Мозг находит уникальные подходы к организации сведений, которые годятся и для людей, и для живых существ в целом. Но в эпоху избытка информации и постоянной необходимости принимать решения мы стали остро нуждаться в системах, находящихся вне мозга и помогающих ему справляться с нагрузкой. Категоризация дает возможность переложить часть работы с мозга на внешнюю среду. Скажем, если у нас есть ящик, где мы храним все, что понадобится для выпечки, не приходится запоминать, где скалка, ножи для печенья, сито и прочие довольно разнородные объекты: достаточно помнить, что все это относится к выпечке, и мы уже сложили все предметы из этой категории в третьем ящике, под кофемашиной. Если мы планируем две вечеринки по случаю дня рождения, в офисе и дома, то категории типа «мои коллеги» и «друзья» в электронной почте или приложении для смартфона с контактами помогают быстро решить, кого куда приглашать.

Календари, смартфоны, адресные книги – все это, по сути, внешние дополнения к мозгу, организованные на бумаге или в виде нулей и единиц и хранящие массу информации, которую теперь не нужно держать в голове. В прежние времена такими внешними дополнениями к мозгу были книги: в них хранились накопленные за столетия знания, к которым можно было при необходимости обратиться. Думаю, в наши дни они играют ту же роль.

Люди, достигшие успехов в профессии, и особенно те, кому это удалось благодаря творческим способностям и эффективности, вовсю используют и системы удержания внимания, и внешние ресурсы для запоминания важных вещей, позволяющие разгрузить мозг. И на удивление многие, даже из технологической сферы, используют подчеркнуто нетехнологичные решения. Конечно, можно встроить в ключи микрочип и, потеряв, быстро находить их с помощью телефона и специального приложения, а перед поездками создавать электронные списки нужных вещей, чтобы ничего не забыть. Но многие занятые и эффективные люди говорят, что есть что-то особо притягательное в использовании традиционных и даже старомодных физических носителей, помогающих в решении самых разных задач, от составления списков покупок до записи идей по крупным проектам.

Работая над книгой, я с удивлением узнал, что многие из этих людей действительно держат при себе блокнот и карандаш[132] и записывают все важное, причем они убеждены, что это и более эффективный, и более приятный вариант, чем любые электронные устройства. Пожалуй, это стало для меня самым большим открытием в ходе работы над книгой. В автобиографии Lean In Шерил Сандберг[133] рассказывает, что носит с собой блокнот и карандаш и ведет списки важных дел, и признаётся, что в компании Facebook, где она трудится операционным директором, некоторые смотрят на нее так, как если бы она «брала с собой каменную табличку и стамеску»[134]. Но и она, и многие другие успешные люди придерживаются такой вроде бы старомодной технологии. В этом определенно что-то есть.

Представьте, что с вами всегда карточки для записи размером примерно 7×12 см. Как только возникает идея по одному из ваших проектов, вы тотчас ее записываете. Если нужно не забыть что-то сделать, фиксируете на отдельную карточку. Сидите в автобусе и внезапно вспоминаете, что должны кому-то позвонить или что-то купить, – и это тоже помечаете. Вы придумали, как помочь сестре разобраться с семейными проблемами, и обязательно это записываете. Всякий раз, когда во время работы вам приходит какая-то посторонняя мысль, вы тут же ею заполняете карточку, причем отдельную. Дэвид Аллен, эксперт в области личной продуктивности и автор нескольких книг, включая «Как привести дела в порядок»[135], пишет, что, используя таким образом карточки, мы «освобождаем голову».

Важно не забывать, что состояния расслабленной задумчивости и активной сфокусированной деятельности противоположны: как будто ангел и дьявол стоят за плечами человека и пытаются склонить его на свою сторону. Когда вы работаете над проектом, дьявол (задумчивость) пытается увести ваши мысли к отвлеченным вещам. Влияние нейронной сети пассивного режима настолько сильно, что эти посторонние мысли могут крутиться у вас в голове сколь угодно долго, пока вы не разберетесь с ними. Если взять за правило сразу их записывать, это поможет освободить мозг, чтобы удалось сфокусироваться на важном. Аллен пишет: «Разум станет напоминать о тысячах разных вещей, на которые вы никак не можете повлиять, и размышление о них совсем не приближает к желаемому результату».

