состояние потока может возникать на этапах планирования или активных действий, но чаще всего оно связывается с выполнением по-настоящему сложной работы, когда приходится, скажем, исполнять соло на тромбоне, писать эссе или стрелять по мишеням. Так как оно предполагает максимальную сосредоточенность, может показаться, что это состояние ограничивается одной из двух фаз – планированием или реализацией, – но в действительности именно оно и способствует плавному переходу между фазами. Обычно мы воспринимаем возникающие задачи по отдельности и вынуждены находиться либо в роли подчиненного, либо в роли босса, а здесь задачи разных типов сливаются воедино. А еще мы ни на что не отвлекаемся, причем все привычные и мешающие сосредоточиться факторы никуда не исчезают, но нам совсем неинтересно обращать на них внимание и прекращать приятную и страшно увлекательную работу. Еще одна особенность состояния потока – мы начинаем рассматривать результаты своей работы без самоедства, которое часто мешает в творчестве. Вне потока в голове то и дело звучит надоевший внутренний голос: «Ерунда какая-то выходит, это никуда не годится». А находясь в нем, мы слышим: «Все получится!»

Состояние потока возникает не просто в контексте любой привычной работы, а лишь когда мы полностью сосредотачиваемся на задаче, требующей предельной концентрации, подразумевающей ясные цели и быструю оценку промежуточных результатов, а также соответствующей уровню наших навыков. Вот этот последний пункт особенно важен: знания и навыки должны соответствовать сложности задачи. Если она слишком легкая, не приходится напрягаться и быстро становится скучно, и тогда вы отвлекаетесь, а мозг возвращается в привычное состояние. Если же цель слишком сложна, вы расстраиваетесь и нервничаете, в силу чего также отвлекаетесь. А вот когда задача вам по плечу и соответствует навыкам и уровню знаний, есть шанс оказаться в потоке. Гарантий, конечно, никаких, но если это условие не выполнено, то есть если уровень сложности работы вам не подходит, никакого пика точно не ждите.

На приведенном ниже графике уровень сложности задачи отображен на оси Y, и мы видим, что при избыточной сложности растет тревожность, а при недостаточно высоком уровне становится скучно. В центре находится зона, где возможно попадание в поток. Она имеет форму воронки и связана с вашим текущим уровнем навыков, который отображается на оси Х. Чем выше уровень мастерства, тем больше шансы наступления пикового переживания. Если уровень невелик, окно возможностей слишком маленькое; при высоком уровне развития навыков шансов на достижение состояния потока существенно больше. Дело в том, что в нем мы перестаем отвлекаться на происходящее и полностью сливаемся с делом за счет единства мыслей, действий и результатов. Чем выше уровень развития навыков, тем проще выполнять работу почти на автомате, бессознательно, то есть легче отключить сознание и эго – главные препятствия для возникновения желаемого ощущения. В этом состоянии чаще оказываются либо настоящие эксперты в своем деле, либо те, кто как минимум вложил уже немало сил и времени в свое развитие.

Состояние потока характеризуется высочайшим уровнем вовлеченности в работу. Словно мы находим и используем информацию практически без усилий: все нужные факты оказываются прямо под рукой, причем даже давно забытые или те, которых мы вроде бы не знали; проявляются навыки, которых мы словно и не имели. Когда не нужно контролировать себя и заставлять концентрироваться, мы высвобождаем ресурсы мозга, направляющиеся на выполнение задачи. И тут происходит нечто любопытное: в пиковом переживании не приходится заставлять себя работать и не отвлекаться, поэтому пребывание в нем, на вершине творческого азарта, требует меньших затрат энергии, чем понадобилось бы на уход от работы. Вот почему именно в состоянии потока мы демонстрируем максимальную эффективность.

