Смысл управления временем не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы сосредоточить усилия на выполнении самых важных задач в кратчайшие сроки. Все просто! Вас поразит то количество времени и денег, которые удастся сэкономить благодаря правильному управлению временем.
На ваше время и внимание претендуют многие. Одни проблемы и задачи появились только что — их нельзя было спланировать заранее; другие внезапно и срочно потребовали вашего решения. Плюсы эффективного использования времени огромны.
Управление временем — привычка, которая начинается с постановки цели. Без этого вы просто разбрасываетесь.
Перед началом каждой недели, месяца или квартала записывайте все цели, которых хотите достичь в этот период. За полчаса сосредоточенной работы вы тщательно обдумаете и список целей, и способы их достижения. Всегда думайте на шаг вперед, но фокусируйтесь на текущем шаге.
Самое трудное в управлении временем — придерживаться собственного плана. На втором месте — умение понять, когда нужно изменить часть плана, чтобы он не мешал достижению цели.
Как только вы поймете суть процесса, он станет вашей второй натурой. Вот простая схема, как можно сориентироваться и начать заниматься только самыми важными делами, а заодно немного облегчить свой стресс.
Перечислите все, что нужно сделать за конкретный период, на который составляется план. Изложите все до единой мелочи. Ничего не упустите!
Впервые я прочитал этот рассказ около десяти лет назад (в изложении Фрэнка Л. Тиболта, хотя в деловых кругах он был известен задолго до того и описан в книге Наполеона Хилла «Думай и богатей»)[28]. Рассказ оказал огромное влияние на мое становление; он сводит подход к повседневным проектам к очень простой формуле.
Однажды консультант по менеджменту Айви Ли пришел к Чарльзу М. Швобу из Веthlehem Steel Company. Ли кратко изложил, какие ycлуги предоставляет его компания, завершив речь такими словами:
— С нашей помощью вы узнаете, как управлять лучше.
Возмущенный Швоб возразил:
— Я управляю хуже, чем мог бы, если учесть, сколько я знаю. Нам нужно не знать, а делать; если вы сможете заставить нас делать то, о чем мы уже знаем, я с радостью выслушаю вас и заплачу вам любые деньги.
— Прекрасно, — сказал Ли. — Через двадцать минут я дам вам кое-что, что повысит вашу активность и эффективность минимум на 50 %.
— Ладно, — ответил Швоб. — У меня как раз есть двадцать минут, потом я спешу на поезд. В чем ваша идея?
Ли вытащил из кармана чистый лист бумаги для заметок, протянул его Швобу и сказал:
— Напишите на этом листке шесть самых важных задач, которые нужно выполнить завтра.
Это отняло три минуты. Маленькие листочки хороши потому, что приходится формулировать кратко.
— Теперь, — сказал Ли, — пронумеруйте их в порядке приоритетности.
Прошло еще пять минут.
— А сейчас, — произнес Ли, — положите этот листок в карман. Завтра утром первым делом посмотрите на задачу номер один и приступите к ее выполнению. Доставайте листочек каждые 15 минут и смотрите на пункт 1, пока эта задача не будет выполнена, затем переходите к пункту 2, потом З и так до конца рабочего дня. Не переживайте, если удастся закончить только два или три или всего одно дело. Вы будете уделять внимание только самым важным. Остальные могут подождать. Если вы не переделаете все дела благодаря этому методу, то никакой другой метод вам тоже не помог бы, а без какой-то системы вы, скорее всего, даже не сможете определить, какие дела самые важные.
Он продолжил:
— Последние пять минут рабочего дня потратьте на составление списка обязательных дел на следующий день. После того как сами убедитесь в достоинствах этой системы, пусть ее попробуют на себе ваши люди. Испытывайте ее сколько угодно, а потом пришлите мне чек на ту сумму, которую сами сочтете справедливой.
Вся беседа длилась около 25 минут. Через две недели Швоб отправил Ли чек на 25 000 долларов: по тысяче за минуту. К чеку он приложил записку, где говорилось, что этот урок оказался для него самым полезным в жизни. Как он сработал? За пять лет он превратил никому не известную Веthlehem Steel Companу в крупнейшего независимого производителя стали в мире, а Швобу принес состояние в сотни миллионов долларов и звание самого известного сталелитейщика своего времени.
Эта история пересказана во многих книгах и блогах, но мне лучше знакома только что изложенная версия Ее ценность в том, что она описывает один из простейших способов правильно устанавливать цели. А мне он настолько помог концентрировать усилия, что кроме «пяти дел в день» я ставлю такие цели на квартал, месяц и неделю. Количество главных дел варьирую от трех до пяти в зависимости от направления бизнеса, над которым тружусь в данный момент. Логика проста: чем меньше число, тем более высокой концентрации я намереваюсь достичь Список пяти главных задач на день помогает выполнить несколько критически важных дел вместо того, чтобы распыляться на массу ненужных (И если эта система поможет вашей компании, почему бы и вам не прислать мне однажды чек в благодарность?!).
