Я уверен, что делегирование помощнику задач из квадрантов № 3 и 4 и частично из квадранта № 2 окажется тем детонатором, который необходим вам на пути к успеху в управлении временем продаж. Избавившись от этих занятий, вы освободите больше времени для продаж и станете зарабатывать больше. Но делегирование – не единственный метод для увеличения вашей эффективности, в тайм-менеджменте существуют и другие работающие методы. Один из них – планирование.

Как нам, профессиональным продавцам, найти еще 20–30 минут каждый день? Я полагаю, что то, о чем я сейчас скажу, вы знаете и без меня, но тем не менее: планируйте. Многие, кому я давал совет планировать, отмахиваясь, отвечали «я это и так знаю». Однако есть разница между словами «знаю» и «делаю», не так ли? Из тех, кто говорил «я знаю», почти никто ничего не планировал. Планируйте свою работу и работайте по своему плану.

Естественно, как менеджер по продажам вы должны учитывать внеплановые ситуации, которые возникают спонтанно, но приводят к прибыли (продажам). Например, если вам вдруг позвонил клиент и попросил выставить счет, то выставление счета тут же станет приоритетом № 1 (если у вас нет для этого помощника!). Ведь это – то самое полезное действие, после которого следует оплата от клиента. В этом случае вы действительно должны отойти от плана и выставить счет.

Часто менеджеры по продажам в качестве отговорки сообщают, что им тяжело планировать день, так как есть звонки от клиентов, которые всегда путают все планы. И не поднять трубку нельзя. А дальше, как получится – клиент может решить вопрос за минуту, а может отнять полчаса вашего времени. Это правда, но это не говорит о том, что не нужно планировать свое время. Всегда лучше иметь план, чем не иметь. А что если вам за целый день никто не позвонит?

Известно: если что-то не упомянуто в плане, оно и не будет сделано, поэтому планируйте.

Помимо списка встреч и действий, в плане полезно проставить измеряемые цели, например такие, как количество телефонных звонков и количество отосланных коммерческих предложений. Это будет служить вам ориентиром. Никогда не ставьте себе цель «сделать максимальное количество звонков». Сколько это – максимальное? Я не понимаю этого. Поставьте цель: сделать не менее 20 холодных звонков каждый день – и вы увидите, как легко их сделать. Даю вам ориентир: за один рабочий день можно сделать 4–5 визитов (сделайте поправку на свой город с учетом пробок) и не менее 20 звонков (занято, не дозвонился – не в счет).

Давайте теперь я расскажу вам, как я планировал свою работу, когда был менеджером по продажам. Самое первое дело, которое я делал в понедельник утром – планирование предстоящей недели.

Самое сложное дело для менеджера по продажам – заставить себя сесть и спланировать будущую рабочую неделю. Это так тяжело. Это ужасно тяжело. Целых 5 минут утром в понедельник!

Конечно, я иронизирую, но действительно – большинство менеджеров по продажам почему-то воспринимают процесс планирования как что-то муторное и долгое. Я помню, как спросил одного менеджера, почему он не планирует свою неделю и услышал в ответ: «На планирование уходит слишком много времени, я и так занят». Я сел рядом с ним с секундомером и попросил начать планирование. Парень уложился в 4 с половиной минуты. Оказалось, он никогда ранее не пробовал планировать свою неделю, но был твердо убежден, что процесс планирования – долгий и нудный.

Итак, придите в офис в понедельник утром, усядьтесь с календарем, списком людей, с которыми хотите встретиться, и планируйте ближайшую неделю. Важно: каждый день у вас должно быть запланировано время на поиск новых клиентов, например, время для холодных звонков или холодных визитов. Многие менеджеры отмахиваются от этого пункта и не хотят его заполнять. Они говорят: «Я буду звонить потенциальным клиентам в свободное время между встречами». Это в корне неправильно. Потому что у вас найдется миллион причин, чтобы не звонить «именно сегодня». И так каждый день. Ставьте время на поиск новых клиентов в дневной план. А план каждый день будет мозолить вам глаза и напоминать о себе.

В плане должно быть выделено время на звонки существующим клиентам – тем, которые у вас что-то купили. Вы должны напоминать им о себе, сообщать, что у вас появился новый продукт, товар и услуга.

Может быть, какой-то клиент покупал у вас каждый месяц в течение последних двух лет и вдруг два месяца назад пропал – нужно позвонить и узнать, что случилось, почему он не покупает. Может быть, он нашел нового поставщика? Планируйте время на звонки таким клиентам.