Состояние пика имеет особенности и на уровне химических процессов, в которых участвуют не до конца изученные нейрохимические элементы. Представляется, что для достижения и поддержания этого требуется баланс между дофамином и норадреналином, вырабатывающимися в зоне мозга под названием «полосатое тело» (участвует в переключении внимания)[536]; серотонином (необходим для свободного доступа к ассоциациям на уровне потока сознания[537]) и адреналином (помогает сфокусироваться и сохранять необходимый уровень энергии). Важно, чтобы при этом снижалась активность ГАМК-нейронов, чувствительных к гамма-аминомасляной кислоте, которые в обычных обстоятельствах подавляют импульсные порывы и помогают нам контролировать себя: тогда в пиковом переживании мы не проявляем к себе излишней требовательности и не подавляем поиск новых идей. Активность некоторых процессов, связанных с поддержанием гомеостаза, особенно сексуального влечения, голода и жажды, также должна гаситься, чтобы эти естественные порывы нас не отвлекали. Находясь в потоке, мы можем достигать вершинных моментов, когда вообще теряется связь с внешней средой. Чиксентмихайи рассказывает о случае, когда во время операции в больнице обвалилась крыша, а хирург заметил это, только завершив работу.

Пиковое состояние наступает, когда мы перестаем думать о том, чем заняты: мозг переходит в особый режим, позволяющий действовать почти автоматически, без осознанного контроля над собственным поведением. Вот почему без опыта и активной практики потока не достичь. Музыканты, хорошо выучившие гаммы, могут играть их почти не задумываясь, благодаря лишь мышечной памяти. Многие признают, будто пальцы «знают, что делать», и контролировать их практически не требуется. Баскетболисты, пилоты, программисты, гимнасты и прочие профессионалы, обладающие развитыми навыками и богатым опытом, рассказывают о схожих ощущениях: им удается достичь такого уровня мастерства, при котором практически не требуется думать о выполняемой работе.

Когда мы учимся кататься на велосипеде, приходится концентрироваться на трех важных вещах: сохранять равновесие, крутить педали и рулить. Почти каждому случается несколько раз упасть или хотя бы неловко остановиться, так как поначалу выполнять эти три задачи одновременно довольно сложно. Но с опытом получается просто сесть на велосипед и поехать, и внимание фокусируется уже не на педалях и руле, а на приятных видах. А если вы возьметесь учить кого-нибудь, вы тут же заметите, что существенную часть знаний об управлении довольно сложно осознать и передать словами. Нейронные цепочки стали в известном смысле автономными и позволяют выполнять требуемые движения почти не задумываясь: им не нужны приказы центральной нервной системы, то есть префронтальной коры. Мы просто жмем на кнопку «старт» где-то в мозге – и тело реализует всю последовательность действий, позволяющих ехать. Примерно тот же уровень автоматизма мы демонстрируем, когда завязываем шнурки, ведем машину и даже решаем сложное уравнение.

У каждого в мозге есть подобные программы. Начиная вдруг задумываться над собственными действиями, мы вмешиваемся в налаженный процесс, в силу чего теряется автоматизм, и работать на прежнем уровне эффективности уже не удается. Самый простой способ заставить человека упасть с велосипеда – попросить описать всю последовательность выполняемых действий. Джон Макинрой, один из величайших теннисистов нашего времени, использовал эту хитрость на корте: скажем, когда соперник начинал играть особенно хорошо слева, закрытой ракеткой, Макинрой отмечал и хвалил его игру. Он прекрасно понимал, что соперник обязательно задумается над тем, что именно делает, и не сможет продолжать почти автоматическое выполнение ударов с прежней точностью[538].

Состояние потока – это не всегда хорошо: оно может мешать, мы даже оказываемся в зависимости от него. Способные творить в пиковом переживании люди нередко выпадают из социальной среды и как будто закрываются в собственном коконе, что не может не мешать общению. Джаннетт Уоллс, героиня фильма «Стеклянный замок», рассказывала, как ее мать-художница погружалась в работу и не обращала внимания на то, что дети голодны. Однажды трехлетняя Джаннетт случайно подожгла себя, когда стояла на стуле перед плитой, пытаясь сварить сосиски. И даже когда девочка вернулась домой после шести недель в больнице, мать не потрудилась выйти из потока и накормить дочь.