Теперь позвольте немного развить концепцию «от трех до пяти» Составив список всех дел, поделите их на две группы приоритетности: А и Б Буквой А обозначьте дела, которые помогут вам достичь намеченных целей. Буква Б — для пунктов, которые нужно выполнить по возможности После этого пронумеруйте пункты группы А по степени важности: A1, A2 и так далее. Затем повторите ту же процедуру с группой Б.
Потом внесите каждое из дел в ежедневник с указанием конкретного времени их выполнения. Например: 10:00–11:00: Собеседование с представителем отдела поддержки клиентов (A1).
Помните: занося в ежедневник дела категории А, а затем категории Б, назначайте для них конкретное время, но с запасом на перерывы вроде писем или звонков, потому что от них никуда не денешься. Чтобы не выбиться из графика, нужно заложить в него эти паузы.
Самое трудное — следовать своему же плану. Все мы ловили себя на том, что подчас занимаемся второстепенными задачами, например уборкой или проверкой почты, вместо того чтобы работать над критически важными проектами. Есть фантастическое новое приложение; оно поможет и вам, и вашим сотрудникам сконцентрировать внимание на пяти главных задачах. Называется оно Teamly (www. Teamly. com), и теперь я являюсь консультантом и инвестором этой компании.
Почти столь же трудно понять, когда пора скорректировать свой план. Например, может быть, важнее продолжить телефонный разговор из списка А дольше, чем отведено вашим графиком, чем закончить его вовремя, чтобы приступить к списку Б. Задача А всегда должна быть приоритетнее задачи Б А позиции выше по списку, например A3, всегда имеют приоритет над нижними, скажем над A7.
Планируйте свою работу и не отступайте от плана. Расскажите хотя бы одному человеку, что собираетесь сделать за день: это поможет вам не забывать о намеченных целях.
Постоянно следите за осуществлением плана — раз в день и в месяц. Получается ли у вас достигать цели? Все ли приоритетные задачи выполнены? Обзор сделанного — лучший момент для того, чтобы перенести незавершенные дела группы Б на другой день.
Не слишком ли долго вы задерживаетесь на одной задаче? Если да, то почему? Стоило ли ее выполнять? Есть ли что-нибудь, что можно еще сделать для более качественного управления временем завтра?
Много лет назад я проходил курс Дэна Салливана под названием «Тренер по стратегии», где он обучал нас так называемой уникальной способности. У Дэна теперь вышла книга с тем же названием — Strategic Coach by Dan Sullivan. Моя уникальная способность, как выяснилось, состоит в том, что, помогая предпринимателям осуществлять свои мечты (или делать их обратное планирование), я опираюсь на интуицию. В идеале я бы отдал на откуп штатным и внештатным сотрудникам или вообще прекратил всю работу, кроме той, для которой требуется моя уникальная способность.
Вот как Дэн Салливан определяет такую способность в своей программе «Тренер по стратегии»: «Во-первых, это выдающееся умение, которое замечают и ценят другие люди; во-вторых, нам самим нравится и хочется этим заниматься; в-третьих, реализуя эту способность, мы заряжаемся позитивной энергией и заряжаем ею окружающих; и в-четвертых, мы постоянно совершенствуемся, изыскивая возможности для дальнейшего роста».
Чтобы достичь высокой концентрации, сделайте простое упражнение: оно поможет сосредоточиться только на пунктах, для которых требуется ваша уникальная способность.
Составьте в Excel список всех дел, которыми занимаетесь каждый день и неделю. Я обычно представляю себе, будто кто-то снимает на видео, как я работаю весь день в течение месяца, и в уме прокручиваю этот фильм, записывая свои занятия. Теперь занесите их в первую колонку таблицы. Во втором столбце напишите одну из букв, обозначающих уровень ваших навыков, необходимых для выполнения задачи:
Н = «некомпетентен» (вы в этом полный профан).
К = «компетентен» (вы прилично в этом разбираетесь).
О = «отлично» (вы выдающийся специалист в этом, но не любите этим заниматься).
У = «уникальная способность» (см. определение Дэна на предыдущей странице).
В третьем столбце напишите, сколько бы вы платили в час сотруднику, который занимался каждым делом весь рабочий день.
Затем начинайте срочно делегировать или передавать подрядчикам самые низкооплачиваемые задачи, а также те, против которых вы поставили себе «Н» или «К».
Так вы скоро научитесь сосредотачиваться именно на том, что вам необходимо делать для роста вашей компании