Он отмечает также, что, когда составил список всех мыслей и идей, которые крутятся в голове, почувствовал себя гораздо свободнее и смог сосредоточиться на своих обязанностях. Этот эффект основывается на законах работы мозга. Когда мы думаем о чем-то важном, особенно если это важные дела, о которых никак нельзя забыть, мозг повторяет одни и те же мысли, гоняет по кругу: формируется нейронная сеть, в которую входят и лобная доля, расположенная прямо за глазными яблоками, и гиппокамп в центре мозга; эту цепь нейробиологи называют петлей повторений. Мозг научился формировать такие петли давным-давно, когда не было еще ни бумаги и карандашей, ни смартфонов, ни других приспособлений, которые могут брать на себя функции человеческой памяти: многие десятки тысяч лет людям приходилось обходиться лишь возможностями мозга, который со временем научился довольно неплохо все запоминать. Проблема в том, что он слишком усердно подходит к этой задаче, заставляя нас думать об одном и том же, пока мысль не будет реализована или не потеряет актуальности. А вот если эти важные мысли и дела записать, мы получаем возможность больше не думать о них, высвободить нейронные ресурсы и занять их чем-то другим. «Если я вынужден помнить о каком-то важном деле[136], – пишет Аллен, – в моем мозге все время крутится мысль о нем, в силу чего повышается уровень стресса, а продуктивность падает»[137].

Записывая существенные мысли и планы, мы высвобождаем умственную энергию, которая иначе затрачивается на переживания о том, что мы забудем нечто важное. На биологическом уровне это объясняется тем, что мы начинаем метаться между состояниями задумчивости и активной деятельности, и в этой схватке побеждает, как правило, первое. Иногда даже кажется, что у мозга есть собственный разум. Мастера дзена сказали бы: когда у вас в голове постоянно крутятся назойливые мысли о том, что важно не забыть, они отвлекают от настоящего и тянут куда-то в будущее, то есть вы теряете возможность полностью погрузиться в текущий момент и насладиться им. Дэвид Аллен отмечает, что многие из его клиентов в рабочее время без конца думают о том, что нужно сделать дома, а дома размышляют о работе. И получается, что они никогда полностью не присутствуют там, где находятся физически.

«Мозг должен регулярно вовлекаться во все ваши дела и задачи, – пишет Аллен. – Вам важно быть уверенными[138]: вы делаете именно то, что должны, и нет ничего страшного в том, чтобы не делать того, что вы делать не должны. Если мозг чем-то занят, значит, он не свободен. Любые дела, которые вы пока не закончили, нужно фиксировать в каких-то надежных внешних системах, не перегружая ими мозг…» И одна из таких надежных внешних систем – просто бумага и карандаш.

Чтобы система из карточек 7×12 действительно была надежной и работала с максимальной эффективностью, важно каждую новую мысль записывать на отдельном листке: так проще находить нужные и выбрасывать неактуальные. Записывая любую мысль на отдельной карточке, вы можете работать с ними вне связи с остальными; вытаскивать нужные из пачки, не перемещая при этом никакие другие; объединять карточки со схожими идеями. Со временем ваше понимание того, что именно считать схожим, может становиться иным, и эта система в силу достаточной гибкости позволяет менять группировку.

Роберт Пёрсиг вдохновил целое поколение на философские размышления – и организацию мыслей – своей книгой «Дзен и искусство ухода за мотоциклом»[139], опубликованной в 1974 году. Позже у него вышла и другая книга, не получившая такой известности, хотя и номинированная на Пулитцеровскую премию, – «Лайла. Исследование морали»[140]: в ней Пёрсиг пытается предложить способ размышления о метафорах. Федр, главный герой и альтер-эго автора, организует свои философские размышления именно с помощью карточек. Он говорит, что листки небольшого размера гораздо удобнее, чем стандартные, так как их проще просматривать; они даже в нагрудный карман рубашки умещаются, а благодаря одинаковому размеру их просто перекладывать и группировать. (Лейбниц, как известно, жаловался, что все листки и клочки бумаги, на которых он записывает свои идеи, постоянно теряются, так как всегда оказываются разной формы и размера.) И вот что еще важно: «Когда информация разделена на небольшие фрагменты, которые можно читать, обдумывать и группировать в любом порядке, она приобретает гораздо большую ценность, чем когда записана целиком… Они [карточки] позволяют освободить голову и практически не задумываться над тем, в каком порядке фиксировать идеи, и при этом ничто не теряется и не забывается»[141]. Разумеется, совсем освободить мозг не удастся, но сама мысль, конечно, заманчива: мы просто обязаны выгружать как можно больший объем информации из головы на внешние носители.