Творческие люди часто строят свою жизнь так, чтобы как можно чаще оказываться в этом состоянии и оставаться в нем как можно дольше. Певец и автор песен Нил Янг прекрасно описал свой подход: где бы он ни был и чем бы ни занимался, если ему приходит идея для новой песни, он тут же «отключается», прекращает все дела и полностью уходит в работу над песней. Ему случалось останавливаться на обочине и подолгу сидеть в машине, внезапно вставать из-за стола и прерывать ужин и делать массу других странных и невежливых вещей – лишь бы не потерять связь с музой. Репутация «чокнутого» и непунктуального – плата за возможность творить[539].

Тогда получается, что в некотором смысле творчество и осознанность практически несовместимы. Если вы хотите с головой погрузиться в процесс, вряд ли удастся сохранять полное присутствие в текущем моменте. Можно, конечно, возразить, что Нил – никакой не чокнутый, он совершенно осознанно относится к своему творчеству и отдает ему все силы. Другими словами, демонстрирует вполне осознанное поведение. Просто у него свои приоритеты, и он концентрирует внимание и энергию на том, что считает наиболее важным.

Подобную отрешенность от мира ради стимулирования творческого процесса практикует и Стиви Уандер: когда в его душе начинается буря эмоций – из-за каких-то трагических событий или если удается побыть с любимыми людьми, – он позволяет этим эмоциям созреть, старается сохранить состояние и не позволяет себе ни на что отвлекаться, даже если ради этого приходится пропустить важное мероприятие[540]. Если получается написать песню об этих переживаниях, прекрасно; если нет, Стиви находит время позже, чтобы снова погрузиться в то же переживание и все же создать песню. (Кстати, давно известно, что Стиви Уандер никогда ничего не успевает в срок.)

Стинг научился организовывать время так, чтобы иметь возможность полностью погружаться в творчество. Во время концертных туров его время строго расписано, и благодаря помощи команды он получает максимальную свободу[541]. Ему не нужно думать ни о чем, кроме музыки: куда ехать, что делать, где поесть – все спланировано кем-то. И каждый день у него есть минимум четыре часа личного времени, на которые никто никогда не посягает. Все понимают, что отвлекать его в такие моменты нельзя. А он знает, что в эти часы самое главное – творчество или упражнения для стимулирования креативных способностей. В это время Стинг занимается йогой и духовными практиками, пишет песни, читает или музицирует. Невероятная самодисциплина, способность фокусироваться на важном, а также возможность не отвлекаться на ерунду позволяют музыканту с легкостью погружаться в процесс. А еще он придумал интересный подход, позволяющий легче переносить бесконечные поездки и оставаться на творческой волне. С помощью дизайнера певец подобрал занавески, подушки, ковры и другие элементы декора, похожие на те, что окружают его дома. И с тех пор в поездках помощники легко создают для Стинга рабочее пространство с помощью алюминиевых реек и занавесей, и выглядит оно всегда одинаково, в какой бы город ни приехала команда. Артист оказывается в комфортном и знакомом интерьере независимо от перемен вокруг; мозг успокаивается и может не отвлекаться на внешние факторы. В основе этого подхода лежат фундаментальные принципы нейробиологии: как мы уже говорили, мозг – это гигантский датчик перемен. Большинство из нас легко отвлекается на все новое в силу того, что префронтальная кора мозга активно отзывается на изменения. Но мы можем себе помочь, организовав окружающее пространство и собственное расписание так, чтобы стимулировать творческий подъем и не распыляться по пустякам. Пока органы чувств не заняты обработкой информации о новых звуках, цветах и особенностях пространства – хотя бы в те четыре часа личного времени, – Стинг может позволить мозгу расслабиться и быстрее перейти в состояние потока.