Я сказал, что рекомендую планировать в понедельник утром, но я знаю пару менеджеров по продажам, которые планируют свое время на следующую неделю в пятницу вечером. На самом деле не так важно, когда планировать, гораздо важнее планировать вообще.

Вам как менеджеру по продажам может просто не хватить времени, если вы не сядете и не задумаетесь, как же именно вы его будете использовать.

Говоря о планировании, мы снова сталкиваемся с расстановкой приоритетов. Я уже касался этой темы, когда говорил о матрице временных активностей продавца и о квадрантах внутри нее. Однако как определиться непосредственно внутри квадранта, какое из дел делать в первую очередь?

Вот квадрант № 1. Допустим, вы занимаетесь телемаркетингом, делаете рассылку писем, совершаете холодные визиты. Прежде всего вам надо оценить, что из этого является самым эффективным, что помогает вам с большей вероятностью получить заказ. В большинстве отраслей самым эффективным из всего этого являются прямые личные переговоры, встречи с клиентами. Скорее всего, вы согласитесь, что это действительно самый надежный способ продажи и что так вероятность получить заказ много выше.

Ваши письма могут не прочитать, а чаще всего клиенты отказывают нам по телефону. Однако телефон – хорошее средство, чтобы договариваться о встрече. Итак, если вы согласны, что личные встречи с клиентами принесут вам максимум пользы, то именно этому виду действий нужно дать самый высокий приоритет.

С другой стороны, если встреч у вас не намечается, то в данный момент времени вашим первым приоритетом будут телемаркетинг и рассылка. Они позволят вам договориться хоть о каких-то встречах. Но как только вы достигнете договоренности о проведении презентации, приоритетом № 1 станет именно личная встреча с клиентом.

На самом деле я всегда считал, что самое важное из всего, что мне нужно было делать в течение недели как менеджеру по продажам, – это сидеть напротив потенциальных или нынешних клиентов и работать над созданием отношений, над созданием доверия ко мне. Именно поэтому такие встречи я всегда планировал сначала, до всех остальных дел.

Итак, возьмите ежедневник и список всех людей, с которыми вы хотели бы встретиться в течение недели. Постарайтесь договориться со всеми этими людьми о встрече. Я не знаю, ведете ли вы такие списки, где перечислены все настоящие и будущие клиенты, с которыми вам надо встретиться на этой неделе. Но я думаю, что каждому менеджеру по продажам полезно иметь такой список.

Если такой список у вас есть, позвольте спросить вас, а как он организован? Большинство менеджеров сортируют список в алфавитном порядке. Я рекомендую иной способ, а именно – по приоритету клиента.

Вы должны решить для себя, какой из клиентов для вас важнее, кто из них скорее принесет вам денег – именно таким должен быть ваш «критерий важности». Если вам удобнее использовать расстановку по алфавиту, поставьте напротив имени каждого клиента приоритетный номер: 1, 2, 3, 4 и т. д. Составление списка и расстановка приоритетов может занять 10–20 минут. Я думаю, что идея последовательной расстановки приоритетов вам вполне понятна и нет ничего, что мешало бы вам сделать это. Далее напротив каждого клиента укажите район города, где этот клиент находится. Это поможет вам при планировании встреч учитывать географический принцип.

Разберем несколько примеров. Итак, предположим, первый человек в вашем списке – очень крупный потенциальный клиент. На этой неделе вы хотите провести первую личную встречу с ним. И давайте предположим, что этот клиент (назовем его Иван Петрович) уже согласен встретиться с вами, то есть у вас уже достигнута предварительная договоренность. Вы звоните ему, чтобы уточнить время встречи. Он говорит вам что-то вроде: «Когда вы хотите встретиться со мной?»

Большинство продавцов на этот вопрос отвечают: «Не знаю, Иван Петрович, а когда вам удобнее?» На свой вопрос вы рискуете получить примерно такой ответ: «Эта неделя у меня вся распланирована, на следующей неделе у меня много забот в связи с открытием нового филиала, а после этого я уезжаю в отпуск на две недели. Так что лучше позвоните мне через месяц, и мы договоримся о встрече».

Наверняка такое случалось с вами неоднократно: вы хотели договориться о встрече с ценным клиентом на этой неделе, но у вас не получилось.