Составив свой набор карточек, возьмите за правило регулярно их просматривать и сортировать. Пока их не очень много, можете просто разложить их в порядке приоритетности и начать с ними работать. Когда их станет больше, объединяйте по категориям. Вот что может получиться, если несколько изменить систему, по которой Эд Литтлфилд просил меня сортировать его корреспонденцию:

• сделать сегодня;

• сделать на этой неделе;

• можно отложить;

• выбросить или разобраться.

Самое важное тут не названия категорий, а сам факт систематизации. Возможно, у вас получится такой перечень:

• список покупок;

• мелкие дела;

• сделать дома;

• сделать на работе;

• общение;

• попросить Пэт;

• мамина медицинская страховка;

• позвонить.

Дэвид Аллен советует попробовать вот такие группы для сортировки перечня важных дел, причем, заметьте, все четыре названия прямо указывают на необходимые действия:

• сделать;

• делегировать;

• отложить;

• забыть.

Аллен сформулировал правило двух минут: если какое-то дело из списка можно сделать за пару минут, не откладывайте (он советует каждый день отводить на такие мелочи, скажем, по полчаса, иначе они будут накапливаться и потом их гораздо сложнее будет разгрести). Если задачу можно кому-то поручить, так и делайте. Для всего, что требует больше пары минут, отводите специальное время, чтобы первым делом успеть разобраться с мелочами. Некоторые дела наверняка будут терять актуальность, ведь приоритеты меняются: просматривая карточки и замечая такие задачи, не бойтесь от них отказываться.

На первый взгляд, такая система может показаться слишком сложной и отнимающей много времени. В конце концов, вы вполне в состоянии помнить все важное, правда? Ну да, в состоянии, но дело в том, что в силу устройства вашего мозга запоминание оказывается не особенно эффективным. А описанная система не такая уж сложная и дает вам время на обдумывание происходящего. Чтобы было удобнее, можно сделать специальные разделители категорий, причем лучше другого цвета, чтобы их сразу было видно в общей пачке. Некоторые так увлекаются этой карточной системой, что даже начинают делать их разных цветов для всех разделов. Но при таком подходе сложнее перемещать в них карточки, а ведь прелесть этой системы как раз в ее максимальной гибкости: любую запись можно при желании отнести в какой угодно раздел и объединить с другими. Если приоритеты меняются, просто группируете по-новому. При этом даже небольшие темы фиксируются на отдельных листках. Федр записывал на них (он называл их бланками) все свои идеи, цитаты, данные об источниках и результаты исследований и так написал целую книгу. Казалось, неизбежная работа по систематизации информации потребует колоссальных усилий, но получается, что нужно всего лишь создать и правильно организовать стопку карточек.

«Вместо того чтобы мучиться вопросом, с чего начинается метафизика Вселенной, – а на такой вопрос практически невозможно ответить, – ему достаточно было вытащить два бланка и решить, с какого из этих двух лучше начать размышления. Это было несложно, и он всегда находил ответ. Потом он брал третий бланк, сравнивал с двумя первыми и снова спрашивал: “С какого начать?” Если тот оказывался менее приоритетным, чем первый, сравнивал со вторым. Так получалась система из трех упорядоченных бланков. Он повторял этот процесс с появлением каждого нового»[142].

Люди, использующие систему карточек, утверждают, что это высвобождает время. Диктофонные записи приходится прослушивать, и даже если делать это на ускоренной перемотке, то слушать все равно дольше, чем читать. Так что диктофон нельзя считать по-настоящему эффективным инструментом. Кроме того, голосовые файлы гораздо сложнее сортировать. А карточки вы можете перемещать, как заблагорассудится.

Пёрсиг описывает опыты Федра в деталях: «Время от времени он экспериментировал с новыми форматами: использовал цветные пластиковые закладки, чтобы отделять темы и подтемы; наклеивал звездочки, чтобы отмечать относительную важность; делил бланки на части, чтобы отразить и эмоциональную, и рациональную составляющие идеи. Но все это скорее добавляло путаницы, чем упрощало работу, поэтому он отказывался от этих новшеств».