Есть старая поговорка: если хотите, чтобы дело точно было сделано, поручите его занятому человеку. Звучит парадоксально, но именно тем, кто вечно занят, удается выстроить систему повышения личной эффективности. В этой части книги мы говорим о разных видах подобных систем. Даже неисправимым любителям откладывать все на потом полезно иметь как можно больше важных задач: так они чаще смогут заниматься более привлекательными делами и в итоге добиваться результатов в рамках максимального числа проектов. Приверженцы прокрастинации редко бездельничают[542]. Роберт Бенчли, журналист Vanity Fair и New Yorker, рассказывал, что в последний момент перед сдачей очередной статьи он умудрился параллельно собрать книжную полку и изучить массу научных работ[543].

Способность эффективно управлять временем в значительной мере связана с умением избегать всего, что отвлекает и не дает работать. Как ни обидно, мы нередко страдаем именно из-за того, к чему стремимся: рыба попадается на крючок, так как хочет съесть приманку, а мышь жаждет сыра и оказывается в мышеловке[544]. Но безрассудное поведение животных хотя бы объясняется тем, что им нужна еда. Для человека же это чаще всего не так: соблазны, которые отвлекают нас от дела, никак не связаны с жизненно важными потребностями. Это просто прихоть. В конце концов, для нас азартные игры, алкоголь, чтение почты или новостей в социальных сетях не необходимость. Но заметить, что увлечение вышло из-под контроля, крайне непросто.

Все не дающее сосредоточиться надолго, чтобы выполнить работу, нужно рассматривать как препятствие на пути к успеху. Центры мозга, реагирующие на новизну и изменения, стимулируют выработку веществ, вызывающих ощущение вознаграждения, даже если вы одолели пустяковое дело. Зависимость от социальных сетей (Facebook, Twitter, Vine, Instagram, Snapchat, Tumblr, Pinterest), электронной почты, мессенджеров и прочих новомодных штучек основывается на регулярной выработке определенных веществ центром удовольствия мозга, так как мы вроде заняты важным делом, и от этого возникает настоящая физиологическая зависимость. Надо помнить, что мы получим гораздо более серьезное чувство удовлетворения, завершив проект, для которого потребовалось сконцентрироваться и приложить усилия. Вряд ли кто-нибудь найдет повод для гордости в том, что смог вместо настоящей работы отправить тысячу сообщений или несколько сотен раз проверил новости в социальной сети.

Чтобы успешно игнорировать то, что мешает, нужно научиться себя обманывать, то есть создавать систему, помогающую сфокусироваться на работе. Приходится иметь дело и с внешними отвлекающими факторами, которыми соблазняет окружающий мир, и с внутренними, возникающими в режиме мечтательной задумчивости.

В отношении внешних факторов вполне годятся описанные выше стратегии. Выделите определенные часы в течение дня, когда сможете отключить телефон, электронную почту и браузер. Найдите место, где получится полностью сфокусироваться на работе. Возьмите за правило не реагировать на сообщения, которые приходят в это время. Приучите себя к мысли, что текущая работа в эти часы и есть самое важное, а все остальное подождет. Помните пример из жизни Джимми Картера во время его президентской кампании: задачу по управлению графиком и поездками он возложил на помощников. Именно они оценивали, причем в реальном времени, стоит ли их боссу продолжить начатый разговор или важнее прерваться, чтобы пообщаться с кем-то другим, кто уже приехал и ждет, а также где ему в настоящий момент выгоднее быть с точки зрения основной цели. Это позволило Картеру перестать беспокоиться о времени и расписании, жить исключительно текущим моментом и на все сто процентов фокусироваться на собеседнике. Примерно так же помощники руководителей компаний составляют расписание работы для своих начальников, благодаря чему те знают, что в каждый момент времени заняты самым важным и нужным из всех возможных дел. Боссу не нужно беспокоиться, что какие-то проекты или дела будут выпущены из виду или забыты, потому что помощник все записывает и обо всем вовремя напоминает. Подобный вывод можно сделать и из описанной выше ситуации об опыте строительной бригады: если планированием и контролем занимается один, а выполнением работы другой, то деятельность получается более эффективной, а результат оказывается выше.