Если вы попросите меня дать вам способ, с помощью которого можно было бы заставить людей встречаться с вами всегда, когда вы захотите, и в то самое время, когда вам это нужно, я отвечу вам, что такого способа попросту не существует. Начинающие продавцы думают, что у опытных продавцов есть какая-то секретная «волшебная таблетка», срабатывающая везде и всегда. Опытные продавцы знают: в продажах нет таких приемов и стратегий, которые будут работать всегда и со всеми клиентами. Конечно, есть техники и способы, которые действительно работают. Только помните, что работают они хорошо не в 100 % случаев. Если вы станете тщательно применять эти техники изо дня в день, то в среднем успешность ваших продаж, безусловно, увеличится.

Вот как выглядит одна из таких техник.

Перед тем как звонить потенциальному клиенту, чтобы договориться о встрече, сами решите, когда именно вы хотите встретиться, какое время будет самым удобным для вас.

Допустим, вы определили для себя, что вам удобно встретиться во вторник, в 11 утра.

Сразу хочу предостеречь вас от типичной ошибки. Есть старый избитый прием, описанный, наверное, во всех учебниках по продажам и ставший банальным до такой степени, что он просто перестал работать. Это – прием альтернативного вопроса, когда вы спрашиваете у клиента: «Когда вам удобнее со мной встретиться – в 11 часов или в 14 часов?» Вероятно, его придумали люди, которые сами никогда не договаривались о встрече с клиентом. Такой вопрос звучит слишком манипулятивно и топорно. Становится слишком очевидно, что вас пытаются обдурить. По опыту, многие потенциальные клиенты просто обижаются на такой подход.

Поэтому более правильно будет просто предложить клиенту точное время, которое вы для себя запланировали. «Скажите, пожалуйста, в 11 часов во вторник вам будет удобно?» Можно чуть-чуть раздвинуть временные рамки для клиента, сказав: «Могли бы вы встретиться со мной во вторник до обеда. Как у вас с планами часов на 11–12?»

Еще вариант работающей фразы: «Есть ли в вашем расписании небольшое окно во вторник утром? В 10.30?» (или в любое выбранное вами время).

Варианты ответа вашего клиента «да» или «нет». Если ответ «да», вы ставите время встречи в своем ежедневнике. Это лучший вариант развития событий, так как это время для вас является наиболее удобным.

Если вы слышите ответ «нет», то не спрашивайте у клиента: «А когда?» Этим вы все испортите. Вместо этого предложите другое время, удобное для вас: «А завтра в 14.00?» Часто клиенты сами предлагают альтернативу: «Нет – в 11 не смогу, могу после обеда (завтра, послезавтра)».

Конечно, нет никаких гарантий, что удастся найти время, одинаково удобное вам и клиенту, и вы встретитесь именно на этой неделе.

Но основной принцип здесь очень прост: вы первым просите о встрече именно на то время, которое вам удобнее всего. Вы первым просите о том обязательстве, которое вам нужно больше всего. Потому что, если вы сами не будете просить о времени, удобном вам, клиенты будут просить вас о времени, удобном им.

Худшим вариантом может быть ситуация, когда Иван Петрович скажет: «Я не смогу с вами встретиться во вторник утром, на самом деле единственное время, когда у меня может получиться – это четверг, 17 часов или около того». А на это время у вас уже запланирована встреча с другим клиентом.

Конечно, вы совершенно не хотите, чтобы отказ от встречи исходил от вас. Именно поэтому, планируя неделю, следует начинать с самых важных людей. В этом случае ваше расписание окажется максимально свободным именно для наиболее важных дел.

Предположим, что вторым в вашем приоритетном списке идет существующий клиент и вы хотите также договориться о встрече с ним. Назовем его фирма «Альфа». У многих продавцов есть клиенты, к которым можно заехать без предварительной договоренности, и это действительно здорово, потому что добавляет гибкости вашей работе.

Но предположим, что и с этим клиентом тоже нужно предварительно договориться о встрече.

Кроме того, для большей пользы, давайте максимально усложним задачу. Предположим, что ваша компания уже делает для него проект, при этом весьма сложный, с большим риском. В этом заказе в любой момент что-то может пойти не так. Вам нужно обсудить с клиентом какие-то промежуточные детали, образцы, в общем, что-то, что требует личной встречи. И вы знаете, что нужные образцы будут у вас в руках вечером в понедельник.

Что это означает для вас с точки зрения составления недельного плана? Это значит, что вы можете договариваться с клиентом начиная с утра вторника.