Была в системе Федра особая категория – несистематизированные идеи. «Сюда попадали мысли и соображения, возникавшие в неподходящий момент, когда он был занят чем-то другим: раскладывал свои бланки, шел под парусом, что-то ремонтировал на лодке или был занят чем-то еще и хотел сосредоточиться. Чаще всего в такие моменты мозг говорит новым идеям: “Отстаньте, сейчас не время”, – но подобный подход убивает качество». Пёрсиг пришел к выводу, что некоторые из наиболее удачных идей посещают нас, когда мы заняты совершенно посторонними делами. У вас нет времени оценить мысль и обдумать, как ее применить, вы заняты чем-то и не можете отвлечься. Федр считал, что решением проблемы может стать новая категория бланков или карточек под названием «несистематизированные идеи». «Это была временная пачка; рано или поздно появлялись время и настроение, чтобы разобраться с ними». Другими словами, это был его ящик для всякой ерунды, для которой пока не нашлось места.

Разумеется, не нужно всегда носить с собой полный набор карточек: все, что связано с приостановленными или отложенными делами, а также планами, можно держать на рабочем столе. Чтобы добиться максимальной эффективности, настоящие мастера этой системы просматривают карточки по утрам, перекладывают их в соответствии с ситуацией, а также по мере возникновения идей добавляют новые. Приоритеты неизбежно меняются, и вы сохраняете возможность тасовать записи так, чтобы вам было максимально удобно.

Для многих наличие пунктов в списке важных дел означает необходимость делать выбор, и нередко кажется, что для принятия решений маловато информации. Скажем, появился пункт «определиться с пансионатом для престарелых касательно тети Розы». Вы уже съездили в несколько таких заведений, собрали кое-какую информацию, но ни на чем пока не остановились. И вот утром вы просматриваете карточки и понимаете, что не готовы сделать выбор. Прямо сейчас потратьте две минуты и подумайте, чего для этого не хватает. Даниэль Канеман и Амос Тверски считали: принимать решения так непросто потому, что часто приходится делать это в условиях неопределенности. Вам неизвестно, что может произойти, если вы отправите тетю Розу в один из пансионатов. Вы боитесь сделать неверный шаг. Если можно снизить степень неопределенности за счет сбора дополнительной информации, постарайтесь разобраться, какие именно сведения нужны и как их получить, а чтобы система работала с максимальной эффективностью, запишите на карточки все, что придет в голову. Возможно, стоит поговорить с представителями других пансионатов или обсудить тему с родственниками. Может, просто нужно еще раз обдумать все, что вы уже и так знаете, – в этом случае установите себе крайний срок, к которому нужно быть готовым, запишите его и постарайтесь не нарушить. Важно понимать, что в ходе ежедневного просматривания этих листков вы обязательно должны определиться или предпринять какие-то действия по каждому вопросу: отложить, сделать что-то немедленно или записать новую промежуточную задачу, выполнение которой поможет решить всю проблему.

Система карточек – лишь один из огромного набора инструментов и приемов, позволяющих снять часть нагрузки с мозга, и подходит далеко не всем. Пол Саймон носит с собой блокнот и записывает фразы, которые могут пригодиться в песнях[143]. Джон Пирс, изобретатель спутниковой связи, брал с собой лабораторный журнал, в котором фиксировал все важные дела, а также гипотезы для новых исследований и имена людей, с которыми приходилось знакомиться[144]. Некоторые отмечают в блокнотах наблюдения, соображения, которые важно не забыть, и разные другие мысли: так делали Джордж Паттон (он записывал идеи по военной стратегии и лидерству, а также позитивные мысли для бодрости духа), Марк Твен, Томас Джефферсон, Джордж Лукас[145]. Блокноты дают возможность организовать информацию хронологически и не допускают произвольной сортировки; приходится листать страницы туда-сюда, но многим именно такая система и подходит.

Конечно, карточки выглядят скромно и совсем не технологично, но позволяют создать мощную систему, основанную на выявленных нейробиологами принципах работы внимания, памяти и организации информации. Когда человек погружается в задумчивость и отвлекается от дел, в мозге рождается немало ценных идей, но возникают они в неподходящее время. Фиксируя информацию, мы фактически расширяем собственную память. Создавая внешние хранилища для сведений, к которым можем обращаться в любой момент, как только перейдем к активной деятельности, мы используем сформированное в ходе эволюции стремление мозга к систематизации. Можно даже сказать, что категоризация и использование внешних систем для расширения возможностей памяти позволяют поддерживать баланс между инь и ян, то есть между задумчивой рассеянностью и сфокусированной деятельностью.