Тем, у кого нет пока ассистентов, приходится полагаться на собственную сообразительность и эффективность работы префронтальной коры мозга[545].

Самый эффективный метод преодоления внутренних отвлекающих факторов – умение освобождать мозг от ненужной информации, о котором я говорил в главе 2. Если перед вами сложная задача, то для эффективной работы нужно не меньше пятидесяти минут, так как мозгу нужно настроиться на работу, чтобы действовать с максимальной концентрацией. Наиболее эффективный способ управления временем – записывать все, что попадает или должно попасть в зону внимания. Важно не перегружать мозг проектами и делами, но при этом не упускать никаких ценных идей[546], для чего и нужно перекладывать нагрузку с фронтальной доли на внешние ресурсы. А когда будет время, можно оценить список с позиции наблюдателя.

Не менее важно делать перерывы. Эксперты советуют хотя бы раз в полтора часа (запланированно) вставать с рабочего места и давать себе короткую физическую нагрузку. Думаю, что даже самые упорные любители лежания на диване знают, что это полезно. Мы, конечно, можем пытаться убедить себя, будто и без нагрузки обходимся, что брюки и так застегиваются (или почти) и вообще вокруг ЗОЖ слишком много шумихи. Однако статистика и данные эпидемиологических исследований убедительно показывают, что физическая активность напрямую способствует предотвращению некоторых хронических заболеваний и смерти в раннем возрасте[547], а также повышает способность иммунной системы сопротивляться некоторым типам рака[548]. Лет двадцать назад врачи рекомендовали всем подряд довольно серьезные спортивные нагрузки, которые мало кто старше сорока пяти был готов даже пробовать, а сейчас считается, что и умеренное напряжение, скажем, получасовая прогулка, дает заметный эффект. У более пожилых людей (от 55 до 80), которые пять раз в неделю ходили по 45 минут, наблюдается существенное увеличение размера гиппокампа и улучшение памяти[549]. Доказано, что физическая нагрузка предотвращает возрастной спад когнитивных способностей за счет улучшения кровообращения мозга, что способствует увеличению размера префронтальной коры[550] и более хорошей памяти, стимулирует критическое мышление[551] и в целом повышает способность контролировать действия[552].

Когда близится срок сдачи большого и важного проекта, на который мы потратили много дней, а то и недель, многие совершают одну и ту же ошибку: откладывают прочие задачи и полностью посвящают себя исключительно этому проекту, как будто и правда на счету каждая минута. Но в результате многие мелкие дела оказываются несделанными, то есть вскоре мы гарантированно получим новые проблемы. Вы, конечно, понимаете, что и мелочевкой нужно заняться, об этом и внутренний голос напоминает, да и список дел вы наверняка составили – а потому приходится предпринимать серьезные усилия, чтобы этот поток мелких задач временно не замечать. Мозг пытается достучаться до вашего сознания и напомнить об отложенных делах, и вы тратите гораздо больше сил, чтобы не заниматься ими, чем потребовалось бы на то, чтобы все их переделать. В качестве решения я предлагаю «правило пяти минут»: если задачу можно снять минут за пять или быстрее, делайте это прямо сейчас. Если в вашем списке уже двадцать проблем и на решение каждой нужно не больше пяти минут, а свободного времени всего полчаса, выделите наиболее приоритетные, а остальные либо обязательно сделайте завтра, либо делегируйте. Суть в том, чтобы как можно быстрее расправляться с короткими несложными нуждами и не копить их. Можно попробовать и другой подход: выделить один день в неделю, чтобы заниматься именно такими делами, будь то быстрая уборка, неприятные телефонные звонки или работа с письмами, требующими короткого ответа. Может показаться, будто такой подход идет вразрез со всем, что мы обсуждали до сих пор. Однако суть моего совета не в том, чтобы отвлекаться на несущественные дела: я предлагаю выделить время на них и больше не отвлекаться во время работы над более важным и сложным проектом.