Далее. Фирма «Альфа» находится в той же части города, что и Иван Петрович – ваш потенциальный клиент и главный приоритет этой недели. Это замечательно, потому что вы, предлагая клиентам удобное вам время (а не подстраиваясь под них), сможете двигаться последовательно и закрыть обе встречи одной поездкой, вместо того чтобы ездить по городу взад-вперед. Вы сможете планировать встречи так, чтобы организованно двигаться от своего офиса: клиент 1, клиент 2, клиент 3 и обратно. Итак, кроме временного фактора держите в голове еще и географический.

Для успешного управления временем, менеджеру по продажам необходимо несколько раз за неделю находить возможность «убить двух зайцев сразу». Держите глаза открытыми и следите за тем, что происходит вокруг. Тогда вы обязательно найдете себе дополнительные 20 минут для хорошей продажи.

Итак, вы заполняете ваш план, и в нем на вторник стоят две встречи. Клиент 1 (Иван Петрович) и клиент 2 (фирма «Альфа»). Затем добавьте в список других клиентов, с учетом их приоритетности и географического принципа. К концу работы над планом у вас должна быть заполнена вся неделя, каждый отрезок времени. Должно быть учтено всё: встречи, переговоры, холодные звонки, рассылка писем, подготовка презентаций и т. п.

Возможно, читая эти строки, вы думаете, что все это очень красиво выглядит на бумаге, но каковы шансы на выполнение плана? Шансов мало. Я, как и вы, прекрасно знаю, что представляет собой работа менеджера по продажам. Клиентам свойственно отменять и переносить заранее оговоренные встречи. Для чего же вообще заполнять этот план?

Заполняя план в соответствии с приоритетами, вы в начале недели получаете четкое понимание того, что для вас действительно важно на этой неделе, а что не является важным, с кем обязательно надо встретиться, а с кем – нет. Какие-то дела будут отменяться, кто-то, напротив, будет требовать, чтобы вы срочно занялись именно им. Это нормально: ведь если на шахматную доску поставить 64 фигуры, определенно, что добавить 65-ю не получится, не убрав с доски одну из уже стоящих там.

То же самое происходит и с вашим недельным планом.

Если кто-то пытается вам добавить новое дело, то вам придется что-то выкинуть из расписания, чтобы найти время для нового. Нормально ли это? Абсолютно. Единственная тонкость во всем этом – точно знать, какую из шахматных фигур убрать с доски, чтобы освободить место для новой.

Новая фигура обязательно появится: найдутся люди, с которыми нужно будет обязательно встретиться именно на этой неделе. А вам необходимо знать, чем именно жертвовать. Составив свое расписание, вы запросто сможете сказать, какие из дел вы можно безболезненно перенести, отменить, а какие обязательно выполнить в срок.

Еще кое-что о планировании. Предположим, у вас есть клиент № 3, с которым также нужно договориться о встрече. В процессе телефонного разговора вы выяснили, что на этой неделе по каким-либо причинам ваша встреча не состоится: не получается вставить ее ни в его, ни в ваше расписание. Что делать в таком случае?

Правильным решением будет сказать:

«Очевидно, что у нас не получается встретиться на этой неделе, поэтому я позвоню вам в следующий понедельник и мы, как и сегодня, попробуем договориться о встрече. Единственное различие между сегодняшним и следующим понедельником будет состоять в том, что я позвоню пораньше утром. Мое расписание на неделю будет свободным, и я смогу подстроиться под вас».

Предполагаю, что вы, читатель, сейчас недоумеваете: а зачем, собственно, дополнительно перезванивать? Почему бы просто сразу не договориться с клиентом на конкретное время следующей недели?

Ведь это так просто – перелистнуть ежедневник и записать встречу на вторник следующей недели.

В принципе это хороший, но не самый лучший способ договариваться. Скажите, случалось ли с вами такое, что вы, договорившись с кем-то за неделю, приезжали и обнаруживали, что на месте нет того, кто вам нужен? Люди могут забыть про вас, у них могут измениться планы. По какой бы уважительной причине ни сорвалась ваша встреча, от знания и понимания этой причины вам не будет никакого проку. Поэтому если продавец договаривается о встрече с кем-то раньше, чем за неделю, то всегда перезванивает, чтобы подтвердить договоренности.

Проблема с подтверждающими звонками в том, что они дают возможность человеку передумать и отказаться от встречи. Вероятность того, что клиент передумает тем меньше, чем меньше промежуток между договоренностью о встрече и самой встречей.