Многие успешные люди неплохо умеют субъективно определять стоимость времени для себя. Совершенно не обязательно, что так же их время оценит и рынок или что важность их работы определяется исходя из этой оценки, хотя размер зарплаты или гонорара можно принять в расчет. Но сейчас речь об определении ценности времени для самих людей. Решая, к примеру, взяться за пылесос и вычистить ковры или кого-нибудь пригласить для этой работы, можно прикинуть, как еще потратить время, необходимое для уборки. Если редко выдается выходной и вы предпочли бы использовать его на велосипедную прогулку или вечеринку с друзьями, стоит подумать, не лучше ли заплатить кому-нибудь, кто пропылесосит ковры за вас. Если вы – консультант или юрист и получаете 300 долларов в час, а то и больше, может иметь смысл купить членскую карту за 100 долларов, которая дает возможность проходить регистрацию и досмотр в аэропорту вне очереди.

Когда вы оцените стоимость собственного времени, будет проще принимать решения, так как не придется взвешивать каждую новую ситуацию. Просто следуйте собственному правилу: «Если я могу потратить ХХ долларов и сэкономить час времени, я это сделаю». Конечно, это применимо лишь к тем делам, которые не доставляют вам особого удовольствия. Если вы обожаете пылесосить ковры или стоять в очереди аэропорта, все эти расчеты не имеют никакого смысла. Но для задач или мелких дел, не вызывающих восторга, вполне разумно применять это правило.

В контексте анализа стоимости и ценности вашего часа важно и еще одно соображение: на принятие решения не нужно тратить больше времени, чем стоит само решение. Представим, что вы пришли в магазин и нашли там рубашку, которая вам очень понравилась, и стоит она ровно столько, сколько вы решили потратить. Продавец показывает другую рубашку, которая вам тоже нравится. В этой ситуации вы готовы потратить некоторое время, чтобы выбрать одну из двух, так как ограничены в средствах. А если продавец предложит купить обе, доплатив за вторую всего пять долларов, вы наверняка используете это предложение, ведь разница в цене одной и обеих, в сущности, ничтожна, и не стоит тратить времени на раздумья.

Дэвид Лэйвин, президент международного агентства, занимающегося организацией выступлений, рассказывает: «Однажды коллега взялся меня критиковать за то, что я принял решение, не имея полной информации. Но чтобы в той ситуации собрать все сведения, мне понадобилось бы не меньше часа, а вопрос, о котором шла речь, был не очень существенным и стоил минут десять моего времени, не больше»[553].

Для эффективного управления временем важно научиться использовать напоминания, то есть предвидеть собственные потребности и возможные проблемы и готовиться к их наступлению. Линда (мы говорили о ней в главе 3), помощник президента компании из списка Fortune 100 с годовым оборотом 20 миллиардов долларов[554], рассказала о своем подходе к организации работы руководства компании, а также к управлению расписанием своего начальника и перечнем его задач[555]. Замечу, что Линда – одна из наиболее эффективных из всех моих знакомых.

«Я часто использую напоминания», – рассказывает Линда, имея в виду разнообразные способы оповестить себя о будущих делах или обязательствах. Это может быть и папка с документами, и напоминание в электронном календаре. «Для организации и ведения расписания начальника я использую календарь. Да и собственные дела записываю там. Так что утром, открыв его, вижу, что сегодня нужно сделать, а также что у нас запланировано, но требует подготовки уже сегодня. Если появляется новый проект, я стараюсь выяснить, сколько времени может понадобиться моему руководителю на его выполнение и какой поставлен срок.

Скажем, он думает, что на активную работу понадобится недели две, а результат нужен через месяц. Тогда я включаю напоминание за три недели до назначенного срока, то есть за неделю до начала необходимого двухнедельного периода, чтобы он мог заранее начать обдумывать проект и был готов вовремя приступить к работе. Еще я ставлю напоминание на тот день, когда он точно должен взяться за проект, а также на каждый день, в течение которых он должен трудиться.