Возможно, также вам будет интересно, а сколько встреч должно быть в неделю у менеджера по продажам? На этот вопрос нет точного ответа. Число встреч у каждого из вас будет сильно отличаться. Оно зависит от многих факторов: от того, в каком городе вы работаете, сколько у вас в среднем длятся встречи, сколько времени у вас уходит на подготовку. Я думаю, что это число может варьироваться от одной до восьми встреч в день. Знаю одного чемпиона в продажах, ему удавалось проводить 11 встреч в день.

При планировании рабочей недели у многих опытных продавцов глубоко в сознании посеяны три мифа о клиентах. Эти мифы мешают продавцам быть по-настоящему продуктивными. Вот они.

Миф 1. Клиенты не захотят встречаться с нами раньше, чем в 10 часов утра – кто захочет разговаривать о том, что вы продаете, с самого утра?

Миф 2. Людей невозможно уговорить встретиться в конце рабочего дня: кто в здравом уме станет с нами встречаться после пяти часов вечера? Нет, это не время для встреч с всякими там менеджерами по продажам.

Миф 3. Какие могут быть встречи во время обеденных перерывов? Никаких встреч, как и за полчаса до обеда, да и через полчаса после.

Интересно, когда же вам встречаться с клиентами, если соблюдать все эти церемонии? Когда же получать заказы и деньги от своих клиентов?

К счастью, три этих мифа – полная чушь. Если работать, а не жаловаться, вы легко найдете людей, которые захотят встретиться с вами и рано утром, и в конце рабочего дня, и во время обеда.

Слышали ли вы такое выражение: «Хороший продавец ужинает с клиентом, а очень хороший – завтракает»?

Раздвинув временные рамки, вы сможете проводить: 8–11 встреч в день. А ведь чем больше встреч вы проводите, тем больше продаж вы сделаете и тем выше будут ваши результаты.

Еще один вопрос, который следует задать при планировании: сколько нужно времени в течение дня (или недели) уделять холодным звонкам или холодным визитам с улицы? Сколько вообще времени уделять первичному поиску клиентов?

Я не знаю точного ответа, но если вам нечего делать – звоните, идите к клиентам с улицы, рассылайте письма. Иными словами, если у вас нет занятий с более высоким приоритетом, необходимо делать все, что поможет найти клиента. Потому что холодные звонки, визиты с улицы, рассылка – это способ, которым вы будете пополнять ваш список контактов, а значит, и ваш список приоритетов, который должен стать частью вашей системы.

Кстати, насчет холодных звонков. Опыт показывает, что лучше всего выделять на холодные звонки отдельный день. Дело в том, что холодные звонки – удовольствие не из приятных. Говорят, что эти звонки называются «холодными», потому что у звонящего проступает холодный пот. Но после того как вы сделали один звонок, второй, третий, десятый, вы понимаете, что ничего страшного не происходит. Вы входите в поток и начинаете звонить с утроенной энергией. Но стоит вам переключиться на какую-либо другую деятельность, вы теряете это состояние потока и вам снова нужно время, чтобы в него втянуться. Поэтому выделяйте для холодных звонков специальный день и занимайтесь только ими.

Если бы меня попросили составить идеальную рабочую неделю менеджера по продажам, я бы каждый день выделил для определенного вида деятельности. Например, понедельник – только холодные звонки, вторник – только обзвон существующих клиентов, среда – работа с бумагами и т. д. В определенный день занимаешься только определенными вещами. Скорее всего, это маловыполнимо, но пусть это будет для вас ориентиром, к которому нужно стремиться.

Когда вы сосредоточены на одной конкретной работе и не отвлекаетесь на другую, не переключаетесь и не перескакиваете с одного вида деятельности на другой, вы работаете быстрее и лучше.

Недавно я прочел об одном интересном эксперименте. Группе людей выдали листы с простыми арифметическими упражнениями. На одном листе были упражнения только на умножение: 2×3, 6×6 и т. д. На втором листе только на деление – 4/2, 6/3 и т. д. На третьем листе упражнения на деление и умножение хаотично чередовались. Так вот, когда провели замеры времени, за которое участники эксперимента выполнят упражнения, оказалось, что над третьим листом люди работали на 20–30 % дольше. Мозгу требовалось время, чтобы переключиться с умножения на деление.

То же самое происходит, когда вы перескакиваете с одной работы на другую. Поэтому старайтесь планировать время так, чтобы перескакиваний было как можно меньше.