Конечно, многие проекты предполагают участие других людей; нередко доля работы выполняется кем-то из подчиненных. Тогда я выясняю, кто и что должен сделать и к какому сроку нужны промежуточные результаты, чтобы мой руководитель успел выполнить свою часть. Я ставлю в свой календарь напоминания, чтобы своевременно собрать нужную информацию у коллег».

Эта система будет эффективной, если все без исключения дела, а не только важные, попадают в календарь: если какие-то часы остаются незаполненными, то и вы, и кто угодно, имеющий доступ к вашему графику, станете считать, что это время свободно. Если заполнять календарь лишь частично, оставляя некоторые дела просто в голове, обязательно начнутся накладки, и на некоторые временные промежутки будет планироваться сразу несколько встреч или мероприятий. Так что лучше всего все дела, мысли и напоминания как можно быстрее вносить в расписание. А еще можно планировать время с помощью бумажных карточек и хотя бы пару раз в день фиксировать их в графике.

Линда говорит, что обязательно распечатывает все планы – на случай, если компьютер перестанет работать. При этом она ведет несколько версий календаря: одну видит начальник; другая только для нее; в третьей отражаются напоминания, на которые шефу отвлекаться не стоит. Она также собирает отдельный график по личным проектам, не связанным с этой работой, и для людей, с которыми ее босс взаимодействует чаще всего.

С помощью календаря Линда составляет перечень шагов перед важной встречей или мероприятием и отслеживает их выполнение: «Если запланировано посещение врача и нужно, скажем, заранее сдать анализы, я узнаю, как долго они делаются, и организую их задолго до встречи с врачом. Если необходимо получить какие-то документы, стараюсь разобраться, сколько времени потребуется на работу с ними, и резервирую его». В наши дни календари на компьютере легко синхронизируются с аналогичными приложениями на смартфонах (Android, iPhone, Blackberry), поэтому все необходимые напоминания могут появляться и на экране телефона.

В календарь попадают и особые даты; при необходимости можно настроить дополнительные напоминания за несколько дней до важного события. «Я ставлю в расписание все дни рождения, – рассказывает Линда, – и напоминания за неделю или две, чтобы успеть купить подарок или отправить поздравление. В графике отражаются и прочие мероприятия, для которых нужен подарок, и тоже с напоминанием за пару недель».

Конечно, существуют задачи, на которые вы не против потратить время, но не прямо сейчас. Так как сохранить информацию о задаче теперь несложно, то и организовать работу в удобное время тоже проще. Существуют программы, позволяющие создать письмо или текстовое сообщение и отправить их позже, – это, по сути, то же напоминание: вы пишете послание и откладываете его до той даты, когда календарь напомнит о необходимости предпринять какие-то шаги или начать работу над проектом. Приложения типа Asana, помогающие организовать работу, имеют такой функционал, а также позволяют отметить коллегу или друга, участвующего в работе. Программа автоматически рассылает отмеченным людям письма с напоминанием, что и когда сделать.

Эксперт в области когнитивной психологии Стивен Косслин считает: если вы не транжира, то есть умеете жить по средствам, можно не тратить время на анализ расходов по чековой книжке или счетам. Банки теперь практически не допускают ошибок, и в любом случае величина возможного промаха, скорее всего, оказывается ничтожно малой в сравнении со стоимостью времени, которое вы тратите на проверку. Он советует лишь бегло просматривать регулярные выписки, чтобы исключить неожиданные и не авторизованные вами расходы. А если установить автоматическую защиту от овердрафта, то волноваться будет вообще не о чем. К тому же можно настроить автоматические платежи по всем регулярным расходам: выплата долга по кредитной карте, оплата мобильного телефона, ипотеки или счетов за электричество – и вы сэкономите несколько часов в месяц.